Korespondencja zawodowa a spam

Na początek: co to jest spam?

Elektroniczna wiadomość jest spamem w rozumieniu prawa, jeżeli spełnia wszystkie poniższe warunki:

• treść i kontekst wiadomości są niezależne od tożsamości odbiorcy, ponieważ ta sama treść może być skierowana do wielu innych potencjalnych odbiorców

• jej odbiorca nie wyraził uprzedniej, możliwej do weryfikacji, zamierzonej, wyraźnej i zawsze odwoływalnej zgody na otrzymanie tej wiadomości

• treść wiadomości daje odbiorcy podstawę do przypuszczeń, iż nadawca wskutek jej wysłania może odnieść korzyści nieproporcjonalne w stosunku do korzyści odbiorcy wynikających z jej odebrania

Z tego, że niechciane reklamy przesyłane mailem zrobiły się nielegalne, cieszymy się niemal wszyscy - spora część firm zaczęła się jednak zastanawiać co, komu i w jaki sposób wysyła. Czasem jednak obowiązujące ustawy stanowią pewne utrudnienie: kiedy mamy firmę i chcemy zaproponować innej firmie współpracę. Teraz trzeba to zrobić w odpowiedni sposób...

Na początek: co to jest spam?

Elektroniczna wiadomość jest spamem w rozumieniu prawa, jeżeli spełnia wszystkie poniższe warunki:

• treść i kontekst wiadomości są niezależne od tożsamości odbiorcy, ponieważ ta sama treść może być skierowana do wielu innych potencjalnych odbiorców

• jej odbiorca nie wyraził uprzedniej, możliwej do weryfikacji, zamierzonej, wyraźnej i zawsze odwoływalnej zgody na otrzymanie tej wiadomości

• treść wiadomości daje odbiorcy podstawę do przypuszczeń, iż nadawca wskutek jej wysłania może odnieść korzyści nieproporcjonalne w stosunku do korzyści odbiorcy wynikających z jej odebrania

Jeżeli wysyłana wiadomość podpada pod powyższe punkty, to zgodnie z prawem stanowi spam. Może to kosztować od 20 do 5.000 PLN grzywny. Za jednego maila ze spamem.

Odbiorca musi wyrazić zgodę

Samo umieszczenie przez osobę prywatną lub firmę adresu e-mail na stronie internetowej, nie oznacza wcale, że została wyrażona zgoda na przesłanie oferty. W ogóle zgoda nie może być dorozumiana - musi być wyrażona wprost i celowo. W zasadzie więc, należy najpierw wysłać maila z pytaniem o zgodę na otrzymanie materiałów promocyjnych, a dopiero po jej uzyskaniu przesłać właściwą wiadomość.

Uwaga! Prawo dość dokładnie określa, co jest przesyłką reklamową - nie przejdzie konstrukcja typu:

Proszę o wyrażenie zgody na przesłanie oferty hurtowej sprzedaży czerwonych i żółtych papierowych kwiatków, za jedyne 3 PLN za sztukę (szczegóły na stronie http://.....)

Odbiorca zawsze może cofnąć zgodę

Jeśli odbiorca wyraził zgodę na przesłanie (jednorazowe) takiej informacji, to możesz ją wysłać raz. Jeżeli masz zgodę na przesyłanie (stałe) ofert, nie musisz pytać za każdym razem. W tym drugim przypadku odbiorca musi mieć jednak możliwość cofnąć zgodę w dowolnym momencie - a ciebie taka jego decyzja zobowiązuje do zaprzestania wysyłania wiadomości.

Przechowuj zgody

Jeśli nie wysyłasz ofert zbyt często, za to przez dłuższy okres czasu, odbiorca może po paru miesiącach przestać kojarzyć kiedy zgodę wyraził. W razie potrzeby musisz mieć więc możliwość udowodnienia, że taką zgodę posiadasz - zadbaj o to, unikniesz problemów.

Trochę kultury też nie zaszkodzi

Zadbaj więc również o to, aby:

• Odbiorca wiedział, kto wysyła mu ofertę. Podaj nazwę firmy, swoje nazwisko, stronę internetową, adres e-mail także w treści.

• Odbiorca nie został wprowadzony w błąd. Nie udawaj znajomego pisząc w temacie cześć, tu Jurek!. Jeśli nazwa twojej firmy jest przypadkiem podobna do innej, znacznie bardziej znanej, zaznacz też, że to nie ta sama firma.

• Odbiorca wiedział, w jaki sposób może zgodę odwołać.

• Ilość przesyłek i ich zawartość nie przekraczały zdrowego rozsądku - ok, można wysłać kilka razy w tygodniu jeśli coś ważnego w ofercie się zmienia, ale nie trzy razy dziennie inną pozycję z listy produktów obejmującej 1.000 typów i kolorów...