Getting Things Done ? wstęp do początku

Getting Things Done ? wstęp do początku

Getting Things Done ? wstęp do początku
Sabina Stodolak
03.03.2010 11:00

Ponad pół roku temu, Gniewomir zaczął przybliżać naszym czytelnikom założenia i zasady systemu zarządzania zadaniami GTD, który docelowo ma poprawić naszą efektywność pracy i sprawić, że nie tylko będziemy pracować lepiej, ale również szybciej (w efekcie więcej wolnego zostanie nam na nasze przyjemności) a także będziemy ogólnie szczęśliwsi (ale o tym później). Temat cieszył się sporym zainteresowaniem czytelników, zatem postanowiliśmy nieco go odświeżyć, poszerzyć i ugryźć tak, by każdy z Was mógł zarówno zdecydować o tym, czy warto zasady Getting Things Done wprowadzać do swojego życia a jeśli tak, to jak to zrobić. Zatem zaczynamy ? dziś wstęp do początku, czyli o co w GTD chodzi i jak się do niego zabrać.

Ponad pół roku temu, Gniewomir zaczął przybliżać naszym czytelnikom założenia i zasady systemu zarządzania zadaniami GTD, który docelowo ma poprawić naszą efektywność pracy i sprawić, że nie tylko będziemy pracować lepiej, ale również szybciej (w efekcie więcej wolnego zostanie nam na nasze przyjemności) a także będziemy ogólnie szczęśliwsi (ale o tym później). Temat cieszył się sporym zainteresowaniem czytelników, zatem postanowiliśmy nieco go odświeżyć, poszerzyć i ugryźć tak, by każdy z Was mógł zarówno zdecydować o tym, czy warto zasady Getting Things Done wprowadzać do swojego życia a jeśli tak, to jak to zrobić. Zatem zaczynamy ? dziś wstęp do początku, czyli o co w GTD chodzi i jak się do niego zabrać.

David Allen, czyli nieco historii

Metoda GTD opracowana została przez niejakiego Davida Allena ? obecnie już 65 letniego specjalistę do spraw produktywności (który w swojej karierze był też iluzjonistą, kucharzem i trenerem karate ? jak widać multidoświadczenie popłaca, a brak kariery przed 30-stką jeszcze nie przekreśla życia, czym możemy się radośnie pocieszać?). Allen otrzymał w latach 80 tych propozycję stworzenia programu poprawy efektywności pracy dla kadry managerskiej firmy lotniczej Lockheed. Na podstawie tego co opracował oraz swoich programów szkoleniowych, które tworzył i rozwijał, stworzył metodę, którą nazwał Getting Things Done, a której zasady opisał w książce (pod tym samym tytułem), wydanej 2001 roku (w Polsce w 2006r przez Onepress). Potem pojawiły się kolejne publikacje, wykłady, seminaria i szał mas w kontekście wykorzystania cudownej metody zmieniania nawyków do tego, by być efektywnym w pracy. Zatem zaraźmy się GTD i my.

**Po co stosować GTD? Po to, aby: **

  • zaoszczędzić czas w pracy (i móc wykonywać więcej rzeczy bądź mieć więcej wolnego)
  • nie zapominać o zadaniach do wykonania (i narażać się na wrzask szefa bądź straty finansowe)
  • nie marnować czasu (na robienie tych samych rzeczy dziesiątki razy)
  • nie nawarstwiać nie załatwionych spraw (co wpędza nas w poczucie winy i stres)
  • mieć poczucie efektywności i sensowności własnych działań (co jest nam niezbędne do poczucia sukcesu w życiu)
  • czyli w sumie do tego by mieć poczucie kontroli nad swoim życiem (czyli stać się odpowiedzialnym, zrelaksowanym i szczęśliwym człowiekiem)

Stosując metodologię GTD to wszystko jest możliwe, ale ? jako, że nie ma róży bez  pracy i kołaczy bez kolców, trzeba przyswoić sobie zasady GTD, zrozumieć je, a następnie wcielić w życie.

Podstawą we wdrażaniu GTD jest przyswojenie sobie pięciu głównych procesów, które umożliwiają efektywne działanie:

  • Kolecjonowanie
  • Przetwarzanie danych (analiza)
  • Porządkowanie (organizowanie)
  • Przegląd
  • Wykonywanie (realizacja)
Kolekcjonowanie
Obraz

Kolekcjonowaniu poświęcę we wstępie najwięcej czasu, ale moim zdaniem zrozumienie tego procesu jest kluczowe do tego, by się przekonać do tej metody i ją zrozumieć. Zatem znów nieco teorii - Allen uważa, że każda jedna rzecz, którą musimy lub możemy wykonać zajmuje nam miejsce w naszym umyśle (lub jak kto woli, psychice). Wszelkie zadania, informacje, dane, zobowiązania, plany, pomysły a nawet nasze potrzeby lądują w naszej głowie, i kołacząc się po niej tworzą napięcie odwracając naszą uwagę, przerywając naszą koncentrację, przeszkadzając nam w pracy.

