Jak zarządzać skrzynką mailową? Oto kilka sprawdzonych porad

Z elektronicznej poczty korzysta dzisiaj w zasadzie każdy, a wielu z nas zarządza kilkoma adresami jednocześnie. Jak się w tym nie pogubić?

Przyznaję: z poczucia wygody (czyli zwykłego lenistwa) nigdy nie korzystałem z tzw. klienta poczty elektronicznej, a zawsze ograniczałem się do korzystania z niej w przeglądarce. Dlaczego? To proste, taka forma wydawała mi się najwygodniejsza, bo miałem dostęp do skrzynki pocztowej zawsze i wszędzie po zalogowaniu do swojego konta.

Tego właśnie obawiałem się w przypadku klienta pocztowego. Pewnie spełni swoją rolę na moim prywatnym laptopie, ale niekoniecznie na smartfonie i służbowym komputerze stacjonarnym. A skoro z klienta będę korzystał na jednym z trzech urządzeń (albo czterech, bo na tablecie również zdarza mi się czytać wiadomości), to takie rozwiązanie w ogóle nie jest dla mnie.

Do zmiany myślenia zostałem jednak zmuszony przez… bałagan na poczcie. Tysiące nieodczytanych wiadomości, pomieszane wątki, pogubione elementy konwersacji, wiele niezapisanych kontaktów i jeden wielki miszmasz. Postanowiłem coś z tym zrobić. Popytałem znajomych oraz kolegów z redakcji o to, z jakiego klienta poczty korzystają, co nowego pojawiło się na rynku (wstyd przyznać, że moja wiedza była dość ograniczona) i które rozwiązanie da mi komfort pracy na wielu urządzeniach. Po wielu rozmyślaniach padło na Outlooka. Tak, program, który miałem pod nosem od zawsze.

Powiedziałem – sprawdzam! I nie zawiodłem się. Oto wybrane przeze mnie funkcje Outlooka, o których nie miałem pojęcia, a które znacząco poprawiły mi komfort korzystania z poczty.

Korzystam aktualnie z dwóch służbowych adresów mailowych i jednego prywatnego, więc dotąd wiadomości sprawdzałem w dwóch różnych miejscach. Niespecjalnie mi to przeszkadzało, ale skoro zabrałem się za porządki w skrzynce i zdecydowałem się na korzystanie z klienta poczty, to oznaczało również połączenie w jednym miejscu wszystkich adresów. Był to oczywiście strzał w dziesiątkę. Najważniejsze dla mnie okazało się to, że mogę mieć otwarte dwie lub trzy skrzynki pocztowe jednocześnie, w różnych kartach lub oknach, co niewątpliwie zwiększa moją wydajność i skraca czas wykonywania niektórych zadań.

Po czasie doceniłem również fakt, że każdą ze skrzynek, chociaż są na osobnych domenach, mogę ustawić i skonfigurować według tych samych kryteriów, właśnie dzięki funkcjom Outlooka. Tak samo kataloguję wiadomości, używam tych samych stopek, szablonów odpowiedzi itp. Po latach błądzenia czuję, że częściowo zapanowałem nad pocztą.

To chyba moja ulubiona funkcja Outlooka. Wystarczy kilka kliknięć, aby stworzyć grupę, w ramach której wymienia się maile o określonej tematyce. Dzięki temu nie tylko można zapanować nad porządkiem w skrzynce, ale przede wszystkim łatwiej szukać interesujących nas maili. Wystarczy, że wejdziemy w zakładkę danej grupy, a wszystkie wiadomości wymieniane w jej ramach będą tam zapisane.

Domyślam się, że na świecie znaleziono już tysiące zastosowań dla tej funkcji – w moim przypadku sprawdzi się ona idealnie podczas pracy nad różnymi projektami. Szykuję kampanię social media dla pewnej firmy? Wszystkie zainteresowane osoby podłączam do grupy i w jednym miejscu wymieniamy maile związane tylko z tym tematem. Organizujemy dużą sesję zdjęciową? Również mogę połączyć ze sobą producenta, zespół fotografów czy redaktorów i w jednym miejscu trzymać wszystkie wiadomości, które dotyczą tego właśnie wydarzenia.

Dużym zaskoczeniem był dla mnie fakt, że w pracy grupowej przydaje się również funkcja kalendarza, która dostosowuje wpisane w nim wydarzenia w różnych strefach czasowych. Jeżeli więc planujemy wirtualne spotkanie z osobami znajdującymi się w różnych miejscach na świecie, to otrzymają one wiadomość, o której godzinie ich czasu odbędzie się spotkanie.

