Analiza i porządkowanie w GTD

Analiza ? nieodłączny i konieczny element pracy metodą Getting Things Done. W zeszłym tygodniu mówiłam Wam o tym, że kolekcjonowanie nie jest łatwe. Niestety, analiza wcale nie jest dużo prostsza, choć znacznie szybciej można przekuć ją w rytuał i efektywnie stosować. Postaram się zatem przedstawić Wam to jak analizować i jakie zasady temu procesowi towarzysząm oraz w jaki sposób przeprowadzić swoją pierwszą analizę i porządkowanie.

Analiza ? nieodłączny i konieczny element pracy metodą Getting Things Done. W zeszłym tygodniu mówiłam Wam o tym, że kolekcjonowanie nie jest łatwe. Niestety, analiza wcale nie jest dużo prostsza, choć znacznie szybciej można przekuć ją w rytuał i efektywnie stosować. Postaram się zatem przedstawić Wam to jak analizować i jakie zasady temu procesowi towarzysząm oraz w jaki sposób przeprowadzić swoją pierwszą analizę i porządkowanie.

O co chodzi w analizie? Przede wszystkim o to, aby zadecydować co robimy z każdą, wyciągniętą naszego koszyka rzeczą. O koszykach i kolekcjonowaniu w GTD już pisałam, zakładam zatem, że nasz koszyk z zadaniami i planami jest gotowy. W praktyce więc, działamy tak:

Bierzemy pierwszą sprawę z koszyka i od razu decydujemy co z nią zrobić. Tu ważne są trzy zasady:

• jeśli już coś z koszyka weźmiesz do łapki, nie wrzucaj tego nigdy z powrotem do koszyka
• jeśli zadanie, które wyjąłeś, zajmuje Ci mniej niż dwie minuty  - zrób je od razu
• nigdy nie wyciągaj dwóch rzeczy na raz z koszyka ? działaj metodycznie. Po kolei.

W momencie kiedy wyciągamy zadanie z koszyka, zaczyna się jego analiza, czyli umieszczenie danego zadania w kontekście. Oznacza to tyle, że musimy zastanowić się, czym jest ta rzecz, którą wyciągnęliśmy, a co za tym idzie dalej, zdecydować co z nią zrobić. Zrobić możemy trzy główne rzeczy:

1. uznać daną rzecz za śmieć i wyrzucić

Robimy to wtedy, kiedy dana rzecz nie będzie nam potrzebna ? taką rzeczą może być np. ulotka z pizzerii, której nie lubimy ? kosz. Mail od kolegi z podziękowaniem za imprezę ? czytamy i kosz. SMS z informacją reklamową od operatora ? kosz, itd.

2. uznać daną rzecz za materiał referencyjny

Czasem nazywany też materiałem archiwalnym) ? materiał referencyjny to wszystko co może nam się kiedyś przydać, a co nie wymaga od nas żadnego działania. Potwierdzenie zapłacenia rachunku za prąd, hasło do konta pocztowego, gwarancja na komórkę. Te sprawy przenosimy od razu do archiwum (które oczywiście również może być podzielone na rozmaite ?teczki? związane z poszczególnymi zagadnieniami. Ja np. mam teczkę na sprawy remontowe mieszkania, na rachunki, na papiery i dokumenty zawodowe, a w komputerze w biurze folder ?referencyjne? w którym trzymam wszystkie hasła, pliki z informacjami z których codziennie korzystam itd. Ta sama rzecz, w zależności od tego w jakim ?kontekście? się znajduje może być zadaniem do wykonania lub materiałem referencyjnym ? np. blankiet zapłaty za prąd będzie zadaniem, jeśli nie jest jeszcze zapłacony i materiałem referencyjnym jeśli już zapłacony został. Z czasem, kiedy miną trzy lata, ten sam rachunek stanie się śmieciem.

Niektórzy uznają jeszcze dodatkowy podział na ?materiał referencyjny? i ?zapas?. Zapasem będą te wszystkie rzeczy, które są Ci codziennie potrzebne, w odróżnieniu od materiałów referencyjnych, do których odnosisz się tylko w wyjątkowych sytuacjach. Zwał jak zwał ? to jak sobie podzielicie archiwum zależy już od was. Ważne jest przy tym to, aby każdy materiał referencyjny miał swoje własne, odpowiednie miejsce. Tak, abyś mógł w razie potrzeby materiał ten szybko odnaleźć. Jeśli nie możesz czegoś znaleźć, lub musisz poważnie zastanowić się gdzie wsadziłeś gwarancje za lodówkę, oznacza to, że twoje porządkowanie (część GTD, która przenika się z analizą) jest do kitu.

3. uznać daną rzecz za zadanie do wykonania

Teraz zaczyna się prawdziwa zabawa ? bo wywalenie czegoś lub zarchwizowanie to bułka z masłem przy tym, co nas teraz czeka ? czyli podjęciem decyzji co do tego, jakiego rodzaju działania wymaga zadanie, które wyciągnęliśmy z koszyka.

