Nieoczywiste oczywistości, czyli jak notować?

Jak często zdarza wam się znaleźć karteczkę, na której widnieje zapisany waszym pismem numer telefonu... i nic więcej, co identyfikowałoby jakoś ten numer? Jeżeli często, to znaczy, że nie znacie, albo nie stosujecie w praktyce kilku prostych zasad notowania.

Zazwyczaj jest tak, że kiedy piszemy notatkę, używamy gigantycznych skrótów myślowych. W momencie, kiedy zapisujemy numer telefonu, jest dla nas przecież oczywiste, że jest to numer do pani Anity z księgowości, do której mamy zadzwonić w sprawie raportu.

Problem w tym, że już jutro nie będzie to takie oczywiste. A za tydzień czy miesiąc będziemy się drapać po głowie i zastanawiać, o co nam z tym numerem właściwie chodziło - i do kogo on jest?

Dlatego właśnie już na etapie notatek warto jest stosować kilka prostych zasad. Jeżeli już teraz zaczniemy, za 2-3 tygodnie wejdą nam one w nawyk - i przestaniemy znajdować "anonimowe" karteczki.

Zasada 1: nic nie jest oczywiste.

Wystarczy do tego numeru dopisać na przykład: "p. Anita, księgowość - raport", żebyśmy nawet za miesiąc wiedzieli mniej więcej, o co chodziło. Jeżeli dopiszemy do tego jeszcze datę zrobienia notatki, w razie potrzeby znajdziemy później w kalendarzu, co tego dnia robiliśmy i do czego nam ten numer był potrzebny.

Zasada 2: pisz jak sekretarka.

Jak długo popracowałaby sekretarka, która kładłaby na biurko szefa notatki w rodzaju "trzeba złożyć zamówienie" albo "dzwonił klient" - bez żadnego wyjaśnienia, co to za klient i jakie zamówienie? Dopisuj od razu takie podstawowe informacje, nie będziesz się potem denerwować, że COŚ miałeś zrobić - ale nie bardzo wiesz, co to było.

Zasada 3: używaj karteczek post-it.

Nie czarujmy się, nikomu nie chce się przepisywać notatek do kalendarza czy w inne przeznaczone na nie miejsce. Karteczki samoprzylepne mają natomiast tą fajną cechę, że można je po prostu wkleić na odpowiednią stronę pod datą sporządzenia - i gotowe. Nie wyskoczą nagle spośród dokumentów leżących z szufladzie i nie każą nam kombinować, co mieliśmy z nimi zrobić.

Zasada 4: segreguj notatki.

Wszystkie krótkie notki wrzucaj w jedno miejsce - i pod koniec dnia przejrzyj. Te, które potrzebujesz, opisz kilkoma dodatkowymi słowami i wklej do kalendarza. Notatki z zadaniami już wykonanymi wrzuć po prostu do śmietnika, a te, które wymagają jakiegoś działania jutro czy w najbliższym czasie, naklej w widocznym miejscu niedaleko stanowiska pracy. Dzięki temu unikniesz ich przesadnego nagromadzenia i przy okazji posegregujesz sobie zadania pod względem priorytetów.