Getting Things Done ? przegląd tygodniowy

Po chwilowej przerwie, wracamy do GTD! Aby efektywnie wdrożyć Getting Things Done do swojego życia, trzeba nie tylko nauczyć się radzić sobie z bieżącymi zadaniami, ale również mieć czas i energie na to, by dokonywać analizy spraw które chcemy zrobić, ale które z różnych przyczyn nie zostały wykonane w ostatnim czasie. Do tego służy przegląd tygodniowy (weekly review)? narzędzie kluczowe w procesie życia według GTD.

Po chwilowej przerwie, wracamy do GTD! Aby efektywnie wdrożyć Getting Things Done do swojego życia, trzeba nie tylko nauczyć się radzić sobie z bieżącymi zadaniami, ale również mieć czas i energie na to, by dokonywać analizy spraw które chcemy zrobić, ale które z różnych przyczyn nie zostały wykonane w ostatnim czasie. Do tego służy przegląd tygodniowy (weekly review)? narzędzie kluczowe w procesie życia według GTD.

To nawyk regularnego, cotygodniowego przyglądania się tym sprawom, które w jakiś sposób zagubiły się w odmętach pracy w poprzednim tygodniu, a także temu, co pojawiło się przez ten czas nowego. To również czas na podsumowanie tygodnia i wytyczenie nowego (lub upewnienie się, że stary jest dobry) kierunku działania.

Cotygodniowy przegląd jest w GTD warunkiem sukcesu i efektywności metody. Oczywiście nie znaczy to, że jeśli nie  przerabiasz pozostałych etapów, a za to co tydzień dokonujesz przeglądu, to efektywność będzie rosła.  Jest to warunek konieczny, aczkolwiek nie wystarczający.  Podstawowym celem cotygodniowego przeglądu jest kontrola nad tym co mamy zrobić, a efektem możliwość wolnej od stresu pracy nad kolejnymi zadaniami. Bez cotygodniowych podsumowań łatwo wpadniemy bowiem w system ciągłej pracy i przerażenia związanego z tym, że jeszcze tyle mamy na głowie?

Według Kelly Forrister, znawczyni i praktyka GTD brak dokonywania cotygodniowych podsumowań bardzo szybko może spowodować, że spokój wewnętrzny, który uzyskujemy dzięki byciu na bieżąco i dzięki przyporządkowywaniu każdej sprawy na jej właściwe miejsce, odejdzie w niebyt.  Po to bowiem przyporządkowujemy rzeczy do określonych grup zadań, aby nie zajmować sobie nimi głowy. Jeśli zaniedbamy nasze podsumowanie, wewnątrz będziemy wiedzieć, że jest coś, czym się nie zajęliśmy, do czego nie wróciliśmy ? nasz system zarządzania zadaniami zaczyna przeciekać. Zamiast spokoju i braku stresu mamy wtedy znów persewerację przeżyć związanych z tym, że mamy coś gdzieś do zrobienia. W naszym umyśle znów zaczynają pojawiać się myśli na temat niedokończonych zapomnianych zadań. Mówiąc wprost ? to co nam nie ?wisiało? w głowie, zaczyna wisieć znów ? w efekcie cały system zaczyna się sypać.

Forrister zachęca, by o cotygodniowym podsumowaniu myśleć jak o spotkaniu roboczym z samym sobą. Jeśli mówimy sobie, że nie mamy na takie spotkanie czasu, to tak, jakbyśmy się umówili z kimś i wystawili tego kogoś do wiatru ? tyle, że wystawiamy samego siebie. Czy trudno się potem dziwić temu, że sami przestajemy sobie samym ufać i nasz niepokój wraca? (Choć to tłumaczenie jest nieco schizoidalne, to mimo wszystko dość dobrze obrazuje efekt, jaki wywiera brak cotygodniowych przeglądów).

W czasie cotygodniowego przeglądu zajmujemy się każdą z naszych teczek (zarówno w zakresie kalendarza jak i listy zadań). Zaglądamy do każdej z nich i sprawdzamy czy coś nam się nie zawieruszyło, nie zostało zignorowane, nie załatwione, pominięte. Aby osiągnąć biegłość w GTD podobno potrzeba około dwóch lat. Nie łudźmy się więc, że jak tylko uda nam się skolekcjonować wszystkie nasze sprawy i będziemy je prawidłowo organizować, to jednocześnie uda nam się załatwić zawsze wszystko to, co sobie zaplanowaliśmy. Zdarzą nam się przecież niedokończone zadania, czekające na dalsze, brakujące dane sprawy, wreszcie ? sprawy odłożone do teczki ?na kiedyś?. Podczas tygodniowego przeglądu sprawdzamy, czy każde zadanie jest na właściwym miejscu i jeśli nie, przekładamy tam gdzie trzeba i planujemy realizację.

Proste? W teorii jak budowa cepa ? w praktyce, zmuszenie się do wykonywania rzetelnych przeglądów nie jest takie łatwe, a im mniej efektywnie pracowaliśmy przez cały tydzień w zakresie stosowania się do metodologii GTD, tym więcej będziemy mieć do uporządkowania podczas przeglądu ? to właśnie dlatego początkujący w GTD tak często zarzucają przeglądy, przez co cała idea GTD traci u nich na nośności.

Przede wszystkim regularnie ? brak systematyczności w tym względzie może nam zawalić cały system. Metodę każdy musi dobrać do siebie i swoich potrzeb. Radzę jednak by przynajmniej na początku:

• Nie robić przerw w trakcie przeglądu
• Przeznaczyć sobie określoną ilość czasu na jego wykonanie. Jeśli nie zdążysz, przełożyć druga część przeglądu na drugi dzień (dlatego przegląd dobrze robić w piątek lub sobotę). Standardowo, przegląd zajmuje  około godziny czasu ? oczywiście zależy to od ilości Twoich zadań i tego jak wiele rzeczy odłożyłeś.
• Zajmować się wszystkimi sprawami, które czekają na Twoje rozważenie, decyzję lub działanie
• Można przygotować sobie listę według której będziemy realizować cotygodniowy przegląd ? dzięki temu nie pominiemy żadnego koszyka spraw.
• Dać sobie nagrodę za to, że wykonało się tygodniowy przegląd (samo nagradzanie nie tylko zmniejsza dyskomfort związany z koniecznością zmuszenia się do pracy, ale również dodatkowo motywuje ? to po prostu taka mała ,ale niezwykle skuteczna automanipulacja)

Poza cotygodniowym przeglądem, robimy też przeglądy miesięczne, półroczne, roczne ? one dają nam nie tylko pewność zajęcia się ważnymi dla nas obszarami, ale też konieczny dystans, by spojrzeń na swoje życie i nasze w nim miejsce z ?meta poziomu?, czyli zorientować się czy jesteśmy tam, gdzie chcieliśmy być (a czy nie utknęliśmy czasem na trzy lata za barem, do którego przyszliśmy tylko ?na chwilkę?). Ale o tym później?