Projekty w GTD

W zeszłym tygodniu pisałam o sposobie analizy zadań w ramach metodologii GTD. Poza dość nieskomplikowanymi zadaniami typu ?zadzwonić do klienta X?, ?wysłać ofertę kontrahentowi Y? czy ?przeprowadzić remanent stanu towaru?, miewamy też w pracy bardziej skomplikowane zadania, których wykonanie wymaga przeprowadzenia sekwencji kilku lub kilkunastu zadań. Takie większe zadania to projekty. Jak sobie z nimi radzić?

W zeszłym tygodniu pisałam o sposobie analizy zadań w ramach metodologii GTD. Poza dość nieskomplikowanymi zadaniami typu ?zadzwonić do klienta X?, ?wysłać ofertę kontrahentowi Y? czy ?przeprowadzić remanent stanu towaru?, miewamy też w pracy bardziej skomplikowane zadania, których wykonanie wymaga przeprowadzenia sekwencji kilku lub kilkunastu zadań. Takie większe zadania to projekty. Jak sobie z nimi radzić?

Projekt to nic innego jak cykl zadań, którym przyświeca jeden cel. Umieszczając projekt w teczce ?do zrobienia? musimy je zanalizować  - czyli zastanowić się nad tym, czego potrzebujemy do tego by je wykonać (inaczej mówiąc ? zrozumieć zadanie) oraz zaplanować je w czasie i kontekście. Rozbijamy więc zadanie na ?pod zadania? i zapisujemy je na naszej liście ?do zrobienia? w formie instrukcji ?krok po kroku?, która doprowadza nas do finału ? czyli wykonania zadania. To, co jest tu ważne to konieczność zorientowania na cel projektu.

Cel projektu w Getting Things Done

[/h3]

Skupiając się na kolejno po sobie następujących zadaniach istnieje spora szansa na to, że tracąc z oczu cel, uzyskamy zupełnie inny wynik, niż na początku zakładaliśmy. Wyobraźcie to sobie na przykładzie budowy domu. Dopóki murujesz ściany, ale jednocześnie raz na czas odsuwasz się na kilka metrów i patrzysz na całość domu oraz sprawdzasz z planem umiejscowienie drzwi czy okien ? dom zbudujesz funkcjonalny i zgodny z projektem. Jeśli jednak skupiałbyś się jedynie na dokładaniu kolejnych cegiełek, szybko może okazać się, że gdzieś zgubiłeś pion, gdzieś zapomniałeś o oknie (bo w Twojej liście na dany dzień byłą informacja ?ułożyć kolejny rząd cegieł?) i Twój dom bardziej przypomina pijany bunkier.

Wykonywanie projektu najlepiej prześledzić na przykładzie a jako przykład weźmy sobie ?projekt rekrutacyjny? ? czyli zadanie, złożone z kilku elementów i wymagające współudziału osób trzecich (a dotyczące prowadzenia rekrutacji na stanowisko X).

Zanim rozpoczniemy działanie nad takim projektem i zaczniemy wrzucać zadania na nasze listy ?do zrobienia?, musimy rozpisać projekt na etapy, które pozwolą nam ? podczas podsumowań sprawdzić, czy nie ?zapomnieliśmy o oknie?. Zastanawiamy się więc nad tym, co jest nam potrzebne do tego, by przeprowadzić efektywny proces rekrutacyjny. Droga myślenia może być więc taka: aby mieć pracownika trzeba go wybrać spośród kandydatów ? aby mieć kandydatów trzeba dać ogłoszenie rekrutacyjne ? aby dać ogłoszenie, trzeba wiedzieć jakie kompetencje na danym stanowisku są wymagane.

Ten proces myślowy, prowadzi nas do pierwszego etapu pracy (zadania), czyli konieczności ustalenia kompetencji, jakie ma mieć kandydat. Jak to zrobić? Najlepiej uzyskać te dane od osoby, która potrzebuje pracownika (kierownika danego działu). Decydujemy więc czy wolimy aby dane takie zostały nam wysłane mailem, czy też chcemy się spotkać z tą osobą i zapisujemy na liście pierwsze dotyczące projektu zadanie ? ?napisać maila do kierownika X z pytaniem o oczekiwane kompetencje kandydata? lub ?zadzwonić do kierownika X aby umówić się na spotkanie?. W przypadku, kiedy wybierzemy pierwszą opcję, po wykonaniu zadania (czyli wysłaniu maila), nasz projekt ląduje w teczce ?oczekujące? (czyli np. przenosimy maila do odpowiedniego folderu). W przypadku sposobu drugiego, po wykonaniu telefonu i ustaleniu terminu i miejsca spotkania, zaznaczamy w naszym kalendarzu termin spotkania (np. za trzy dni o 9.00) i do tego momentu zapominamy o prowadzonym projekcie.

Abyśmy jednak nie zapomnieli o nim całkowicie, nasz projekt musi podlegać przeglądowi (zawsze się bowiem może zdarzyć, że kierownik do którego wysłałeś maila zapomni o nim, skasuje go, a w trzy tygodnie później, zrobi Ci dziką awanturę, że ma braki kadrowe, zapominając o tym, że TO ON nie odpisał na Twojego maila).

Podczas wykonywania przeglądu, jest też czas na to, by przyjrzeć się temu, co zostało do tej pory zrobione i czy to, co zostało zrobione ? działa. Czyli spojrzeć z meta poziomu na projekt. W naszym przykładzie, będzie to ocena tego, czy ogłoszenia okazały się skuteczne, a kandydaci wysłali CV, czy też może trzeba uaktualnić ogłoszenie, znaleźć nowe kanały lub je zmienić, bo aplikacje przychodzą nie takie, jakich oczekiwaliśmy.

Prowadząc projekt, dobrze jest stworzyć sobie folder lub teczkę z nazwą projektu ? dzięki temu, wszystkie potrzebne do projektu rzeczy, będziesz trzymać w jednym, łatwo dostępnym i prostym do znalezienia miejscu. Po zakończeniu zaś projektu, można dane przenieść do archiwum.

Korzyścią z prowadzenia projektu metodą GTD jest - moim zdaniem ? przede wszystkim to, że rozbijamy duże zadanie na części. Dzięki czemu nie jest to ogromny i przerażający projekt z ?którym na pewno sobie nie poradzimy i nie wiemy jak go ugryźć?. Metoda Getting Things Done pozwala oswoić projekty. Według Allena, wykonując projekt masz widzieć jedynie kolejny, następny etap który masz do wykonania ? nie musisz zaś patrzeć w przód i martwić się tym, co będziesz miał do zrobienia za 10 kolejnych kroków. Takie myślenie rzeczywiście redukuje niepokój i ułatwia robienie zadań- najczęściej bowiem rzeczywiście to, czego się obawiałeś, ?samo wychodzi?. Koniecznie jednak trzeba pamiętać o cotygodniowych (lub częstszych jeśli tego wymaga projekt) podsumowaniach, aby nie okazało się, że ?wyszło nam co innego?.