Miałeś ładnie zaplanowany dzień - a okazało się, że nie zdążyłeś zrealizować nawet połowy zawartych w nim punktów, bo poczta wolno działała, dojazd zajął więcej czasu z powodu korków, a na dodatek kawa się skończyła i musiałeś wyskoczyć na pół godzinki do sklepu?
Planowanie dnia to trudna sztuka, której długo się uczymy. Są jednak dwie podstawowe cechy, które powinny charakteryzować dobrze zrobiony harmonogram zajęć: realizm i elastyczność.
Miałeś ładnie zaplanowany dzień - a okazało się, że nie zdążyłeś zrealizować nawet połowy zawartych w nim punktów, bo poczta wolno działała, dojazd zajął więcej czasu z powodu korków, a na dodatek kawa się skończyła i musiałeś wyskoczyć na pół godzinki do sklepu?
Planowanie dnia to trudna sztuka, której długo się uczymy. Są jednak dwie podstawowe cechy, które powinny charakteryzować dobrze zrobiony harmonogram zajęć: realizm i elastyczność.
Realizm
Zawsze realnie, "z zapasem", oceniaj czas potrzebny na wykonanie danego zadania. Owszem, samo napisanie oferty dla klienta zajmie ci 10 minut - do tego jednak dochodzi przejrzenie korespondencji z nim w celu przypomnienia sobie jego potrzeb, przygotowanie potrzebnych cenników, odpowiednie sformatowanie napisanego tekstu, czasami telefon do klienta aby ustalić szczegóły, chwila czasu na zastanowienie się, jakie ewentualnie rabaty można zaoferować... A to już daje nie 10 minut tylko na przykład pół godziny.
Staraj się też nie planować "od-do". Ustalaj godzinę rozpoczęcia danej czynności, określ czas potrzebny na jej realizację, ale nie notuj: Pisanie oferty dla X - od 11.00 do 11.30. Unikniesz w ten sposób nerwowego patrzenia na zegarek i podświadomego odliczania pozostałych minut.
Zostaw też sobie 10-15 minut "luzu" między zadaniami, na różne nieprzewidziane przeszkody wydłużające potrzebny na ich realizację czas. Planuj: pisanie oferty dla X - od 11.00; Wykonanie zestawienia wydatków - od 11.45. Nic się nie stanie jeśli skończysz wcześniej pisać ofertę i zajmiesz się następną czynnością - a jeśli zajmie ci ona ciut więcej czasu, nie będziesz się stresować że wypadasz z harmonogramu.
Elastyczność
Czasami nieprzewidywalne czynniki zewnętrzne utrudniają mocno bądź w ogóle uniemożliwiają realizację części zadań. Ot, poustawiałeś sobie spotkania z klientami na całe popołudnie, a rano okazało się, ze samochód odmówił współpracy - nie ma cudów, nie zdążysz do nich dojechać. Nie ma oczywiście sensu próbować przewidywać tego typu wypadków losowych, można jednak tak ułożyć plan, żeby mocno nie przeszkodziły gdyby jednak miały miejsce.
Po pierwsze, nigdy nie planuj "na ostatnią chwilę" jeśli nie jest to konieczne. Do 20-go musisz złożyć dokumenty w Urzędzie Skarbowym? Zaplanuj sobie tą czynność dwa dni wcześniej, wtedy nawet jeżeli coś ważnego wypadnie, masz czas na spokojne dostarczenie formularzy jutro czy pojutrze.
Takie planowanie umożliwia też "tasowanie" zadań pomiędzy dniami. Skarbówkę zaplanowałeś sobie na jutro, ale dzisiaj odbierasz samochód z serwisu mieszczącego się tuż obok US? Zabierz te dokumenty i załatw sprawę dziś, "przy okazji"; na jutro natomiast możesz przenieść sobie jakieś zadanie z dzisiejszego dnia.
Priorytety zadań
Choćby ze względu na powyższe punkty, zawsze należy poza spisaniem listy zadań określić także ich priorytety. Te same zadania mogą mieć różny priorytet w zależności od warunków:
- jeżeli jutro upływa ci termin płatności abonamentu za telefon, to wykonanie przelewu będzie ważniejsze niż sprawdzenie poczty i udzielenie odpowiedzi na maile;
- jeśli natomiast do terminu płatności jest jeszcze parę dni, a akurat czekasz na bardzo ważnego maila lub musisz skontaktować się np. z klientem w celu realizacji sprzedaży, to w tej sytuacji sprawdzenie poczty i odpisanie na nią będzie ważniejsze niż przelew.
Ponieważ nie możesz mieć pewności, że pierwsze kilka punktów harmonogramu uda ci się zrealizować w założonym czasie, zawsze czynności ważniejsze ustawiaj, o ile to możliwe, jako pierwsze w kolejności. Dzięki temu nie umkną w codziennej bieganinie i będziesz mieć pewność, że to co ważne zostanie wykonane.
I pamiętaj: nigdy nie podchodź sztywno do swojego planu dnia!
Jest taki dowcip: Chcesz rozśmieszyć Boga? Powiedz mu o swoich planach... Przeważnie jakiejś części z nich nie uda ci się zrealizować. To normalne. Jeżeli jednak te najważniejsze wykonujesz na bieżąco, bez większych opóźnień - to gratuluję, dobrze planujesz swoje zajęcia.