Kalendarz w Getting Things Done

Kalendarz zdecydowanie nie jest najważniejszą rzeczą w GTD ? nie chodzi tu bowiem o to, by zapełnić sobie następny dzień zadaniami, a potem przy każdym otwarciu kalendarza dostawać palpitacji na widok listy rzeczy, które MUSIMY wykonać dziś. Kalendarz jest jednak na tyle istotny, że bez niego nie wyobrażam sobie sensownego funkcjonowania w GTD (i w ogóle w życiu, nawet tym bez GTD).

Kalendarz w GTD służy jednej i tylko jednej rzeczy ? zapisywania tego, co koniecznie musisz zrobić w danym dniu. W kalendarzu więc zapisujemy:

• spotkania
• urodziny
• imprezy (spektakle, grupowe wyjścia)
• obietnice zrobienia czegoś w dany dzień

Na początku, niektórym osobom trudno jest dzielić swoje zadania między kalendarz a listę ToDo. Jeśli bowiem mamy jakiś projekt, który musi być skończony do danego dnia i od terminu tego nie ma odwołania (nie jest to więc zadanie na ?wieczne nigdy?), to gdzie je wpisać? Na listę czy do kalendarza? GTD poleca wpisywanie zadania na listę i jeśli rzeczywiście realizacja zadań będzie u Ciebie przebiegać właściwie (czyli będziesz efektywnie wykonywał zadania z listy biorąc pod uwagę kontekst i priorytet oraz wykonywał co tydzień przegląd), z mieszczeniem się w terminie nie ma problemu. Ja jednak stosuję metodę umieszczania w kalendarzu niektórych terminów ?deadlinowych?. Dlaczego?

Otóż kiedy mamy do wykonania zadanie, które angażuje inne osoby (co prowadzi do tego, że zadanie nasze w pewnym momencie ląduje na liście ?oczekujące?), to może zdarzyć się taka sytuacja, że przez to, że ktoś nie wykona swojej części (czyli nie zapewni Ci swojego kroku w realizacji, na podstawie którego Ty możesz działać dalej), zawalisz termin. Dlatego, wpisuję w kalendarz ostateczny termin, w którym muszę otrzymać od kogoś informację zwrotną. Jeśli otrzymam tę informację wcześniej, działam dalej, a termin z kalendarza wykreślam. Jeśli nie otrzymam, zawsze mam czas na to, by osobę ta popędzić i nie zawalić terminu (lub podjąć inne działania, które pozwolą mi na to, by nie wyjść na osobę gołosłowną).

Kalendarz ? jak to kalendarz. Może być elektroniczny lub papierowy ? jak wolicie. Ja preferuję papierowy, bo można go zawsze ze sobą zabrać i nie ma ryzyka, że na wskutek awarii u providera netu, zapomnę o ważnym spotkaniu. Dodatkowo, w pracy stosuję też kalendarz w postaci wtyczki ReminderFox, która przypomina mi na kilka minut przed określonym czasem o spotkaniu. Każdy z Was może mieć różne preferencje, ale pamiętajcie o tym, że jeśli używacie kalendarzy w formie papierowej i elektronicznej jednocześnie (co nie jest najlepszym rozwiązaniem, ale niekiedy trudno zmienić nawyki), to wasze zadania na dany dzień w obu miejscach muszą się pokrywać.

Tak jak i w przypadku listy zadań, tak i kalendarz można układać w odniesieniu do kontekstu. Oczywiście, jeśli masz jedno spotkanie umówione o 10.00 a drugie o 14.00 to nie połączysz ich w jedno, ale jeśli masz w dany dzień do wykonania kilka telefonów, lub podczas drogi na Twoje spotkanie możesz wykonać coś z listy ToDo, to warto zadania te gromadzić kontekstami.

Komfort braku przymusu ciągłego pamiętania o spotkaniu czy innej koniecznej do wykonania w określonym czasie rzeczy, jest naprawdę spory. Nieodmiennie denerwuję tym moich współpracowników, którzy pytają mnie np. o to, czy nasza salka konferencyjna (którą dość często okupuję), będzie za godzinę wolna. Nie pamiętając o tym kiedy mam spotkanie (bo przecież nie muszę ? mój przypominacz na Firefoxie, przypomni mi o nim 15minut wcześniej), odsyłam ich do intranetu, w którym rezerwuję salę na określone godziny i z anielskim uśmiechem mówię ?nie mam zielonego pojęcia ? sprawdź sobie sam?. Mina każdego współpracownika ? bezcenna. A za to wszystko płaci GTD. Naprawdę warto!