Getting Things Done- teczka "na później", czyli ?wieczne nigdy?

Przy okazji omawiania procesu analizy w GTD pisałam o teczkach ?na później?, czyli sprawach, które nie są pilne, nie mają terminu który nas goni ani żadnej konkretnej daty, którą umieścić możemy w kalendarzu. Są po prostu pomysłem, projektem, planem, marzeniem ? zwał jak zwał, grunt że są to te rzeczy, które chcemy zrobić ?kiedyś?. Niestety, doświadczenie mówi, że rzeczy odkładane ?na kiedyś? często zamieniają się w ?wieczne nigdy?- jak temu zapobiec?

Przy okazji omawiania procesu analizy w GTD pisałam o teczkach ?na później?, czyli sprawach, które nie są pilne, nie mają terminu który nas goni ani żadnej konkretnej daty, którą umieścić możemy w kalendarzu. Są po prostu pomysłem, projektem, planem, marzeniem ? zwał jak zwał, grunt że są to te rzeczy, które chcemy zrobić ?kiedyś?. Niestety, doświadczenie mówi, że rzeczy odkładane ?na kiedyś? często zamieniają się w ?wieczne nigdy?- jak temu zapobiec?

Jestem prawie pewna, że każdy z Was ma takie swoje ?wieczne nigdy?. Są to sprawy, które zaczynają się od słów ?kiedyś? (będę miał pracę, którą będę lubił), ?jak tylko? (odłożę pieniądze to pojadę do Wenezueli), ?gdybym tylko? (tyle nie pracował, bawiłbym się z dzieckiem), ?w przyszłości? (będę bardziej pewny siebie) i ?na pewno jeszcze zdążę? (pójść na Awatara). Plany miewamy zacne, tylko jakoś tak się składa, że po pięciu latach nadal nienawidzimy swojej pracy, dziecko ucieka z krzykiem na nasz widok, wakacje jak zwykle spędzamy w Bieszczadach a Awatara już dawno nie grają).

Oczywiście, cały czas, wszystkie nasze plany leżą grzecznie w teczce ?na później? bo przecież staramy się wdrożyć GTD w nasze życie i pracować i żyć bez stresu (a przynajmniej w mniejszym stresie). Co to oznacza? Otóż oznacza to tyle, że nasze GTD przecieka. Dokładnie rzecz ujmując, przecieka podczas tygodniowych i okresowych przeglądów.

Jak zatem sprawić aby nie przeciekało?

Przede wszystkim, nie dodawaj sobie do listy zadań na później, jeśli nie jesteś absolutnie pewien, że chcesz je zrealizować. Plany, bardzo łatwo pomylić z marzeniami i choć część naszych marzeń może zostać zrealizowana, to część z nich zawsze pozostanie w sferze ?chcenia? a nie ?działania?. Musisz nauczyć się rozpoznawać te rzeczy, aby niepotrzebnie nie dodawać sobie zadań.

Zabij w sobie chomika. Nie gromadź materiałów tylko dlatego, że ?może się przydadzą?. Prosty przykład ? w Twoje drzwi wetknięto ulotkę z nowej pizzerii. ?Chomik? weźmie ją i schowa w pudełku, bo ?może się kiedyś przydać?, po czym ulotkę wyrzuca po trzech latach podczas przeprowadzki. Oczywiście nigdy z niej nie korzystając. Kiedy więc bierzesz w swoje łapki ulotkę zastanów się czy na pewno chcesz spróbować pizzy w nowym miejscu, czy może wierny swojej stałej knajpie i tak nie skorzystasz z oferty. Przykład może banalny, ale na pewno wiecie o co chodzi.

Przeprowadzaj dokładne i regularne przeglądy tygodniowe ? ich brak powoduje, że pewne  rzeczy z teczki na później, zaczynają zalegać. Stają się niekontrolowanymi przez Ciebie zadaniami, które dodatkowo wprowadzają napięcie, bo podskórnie pamiętasz o tym, że ?coś ci wisi? a przecież Getting Things Done wprowadzasz do swojego życia po to, by się od tego myślenia uwolnić.

Zamieniaj ?rzeczy na później? na projekty ? w ten sposób będziesz musiał podzielić pomysł czy sprawę na mniejsze części i wdrożyć je do realizacji. Przykładowo, Twoim ?zadaniem na kiedyś? jest nauka kendo (a co, sport to zdrowie!). Co tydzień bierzesz w swoje łapki to zadanie i okazuje się że ? ?nie masz czasu?, ?nie masz kasy na zajęcia?, ?nie masz kasy na strój?, ?sam nie pójdziesz bo się wstydzisz? itd. Jeśli dojdziesz do wniosku, że rzeczywiście chcesz ćwiczyć kendo, zrób z tego projekt, czyli zastanów się, jaki powinien być pierwszy etap realizacji projektu. Załóżmy, że pierwszą wymówką jaka przyszła Ci do głowy, aby nie zaczynać ćwiczyć jest brak funduszy na treningi. Twoim pierwszym zadaniem będzie więc zredukowanie miesięcznych wydatków o kwotę potrzebna do zapłacenia za zajęcia. Jeśli Ci się uda, za miesiąc, z kasą w kieszeni wrócisz do tematu i zajmiesz się kolejną ?przeszkodą?.

Bądź surowy dla swojej listy ?na kiedyś? ?podczas przeglądu tygodniowego, nie chowaj zadań którymi nie zamierzasz się zająć na spód listy. Efektem takiego działania, będzie zawalanie przez ciebie przeglądów (bo wiedząc o tym, że czają się tam Twoje porażki z GTD, będziesz unikał spotkania się z nimi). Moja metoda (na przykładzie dodatku do FF ReadItLater) wygląda tak. Co tydzień, siadam nad zakładkami, które sobie przez tydzień zgromadziłam do przeczytania. Niektóre załatwiam od razu, inne zostają, gdyż nie starcza mi czasu. Staram się je czytać na bieżąco w ciągu tygodnia. Nie zawsze znajduję czas i siłę, więc niektóre wracają podczas kolejnego przeglądu. Jeśli jednak wrócą po raz trzeci ? lądują w koszu. Jeśli bowiem do tej pory nie uznałam ich za wystarczająco interesujące do przeczytania, to po co je trzymać? To, że je zapisałam ten wyrzucany do kosza tekst w zakładkach oznacza w zasadzie tyle, że dokonałam złej oceny materiału w momencie kiedy wrzucałam go do zakładek!

Ustalaj sobie przeglądy w szerszym kontekście ? miesięczne, kwartalne, roczne ? one pozwalają popatrzeć na pewne sprawy z metapoziomu. Pokazują Ci to, czego nie zauważysz w cotygodniowym przeglądzie i pozwalają sprawdzać poziom realizacji celów długoterminowych.