Też macie ten problem, że z dnia na dzień przepisujecie większość swoich zadań - na następną listę...? Niestety, zwykle planujemy sobie zbyt dużo zajęć, albo nieodpowiednio je segregujemy, czy też zapisujemy rzeczy, z którymi po prostu nie nadążamy. Pojawiają się nowe, pilniejsze - i tamte schodzą na dalszy plan.
Jak "wyczyścić" naszą listę dziennych zadań tak, żeby pozbyć się zaległości?
Też macie ten problem, że z dnia na dzień przepisujecie większość swoich zadań - na następną listę...? Niestety, zwykle planujemy sobie zbyt dużo zajęć, albo nieodpowiednio je segregujemy, czy też zapisujemy rzeczy, z którymi po prostu nie nadążamy. Pojawiają się nowe, pilniejsze - i tamte schodzą na dalszy plan.
Jak "wyczyścić" naszą listę dziennych zadań tak, żeby pozbyć się zaległości?
Krok 1: robimy standardową listę zadań na następny dzień.
Pamiętajmy przy tym, że niektóre, nie tak pilne rzeczy, można spokojnie rozpisać sobie na cały tydzień. Lista powinna obejmować przede wszystkim to wszystko, co koniecznie musi być wykonane jutro.
Krok 2: wybieramy jedną do trzech "zaległości".
Tych wybranych zaległości pozbędziemy się jutro. Sprawdzamy, czy przypadkiem któreś punkty na liście nie łączą się ze sobą - np. złożenie dokumentów w urzędzie oraz odebranie z niego zaświadczenia. Jeśli tak, oczywiście wybieramy obie te czynności, nie ma sensu rozkładać ich przecież na kolejne dni. Dobrze jest zacząć od tych najbardziej zaległych, przepisywanych parę czy nawet paręnaście razy.
Pod naszą już utworzoną listą robimy drugą, na której znaleźć się mają tylko i wyłącznie te wybrane przez nas czynności. To ich będziemy się jutro "pozbywać" z planu dnia.
Krok 3: określamy ramy czasowe.
Z listy standardowej wybieramy te zadania, które trzeba wykonać w określonych godzinach. Zwykle nie jest ich dużo, da się więc z pozostałego czasu wybrać takie ramy, kiedy nic nie mamy konkretnie zaplanowanego. Tu właśnie jest miejsce na wpisanie zaległości do "pozbycia się" starych zadań z listy.
Jeżeli system ma być skuteczny, powinniśmy określić sobie na przykład tak:
- od 13.00 do 13.30 - zadanie A
- od 13.35 do 14.05 - zadanie B
- od 14.10 do 14.40 - zadanie C
Wpisujemy je w plan dnia jednym ciągiem, bez przerw na inne czynności. Jak zauważyliście, między kolejnymi punktami powinno być około 5 minut przerwy - to jest ten moment, kiedy możemy iść zaparzyć sobie kawy, odetchnąć świeżym powietrzem czy sprawdzić pocztę. Taka przerwa odrywa nas mentalnie od poprzedniego zadania, dzięki czemu do następnego podchodzimy nie myśląc już nad tym, co właśnie skończyliśmy robić.
Dzięki takiemu systemowi w ciągu kilku dni oczyścimy sobie listę zadań z zaległości i nie będziemy już tracić czasu na ciągłe przekładanie ich, a więc i zastanawianie się, gdzie by tu je jutro, pojutrze, za dwa dni - wcisnąć w swój plan. Ma to też spore znaczenie motywacyjne: widzimy, że zadań wyraźnie ubywa, są kolejno realizowane, a więc mamy poczucie skuteczności podejmowanych działań.