Organizacja dokumentów: rachunki...

Ok, nikt nie lubi ich dostawać - ale i tak do każdego przychodzą. Rachunki za prąd, wodę, telefon, internet, zamówione usługi... Ba, nie tylko przychodzą - należałoby je jeszcze jakoś sensownie przechowywać. Jak sobie to wszystko wygodnie zorganizować?

Kiedy szukałam dość już dawno temu porad, jak sobie poradzić ze stertą rachunków, zwykle pojawiały się sugestie korzystania z segregatorów, koszulek czy teczek. Szczerze mówiąc, nie szło mi to; wyjęcie rachunku z koperty, obejrzenie, znalezienie odpowiedniego segregatora, wsadzenie w koszulkę albo przedziurkowanie - trwało to za długo, żeby chciało mi się to robić zaraz po wejściu do domu (i wyciągnięciu poczty ze skrzynki).

Uwaga! Sugestie dotyczą osób prywatnych - w firmach, nawet jednoosobowych, będzie to wyglądać inaczej...

Lepszym rozwiązaniem są pojemniki na dokumenty.

Nie jest szczególnie istotne, czy będą to popularne kuwety, pojemniki stojące, czy po prostu karton z przegródkami. Ważne, żeby można było po prostu wrzucić każdy rodzaj poczty w odpowiednią przegrodę - dzięki temu mamy w papierach porządek, a jednocześnie nie ryzykujemy konieczności szukania danego rachunku po wszystkich miejscach, gdzie mogliśmy go położyć.

Nie trzeba chyba dodawać, że pojemniki powinny stać we w miarę dostępnym miejscu, bo schowanie ich kilka pomieszczeń dalej w szafie może skutecznie zniechęcić do korzystania?

Pamiętanie o terminach.

Z rachunkami, które przychodzą co miesiąc, problem jest niewielki - zwykle płacimy je po prostu jak na konto wpłynie wypłata. Gorzej z przychodzącymi nieregularnie albo na przykład co trzy miesiące. Tu już przydaje się jakaś forma "wspomagania pamięci".

Można korzystać z kalendarza, pod warunkiem, że faktycznie do niego codziennie zaglądamy. Jeśli nie, to równie dobrze, a nawet lepiej, sprawi się terminarz w telefonie. Dodanie notatki i ustawienie alarmu na 2. dni wcześniej nie trwa długo, za to rozwiązuje problem doliczanych nam odsetek.

Płacenie rachunków.

Najłatwiej, najszybciej, a przeważnie też najtaniej jest robić to przez internet. Niezależnie jednak od metody, dowód wniesienia opłaty przyczepiamy od razu do rachunku, najlepiej zszywaczem. Wydrukowanie potwierdzenia zajmuje moment, natomiast znalezienie tej płatności po na przykład 2. latach (bo dostawcy usługi przypomniało się, że chyba nie płaciliśmy), takie proste już nie jest.

Przechowywanie rachunków.

Rachunki i dowody ich opłacenia co do zasady należy przechowywać przez 3. lata (istnieją odstępstwa, ale o nich kiedy indziej). W tym czasie papierów może się uzbierać sporo, więc na wypadek konieczności ich przeszukiwania dobrze jest jakoś je zorganizować.

Proponuję następujący podział:

• zwykłe kartonowe teczki na rachunki z poszczególnych miesięcy (styczeń 2011, luty 2011, itp);
• kolejny pojemnik, o wielkości wystarczającej na włożenie teczek - opisany konkretnym rokiem.

Można oczywiście segregować według typu rachunku, np. osobno za internet, osobno za prąd - ale naprawdę łatwiej jest przeszukać jedną teczkę z konkretnego miesiąca, niż rachunki za prąd z ostatnich trzech lat.

Co robić z pozostałymi dokumentami - następnym razem.