Lubicie przykłady, więc będzie przykład: załóżmy, że pracujesz nad wypełnieniem swojego PIT?u. W trakcie wypełniania tabelek przypominasz sobie, że miałeś zadzwonić do przyjaciela aby potwierdzić to, czy wpadnie do ciebie wieczorem. Myślisz więc sobie, że zadzwonisz, jak wypełnisz PIT do końca. Minutę później, twoją uwagę przyciąga kapiąca z kranu woda. Przypominasz więc sobie, że miałeś zmienić w kranie uszczelkę. Postanawiasz zrobić to w bliżej nieokreślonym ?potem?. Wracasz do PIT?a. Po chwili dostajesz powiadomienie o nowym mailu. Wchodzisz na skrzynkę, sprawdzasz maila. Decydujesz, że odpiszesz później. Wracasz do PIT?u. Mija pięć minut i żołądek ściska Ci się w supełek ? przypominasz sobie, że nie wysłałeś raportu klientowi i że jesteś już opóźniony z nim o dwa dni. Postanawiasz nie sprawdzać maila dopóki nie zrobisz raportu w obawie przed tym, że rozzłoszczony klient napisał. Dla pewności wyłączasz telefon. Wracasz do PIT. Minęły dwie godziny, a Twój PIT nie jest gotowy?

Kolekcjonowanie w GTD jest procesem który pozwala zbierać wszystkie nasze zadania, plany, pomysły i gromadzić je w jednym miejscu, uwalniając tym samym naszą głowę od myślenia o nich. Dzięki temu, że informacje te gdzieś umieścimy, nie zajmują one nam naszej głowy i nie wywołują niszczącego efektywność napięcia.

Obraz

Gdzie kolekcjonujemy? Możliwości mamy sporo i każdy musi wybrać odpowiednią dla siebie metodę ? możemy dane te zapisywać na zwykłej kartce, w komputerze, w ramach określonej aplikacji, w telefonie itd. Wybierzcie taką metodę, która będzie dla Was działać najlepiej (nic Ci nie da kolekcjonowanie na kartce, jeśli Twoja partnerka ma zwyczaj wyrzucać wszystkie luźne kartki, jakie tylko zobaczy, do śmieci). Miejsce w którym kolekcjonujemy nasze rzeczy będziemy w naszym wstępie do GTD nazywać koszykiem (za Allenem)

Kolekcjonowanie jest pierwszym etapem zarządzania zadaniami dlatego, że pozwala oczyścić umysł i daje bazę do tego, by z naszymi sprawami robić dalsze rzeczy. Pierwsze próby kolekcjonowania będą dla nas czasochłonne i męczące ? musimy przelać na papier czy w aplikację wszystkie nasze sprawy. Wracając do naszego przykładu, aby ?skolekcjonować? nasze bieżące rzeczy, trzeba byłoby zapisać i telefon do kolegi i wieczorną nasiadówkę i kapiący kran i klienta z jego raportem itd. Jeśli jednak przy wypełnianiu PITu byłbyś już wdrożonym ?getthingsdonowcem? to twojej uwagi nie rozproszyłby telefon do przyjaciela, kran by dawno nie kapał, raport byłby zrobiony, a mail który otrzymałeś przyporządkowany do określonej kategorii w ramach kolejnego procesu ? analizy.

Analiza

Mamy nasz koszyk pełen najróżniejszych zadań i spraw. Teraz trzeba coś z nimi zrobić. Najlepiej ? opróżnić. O procesie analizy napiszę niewątpliwie jeszcze wiele. Jak na razie ważne są następujące zasady:

  • każdą rzecz, którą z koszyka wyciągniemy, musimy przełożyć do odpowiedniej przegródki (pod-koszyka, folderu, teczki itd.). Nie wolno nam żadnej rzeczy, którą (w sensie symbolicznym lub rzeczywistym) weźmiemy w łapki, wrzucić z powrotem do koszyka.
  • każda rzecz nadaje się do tego by zrobić z nią **jedną z trzech rzeczy **? uznać za zadanie do wykonania, za materiał referencyjny (czyli informacje, które przydadzą nam się w przyszłości) lub za śmieć.
  • jeśli zadanie do wykonania zajmie nam mniej niż dwie minuty, wykonujemy je od razu

O analizie będę pisać nieco więcej w przyszłości, więc nie przerażajcie się, jeśli jeszcze do końca tego nie ?czujecie?.

