Porad na temat efektywnego zarządzania czasem można znaleźć mnóstwo. Jest dużo o planowaniu, robieniu notatek, ustalaniu priorytetów... Gdybym jednak miała wymienić jedną konkretną rzecz, którą możemy zrobić, aby zyskać drastyczny wzrost efektywności, powiedziałabym:
Zajmujmy się zawsze tylko jedną sprawą na raz!
Porad na temat efektywnego zarządzania czasem można znaleźć mnóstwo. Jest dużo o planowaniu, robieniu notatek, ustalaniu priorytetów... Gdybym jednak miała wymienić jedną konkretną rzecz, którą możemy zrobić, aby zyskać drastyczny wzrost efektywności, powiedziałabym:
Zajmujmy się zawsze tylko jedną sprawą na raz!
Dlaczego to takie ważne?
Nasz mózg ma określony zakres uwagi. Możemy go wykorzystać na dwa sposoby:
- skoncentrować się w całości na jednym temacie - i osiągnąć maksimum uwagi;
- robić kilka rzeczy jednocześnie - i dzielić swoją uwagę pomiędzy wszystkie z nich.
Dla każdego chyba jest oczywiste, że druga metoda automatycznie uniemożliwia nam osiągnięcie pełnej koncentracji, a więc także - maksymalnej efektywności. Jest jednak jeszcze kilka powodów, dla których warto skupiać się tylko na jednym temacie na raz...
Nauczymy się koncentracji na konkretnym zadaniu.
Zazwyczaj jest tak, że siedząc przy komputerze i np. pisząc projekt, jednocześnie sprawdzamy maila, zaglądamy na serwisy społecznościowe, a przy okazji rzucamy okiem na ciekawe linki, które nijak nie dotyczą tematu naszej pracy, ale wyglądają interesująco. W rezultacie okazuje się nagle, że jest już środek nocy - a my dalej jesteśmy "w polu".
Kiedy zaczniemy robić tylko jedną rzecz na raz, nauczymy się ignorować wszelkie "rozpraszacze" i praca zajmie nam zdecydowanie mniej czasu.
Nauczymy się segregować informacje ważne i nieistotne.
Przy rozpraszaniu się między wiele czynności, tak naprawdę wpuszczamy do naszych mózgów istny chaos informacyjny. Często powoduje to w dłuższej perspektywie przyzwyczajenie się do takiego natłoku informacji, a więc ustalenie przyzwyczajenia: chaos jest normalny.
Otóż nie jest. Jeżeli skupiamy się na konkretnej czynności, docierające do nas informacje będziemy po pewnym czasie automatycznie segregować i dzielić na przydatne oraz zbędne. Ułatwi nam to nie tylko bieżące, ale i kolejne zadania, które mamy wykonać.
Poprawi się nasza pamięć.
Poważnie. Mózg często "notuje" sobie różne rzeczy na zasadzie powiązań między nimi. Dlatego kiedy robimy jedną rzecz, łańcuch docierających do nas informacji jest logicznie powiązany, przez co szybciej i niemal automatycznie utrwalają nam się one w pamięci.
Jeżeli jednak zajmujemy się w tym samym czasie diametralnie różnymi sprawami, chaos informacyjny sprawia, że gubimy te logiczne powiązania - i w zasadzie niewiele zostaje nam w głowie z tego, co z trudem znaleźliśmy i napisaliśmy.
Wzrośnie nasza efektywność.
Już samo "przełączanie się" między pracą, pocztą a serwisem społecznościowym, wybija nas z ustalonego chwilę wcześniej rytmu pracy. Często musimy poświęcić potem kilka minut na to, żeby dojść z powrotem do tego, co chcemy napisać bądź wyszukać.
Tracimy cenny czas, w którym swobodnie zdążylibyśmy już pracę zakończyć - i mielibyśmy chwilę na sprawdzenie tej swojej poczty...
Będziemy mniej zestresowani.
Psycholodzy zgadzają się co do tego, że wykonywanie kilku czynności na raz jest nie tylko nieefektywne, ale zwykle o wiele bardziej stresujące, niż gdybyśmy zrobili je kolejno. Oddzielając od siebie poszczególne czynności zmniejszymy więc poziom stresu, zmniejszymy związane z pracą napięcie - i spokojniej podejdziemy do swoich zajęć, a nawet do pojawiających się w ich trakcie problemów.
Wyrobimy sobie cierpliwość.
Tak naprawdę ignorowanie "rozpraszaczy" jest na początku dość trudne. Przyzwyczajeni jesteśmy w końcu do tego, że przełączamy się co chwilę między różnymi czynnościami. Kilka dni będzie więc wyglądać niemal jak "odwyk".
Kiedy jednak uda nam się je przetrzymać, okaże się nagle, że czekanie na coś - czy to zmianę czynności, czy koniec zebrania, czy autobus - nie będzie już tak uciążliwe. Przejdzie nam to napięcie, które każe w takich chwilach szybko znaleźć sobie jakieś inne zajęcie, "na przeczekanie".
Kiedy więc zajrzycie jutro do kalendarzy...
Wybierzcie sobie jedną rzecz, tą najpilniejszą - i po prostu zacznijcie ją robić, bez czytania całej reszty i myślenia o tym, jak wykonać wszystkie te czynności w jeden dzień. Do kolejnej zabierzcie się dopiero wtedy, kiedy ta pierwsza będzie już ukończona i gotowa.