Mniej planować, więcej robić - tylko jak?

Mniej planować, więcej robić - tylko jak?

Mniej planować, więcej robić - tylko jak?
Kira Czarczyńska
11.03.2010 21:30

W Internecie można przeczytać bardzo wiele tekstów na temat planowania. Istnieją podręczniki, opisy konkretnych metod, szablony i wzory formularzy do tworzenia harmonogramów, a także oferty kursów, na których możemy poznać tajniki prowadzenia terminarza. Wszystko to jest niewątpliwie bardzo przydatne - ale z ręką na sercu, złapaliście się kiedyś na tym, że spędzacie mnóstwo czasu na układaniu planów, których potem nie realizujecie...?

No właśnie. Jak temu zapobiegać?

W Internecie można przeczytać bardzo wiele tekstów na temat planowania. Istnieją podręczniki, opisy konkretnych metod, szablony i wzory formularzy do tworzenia harmonogramów, a także oferty kursów, na których możemy poznać tajniki prowadzenia terminarza. Wszystko to jest niewątpliwie bardzo przydatne - ale z ręką na sercu, złapaliście się kiedyś na tym, że spędzacie mnóstwo czasu na układaniu planów, których potem nie realizujecie...?

No właśnie. Jak temu zapobiegać?

Pamiętajmy, że na planowanie każdego przedziału czasu należy przeznaczać nie więcej, niż jego 1%. Czyli na przykład jeśli ustalamy harmonogram na najbliższy tydzień, 8 godzin dziennie przez pięć dni roboczych, nie powinno nam to zająć więcej, niż 25 minut.

Taka jest teoria. W praktyce jednak wiele osób spędza nawet całe godziny nad planami... a potem przesuwa ciągle zadania na inny termin. Wynika to przeważnie z dwóch czynników:

  • nie mamy kompletnie zapału do zajęcia się pracą, dlatego wolimy planować co też zrobimy - niż faktycznie to wykonać;
  • planujemy zbyt szczegółowo, za dużo spraw, tracąc z oczu faktyczny cel, jaki chcemy osiągnąć poprzez kolejne zadania.

Można sobie z tym poradzić.

Wyrób w sobie nawyk zajmowania się rzeczami przynoszącymi realną korzyść.

Koncentruj się na rzeczach, które przynoszą ci korzyści. Wykonuj je stale, cyklicznie - dzięki temu wyrobisz w sobie nawyk, pozwalający ci zajmować się nimi jeszcze skuteczniej. Pozwól, żeby czynności przynoszące ci korzyści stały się codziennym elementem twojego życia. Dzięki temu będziesz je wykonywać prawie automatycznie, bez konieczności ciągłego zastanawiania się "jak" i "kiedy".

Naucz się lubić to, co robisz.

Można ślepo zakładać, że te rzeczy, które ciągle przekładasz z jednego dnia na kolejny - to nie są twoje ulubione zajęcia. Wręcz przeciwnie, nie chce ci się nigdy za nie zabrać bo w zasadzie to ich nie lubisz i "robisz bo musisz". Tymczasem jeśli coś lubimy, to nie musimy tego nawet specjalnie planować, wykonujemy automatycznie bo sprawia nam to prawdziwą przyjemność. Znajdź jakieś przyjemne aspekty nielubianych czynności - i to na nich się skupiaj. Staraj się też stworzyć sobie szczególnie miłą atmosferę kiedy robisz coś, za czym nie przepadasz. Wrażenie przeniesie się automatycznie także na to zadanie i zaczniesz je postrzegać jako przyjemniejsze.

Znajdź swój własny rytm pracy.

Teoretycznie jest tak, że do popołudnia pracuje nam się najlepiej. W praktyce jednak, każdy z nas ma swój własny rytm dobowy, mogący znacznie różnić się od powszechnie zakładanego. Jeżeli więc najwydajniej pracujesz po południu - przestaw sobie w miarę możliwości tryb zajęć tak, żeby te wymagające skupienia wypadały w godzinach twojej największej skuteczności. Jeśli lubisz pracować z przerwami, wydłuż godziny przeznaczone na realizację zadań, ale odpoczywaj kilka-kilkanaście minut wtedy, kiedy jest ci to potrzebne. Dostosuj plany do swojego rytmu. Wbrew pozorom, twoja wydajność znacznie wzrośnie.

Nie ignoruj przeciwności i problemów.

Naturalne jest, że o wszelkich swoich błędach wolimy jak najszybciej zapomnieć. To jednak kiepska taktyka, jeżeli poważnie myślimy o rozwoju. Potencjalne problemy musisz się nauczyć przewidywać i ustalać sobie od razu schemat taktyki na wypadek, gdyby faktycznie coś poszło nie tak. Nie, nie rozpisuj planu - po prostu zastanów się nad możliwościami i zostaw sobie wyjście awaryjne. A z już popełnionych błędów postaraj się wyciągnąć wnioski. Sprawdź, co poszło nie tak i od razu wprowadź konieczne korekty na przyszłość.

Zawsze bądź gotów zmienić plan, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Nasze plany przeważnie pozostają niezrealizowane dlatego, że są zbyt mało elastyczne. Życie natomiast jest strasznie niechętne do wpisywania się w konkretne harmonogramy i czasami wystarczy porządny korek na drodze, żeby twój rozkład dnia przestał być możliwy do zrealizowania. Dlatego zawsze zostawiaj sobie około 40% czasu niezaplanowanego, tak, żebyś mógł zmodyfikować rozkład zajęć w razie wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności. Jeśli nic się nie wydarzy, bez problemu "zapchasz" sobie ten czas mniej istotnymi lub po prostu jutrzejszymi czynnościami.

Naucz się identyfikować i ignorować rzeczy nieistotne.

Plan dnia czy tygodnia to nie jest najistotniejsza sprawa. Znacznie ważniejsze jest określenie konkretnego celu, do jakiego dążysz w dłuższym okresie czasu. Dopiero na tej podstawie możesz pogrupować poszczególne, codzienne zadania:

  • na te istotne z punktu widzenia dążenia do celu;
  • mniej ważne, ale pomocne w jego osiągnięciu;
  • nie przybliżające cię w żaden sposób do celu;
  • sprawiające, że się od niego oddalasz.

Każda planowana przez ciebie czynność powinna być przyporządkowana do jednej z dwóch pierwszych kategorii. Trzeciej w ogóle nie należy planować, o ile nie jest to niezbędne z innych względów - na przykład prywatnych czy formalnych. Czwarta natomiast to właśnie ta, która powinna zostać całkowicie zignorowana. Rzecz jasna nie zawsze tak się da, ale im bliżej tego schematu - tym lepiej.

Źródło artykułu:WP Gadżetomania
Oceń jakość naszego artykułuTwoja opinia pozwala nam tworzyć lepsze treści.
Wybrane dla Ciebie
Komentarze (0)