W praktyce, procesy analizy i kolekcjonowania będą się zazębiać i samego kolekcjonowania jako takiego nie będziecie odczuwać. Jeśli dostajecie maila i od razu zdecydujecie gdzie go przełożyć (wykonać od razu, wyrzucić, przełożyć do materiałów referencyjnych) to macie ?załatwione? obie fazy

Porządkowanie (organizowanie)
Obraz

Porządkowanie ? jak sama nazwa wskazuje, ten etap pozwala nam uporządkować wszystkie sprawy i informacje tak, aby mogły być załatwione. W praktyce sprowadza się to do stworzenia sobie odpowiedniej ilości poszczególnych teczek / folderów / plików do których przyporządkowujemy poszczególne sprawy. Ilość teczek i ich tematyka zależy już od tego jak pracujecie i nad czym pracujecie. To również jeszcze omówimy.

Przegląd

W ramach przeglądu dokonujemy sprawdzenia naszego kalendarza i list zadań. To dość logiczne ? co z tego, że zapiszemy sobie nasze kolejne zadania do wykonania, jeśli potem nie będziemy trzymać się planu i nie sprawdzimy tego, co mamy do zrobienia. Jako że GTD nie ogranicza się tylko do zarządzania zadaniami na dzień dzisiejszy, przeglądy robimy nie tylko w ciągu dnia, ale również tygodniowo a nawet w ujęciu rocznym. Ten etap jest niezwykle ważny ? zwłaszcza dla zadań i spraw które na etapie porządkowania przenieśliśmy do folderu ?kiedyś?. Aby to kiedyś nie okazało się ?wiecznym nigdy?, przegląd tygodniowy jest konieczny.

**Realizacja **

Każde planowanie i próby zarządzania zadaniami czy sobą czasie będą skazane na niepowodzenie, jeśli nie przystąpimy do realizacji zadania. GTD na szczęście na tyle ułatwia przechodzenie do wykonywania zadania, że prokrastynatorzy będą mieli prawdziwy problem. W przypadku realizacji zadań musimy pogodzić zadania zaplanowane z niezaplanowanymi (zawsze może się przecież ?coś? wydarzyć i z reguły zawsze się zdarza). Realizując zadania według GTD bierzemy pod uwagę 4 kryteria ? kontekst (jeśli jesteśmy na mieście z wizyta u lekarza, przy okazji możemy załatwić zakupy na obiad), dostępny czas (nie możemy zrobić zakupów, jeśli po lekarzu idziemy do teatru ? siatka z kiełbasą będzie mało eleganckim dodatkiem do wieczorowej sukni), dostępną energię (możemy jednak zrobić zakupy, jeśli czujemy, że na trzygodzinny spektakl Lupy nie mamy dziś siły)  i priorytet (co w końcu jest ważniejsze ? kultura czy pełny brzuch?)

O realizacji, energii i priorytetach jeszcze napiszę.

**Na koniec wstępu ? pamiętajcie: **

  • GTD jest proste do nauczenia, ale aby osiągnąć w nim mistrzostwo, trzeba się solidnie napracować
  • GTD wymaga silnej dyscypliny i wytrwałości ? jeśli więc na razie brak Wam motywacji, to zanim zaczniecie próbować, doprowadźcie swoje zawodowe sprawy do takiej ruiny, w której pomóc Wam będzie mogła jedynie radykalna zmiana. Wtedy będzie może wystarczająco zmotywowani do tego, by wytrwale pracować nad wdrażaniem GTD
  • GTD zabiera czas ? paradoks tej metody polega na tym, że wprawdzie oszczędzacie czas od razu, ale wyrabianie nawyków i uczenie się metody zabiera czas, zanim więc zauważycie różnice może nieco czasu upłynąć
  • GTD jest tylko jedną metod zarządzania sobą i zadaniami ? dobrze opracowaną, ale tylko jedną z wielu i choć ma ogromnie wielu zwolenników, u Was może nie zadziałać
  • GTD może być wdrażane na wiele różnych sposobów ? samych narzędzi, które pomagają nam w zarządzaniu zadaniami przygotowanych w duchu GTD jest kilkadziesiąt ? nie każde będzie Ci odpowiadać, nie każda metoda czy trick będzie działał ? wszystko zależy od tego co robisz w życiu i jakie masz zadania
  • GTD nie jest tylko metodą zarządzania zadaniami w pracy. Wyrobienie w sobie nawyków GTD wpływa na całe nasze życie, nastawienia i postrzeganie sobie i świata
Źródło artykułu:WP Gadżetomania
Oceń jakość naszego artykułuTwoja opinia pozwala nam tworzyć lepsze treści.
Wybrane dla Ciebie
Komentarze (0)