Grupy to jednak coś więcej niż folder z mailami, to bardziej platforma do komunikacji wewnątrz Outlooka – pozwala nie tylko wymieniać wiadomości, ale również stworzyć wspólny terminarz czy plan rzeczy do zrobienia w celu realizacji projektu. A to wszystko nie w specjalnych aplikacjach do zarządzania pracą zespołu, ale właśnie w skrzynce pocztowej.

Chociaż początkowo sceptycznie patrzyłem na tę, jakby nie patrzeć, zaawansowaną funkcję programu, to właśnie reguły w dużej mierze pozwoliły mi zapanować nad bałaganem na poczcie. Z tą funkcją jest jak z pracą w Excelu – musisz poświęcić czas, aby poznać zasady działania formuł czy reguł, ale później znacząco automatyzują one pracę. Ich zasada działania jest w gruncie rzeczy prosta – ustawiamy regułę, jak mają być przenoszone lub katalogowane wiadomości, a program automatycznie wykonuje za nas to zadanie.

Przykłady? Jeżeli wiadomość dotyczy kampanii reklamowej w mediach społecznościowych – automatycznie poproszę o wrzucenie wiadomości do katalogu Kampanie i oznaczenie jej jako ważnej. Jeżeli mail przyszedł od osoby, która w adresie ma "grupaWP", poproszę o wrzucenie jej do katalogu "Praca". A kiedy wiadomość jest pytaniem o sesję zdjęciową, chciałbym, żeby trafiła ona do odpowiedniego folderu i automatycznie została przesłana także do fotografa. To kilka przykładów, pewnie na razie robię pożytek z 20 proc. możliwości tej funkcji.

Obok reguł warto wspomnieć jeszcze o szablonach. Wystarczy zapisać sobie wcześniej kilka typowych odpowiedzi (wycenę usługi, informację o spotkaniu, wiadomość z prośbą o kontakt w danej sprawie z inną osobą itp.) i podczas odpisywania szybko wybrać jedną z nich. Dzięki temu błyskawicznie odpowiemy na wiele wiadomości, zamiast skupiać się nad wymyśleniem nowej treści, sprawdzaniu literówek itp. To znacznie przyspiesza pracę i nie odrywa nas od ważniejszych rzeczy, jakie robimy w tym czasie.

Najważniejszym zadaniem klienta pocztowego jest przejrzysta i łatwa obsługa wiadomości – jeżeli tak nie jest, żadne dodatkowe funkcje nie sprawią nagle, że program wyda się nam bardziej przyjazny. Jeżeli jednak klient pocztowy działa tak jak powinien, a do tego oferuje kilka bardzo przydatnych funkcji – robi się naprawdę ciekawie. W przypadku Outlooka otrzymujemy nie tylko program do zarządzania wiadomościami, ale także funkcjonalności takie jak: kalendarz, lista zadań czy notatnik OneNote.

Nie są to jednak trzy osobne narzędzia, ale funkcje działające w środowisku klienta pocztowego, więc można łączyć ich działanie do woli. Dostałem mail potwierdzający rozpoczęcie kampanii reklamowej? Jedno kliknięcie i data jest dodana do mojego kalendarza. Przeglądam kalendarz i widzę, że zbliża się sesja zdjęciowa – dwa kliknięcie i w tej sprawie piszę wiadomość do fotografa i producenta. Ktoś w grupie wysłał maila z listą rzeczy, które trzeba przygotować na poniedziałkowe spotkanie? Jeden klik i jest ona dodana jako lista zadań , a kalendarz uzupełniam o krótki opis tego, co muszę przygotować. Zapisuję wszystko jako notatkę w programie OneNote.

Większość z Was pewnie kojarzy tę funkcję, ponieważ nie jest ona nowością. Ja dotąd z niej nie korzystałem, nawet kiedy była "fabrycznym" ustawieniem w programie – wyłączałem ją z przyzwyczajenia. Teraz, kiedy obiecałem sobie zrobić porządek z pocztą, wróciłem do niej i pewnie wkrótce przyzwyczaję się na dobre.

Co daje nam wyświetlanie wiadomości w trybie konwersacji? Wszystkie maile na dany temat wyświetlają się jako jedna wiadomość, w formie rozwijanej listy – jedno kliknięcie wystarczy, aby jak na dłoni widzieć całą rozmowę. A wymiana wiadomości np. przy dopinaniu szczegółów dużego projektu potrafi trwać tygodniami. To mała zmiana, które znacząco przyspiesza pracę.