Zadania mogą być proste (takie zero ? jedynkowe), czyli wymagające pojedynczego działania. Takim zadaniem jest np. zadanie ?kup chleb?. Aby wykonać to zadanie z reguły nie potrzebujemy niczego więcej jak kontekstu, czyli zastanowienia się nad tym, czy po drodze do piekarni nie mamy jeszcze czegoś innego do załatwienia (może trzeba też ziemniaków, a mijając pocztę wyślemy list?). Mogą też być zadaniami o nieco bardziej skomplikowanej strukturze, czyli projektami ? wymagającymi wykonania kilku czynności, współpracy innych czy danych, których w tym momencie nie mamy.

Bierzemy więc w łapki zadanie i :

• zadania na dziś ? czyli wszystko to, co masz po prostu zrobić dziś i koniec!
• zadania oczekujące ? czyli to co zostało zaczęte i czeka na dalszą akcję. Przykładowo, jeśli masz za zadanie obsłużyć zapytanie ofertowe klienta  X, to zadaniem na dziś będzie przesłanie wyceny, a potem zadanie to przenosisz do teczki ?oczekujące?, gdzie spokojnie czeka na odzew ze strony klienta (przy okazji, możesz określić na liście zadań, termin graniczny, po którym to ty odezwiesz się do klienta, jeśli on sam tego nie zrobi). Dzięki takiemu rozplanowaniu wiesz, gdzie jesteś- jeśli klient odpisze, wiesz gdzie są materiały dotyczące transakcji (teczka ?oczekujące?). Jeśli się nie odezwie, twój kalendarz powie Ci za tydzień, że czas zadzwonić do klienta i nieco go pomolestować.
• zadania na kiedyś ? czyli wszystkie te pomysły i plany, którymi nie zajmiesz się dziś ani jutro, ale nie chcesz, by Ci uciekły. Te zadania będziesz analizował podczas cotygodniowych przeglądów i w końcu znajdą one swoje miejsce na liście zadań do zrobienia.
• zadania wykonane ? czyli wszystko to, co już zrobiłeś i co może zostać zarchiwizowane

Dam Wam może przykład z mojego podwórka (zawodowo zajmuję się rekrutacją pracowników w agencji reklamowej). Na skrzynkę przychodzi mi CV ? przenoszę je do folderu właściwego dla projektu rekrutacyjnego który prowadzę (czyli np. folderu ?graficy?). W czwartek mam zaplanowany czas na analizę CV. Otwieram więc maila od kandydata i sprawdzam czy ?nam pasuje? jego portfolio. Jeśli pasuje ? aplikacja ląduje w podfolderze ?oczekujące? a na liście zadań pojawia się notka ? ?umówić na spotkanie?. Jeśli grafik zapomniał wysłać portfolio ? aplikacja ląduje w tym samym folderze, ale jednocześnie piszę do niego maila z prośbą o przesłanie portfolio (zadanie zajmuje mniej niż dwie minuty). Portfolio jest słabe ? aplikacja ląduje w folderze ?odpowiedziane? a grafik dostaje notkę że nie czas po temu, by nawiązać współpracę (też dwie minuty). Portfolio jest dla mnie niejasne (projekty dobre i złe jednocześnie) ? folder oczekujące + mail do naszego grafika, z prośbą o ocenę. W końcu, wszystkie aplikacje z folderu ?graficy? znajdują się albo w folderze ?odpowiedziane? albo ?oczekujące?, a w kalendarzu mam notatki odnośnie spotkań czy terminów udzielenia informacji zwrotnej lub informacje o tym, by jutro zapytać naszego grafika, jak ocenia pracę kandydata.

Moja pierwsza analiza

Pierwsza analiza, jest moim zdaniem kluczowa. Pozwala bowiem w efektywny sposób rozplanować ?teczki? zadań. Twoje teczki zależą bowiem od tego, jakiego rodzaju zadania cię czekają. Warto pamiętać o tym, że teczki nie muszą być ustalone ?na sztywno?. Jeśli Twoje kompetencje się poszerzą, możesz je dokładać. Od razu warto też przyzwyczajać się do patrzenia na sprawy w kontekście zadań z instrukcją ich wykonania. Przykładowo, zadanie ?załatwić dostawę materiałów biurowych? zapisujesz jako ?przejrzeć ofertę dostawców, wybrać najkorzystniejszą i zamówić towar? (takie rozbijanie spraw i przedstawianie ich jako zadań pozwala też efektywniej delegować zadania  - Twój podwładny od razu wie, jak ma ?załatwić? dostawę).

Ostatnie kilka akapitów dotyczyło zadań do wykonania o prostej strukturze. Z projektami postępujemy podobnie, rozbijając je na mniejsze części. Ale o tym, za tydzień?