W Outlooku jest wiele przydatnych funkcji jeszcze bardziej usprawniających konwersację, ale ja polecam szczególnie dwie, które zwiększyły komfort pracy w moim przypadku. Pierwsza to możliwość… ignorowania konwersacji. Ile razy zdarzyło się Wam obserwować niekończącą się dyskusję w mailach, które w zasadzie was nie dotyczą, a wasz adres trafił do DW tylko dlatego, bo ktoś ma w zwyczaju podłączać do dyskusji cały zespół? Wystarczy zignorować taką konwersację – automatycznie kierując wszystkie wiadomości do kosza albo odkładając je na później – dzięki temu możemy skupić się na pracy, a nie odrywać się od niej co kilka minut.

Drugie ułatwienie dotyczy oznaczania w wiadomości konkretnych osób. Kiedy wysyłam maila związanego z pracą nad dużym projektem, czasem podpinam do niego nawet 10 zainteresowanych osób. Czy każda z nich dokładnie przeczyta pilną wiadomość? Nigdy nie ma gwarancji, ale Outlook pozwala łatwo delegować zadania korzystając z oznaczania. Wpisujemy @ i nazwisko, czyli np. @kowalski, a poczta automatycznie oznacza wybraną osobę i informuję, że w wiadomości ktoś skierował się bezpośrednio do niej. To jasny komunikat, że jest robota do wykonania.

Ta porada dotyczy osób, które korzystają z subskrypcji Microsoft 365, bo mogą one korzystać nie tylko z programów Microsoftu, ale również z dodatkowych usług, takich jak przestrzeń dyskowa OneDrive. Sam Outlook pozwala na przechowywanie wiadomości o łącznej wielkości 50 GB. To sporo, ale tak jak każdy klient poczty, nie pozwala na przesyłanie dużych plików (większych niż 33 MB).

W tej sytuacji zawsze sięgałem do jednego z internetowych narzędzi udostępniania plików w chmurze – musiałem wejść na taką stronę, zalogować się, poczekać na załadowanie interesujących mnie plików, a następnie skopiować link i umieścić go w wiadomości. Teraz poczta automatycznie sugeruje mi wykorzystanie dysku OneDrive – potwierdzam wybór i wysyłanie toczy się już bez mojej ingerencji, a adresat wiadomości otrzyma informację, że plik został mu przesłany przez chmurę.

Z wysyłaniem załączników wiąże się jeszcze jedna zaleta. Jak większość tego typu programów, Outlook podpowie nam, że zapomnieliśmy o dołączeniu pliku, jeżeli w tekście użyliśmy słów sugerujących, że chcieliśmy do maila coś podpiąć. Często zdarza się jednak, że takie słowa nie padają, a ja wysyłam w pośpiechu wiadomość… bez załącznika. Dotąd wiązało się to z napisaniem kolejnego maila, z wyjaśnieniem i załączonym plikiem, ale w Outlooku możemy ustawić czas jaki mamy na usunięcie wiadomości po jej wysłaniu. Może być to nawet 10 sekund, co zazwyczaj wystarczy, żeby zorientować się w sytuacji.

Właścicielem Outlooka można stać się, kupując pakiet programów Office. Można też wykupić subskrypcję Microsoft 365, w której dodatkowo dostaniemy wiele ciekawych funkcjonalności, w tym wspomniany dostęp do chmury. Za ok. 25 zł miesięcznie otrzymujemy wszystkie programy Office w najbardziej rozbudowanych formach oraz dysk OneDrive o pojemności 1 TB.

Co więcej, po wykupieniu subskrypcji i założeniu konta Microsoft, z Outlooka możemy korzystać, pobierając program na komputer Mac lub PC, a także instalując aplikację na smartfonie z iOS lub Androidem. Można też korzystać z pełnowartościowego programu w przeglądarce, na platformie outlook.live.com – w tym przypadku nie ma jedynie dostępu do poczty offline. Każdy będzie mógł dobrać taką formę pracy z programem, jaka mu najbardziej odpowiada.

Koszt usługi Microsoft 365? W moim przypadku jedynie 299 zł rocznie, czyli około 25 złotych miesięcznie. Drogo? Ta cena to jedynie równowartością dwóch kaw wypitych na mieście w drodze na spotkanie. A Outlook jest tylko jedną z wielu korzyści, jakie wtedy otrzymujemy.

Aha - do 14 czerwca przy zakupie Microsoft 365 można też skorzystać z konsultacji doradcy i usługi zdalnej instalacji.

ALSO Polska jest oficjalnym dystrybutorem produktów firmy Microsoft.