Poczta elektroniczna - naczelny pożeracz czasu pracy

Poczta elektroniczna to bardzo wygodne narzędzie komunikacji, znane praktycznie od samego początku istnienia Internetu. Niestety jednak, dla wielu osób stała się swoistą "smyczą", podobnie jak telefony komórkowe. Nawet zajmując się konkretnym zadaniem, ciągle jesteśmy rozpraszani nadchodzącymi wiadomościami, z których większość i tak okazuje się spamem.

Wystarczy jednak kilka prostych kroków, aby odzyskać sporą część traconego przed klientem pocztowym czasu.

Poczta elektroniczna to bardzo wygodne narzędzie komunikacji, znane praktycznie od samego początku istnienia Internetu. Niestety jednak, dla wielu osób stała się swoistą "smyczą", podobnie jak telefony komórkowe. Nawet zajmując się konkretnym zadaniem, ciągle jesteśmy rozpraszani nadchodzącymi wiadomościami, z których większość i tak okazuje się spamem.

Wystarczy jednak kilka prostych kroków, aby odzyskać sporą część traconego przed klientem pocztowym czasu.

Zainteresuj się funkcjami antyspamowymi

Każdy, kto korzysta ze skrzynki e-mail wie doskonale, że absolutną większość dostarczanych nam wiadomości stanowi zwyczajny spam. Przychodzą dziesiątki maili reklamowych dotyczących produktów i usług, które kompletnie nas nie interesują - ale jednak odrywają nas na chwilę od ważnych zajęć, bo przecież trzeba sprawdzić, co przyszło. Wybijamy się w ten sposób z rytmu, zupełnie niepotrzebnie.

Rozwiązań antyspamowych jest już w tej chwili całkiem sporo. Każdy z łatwością dobierze coś odpowiedniego dla swoich potrzeb. Zmniejszając zaś liczbę dochodzących codziennie maili o te, których i tak nie potrzebujemy, zyskujemy czasami nawet godzinę dodatkowego czasu pracy.

Nie baw się mailami w czasie pracy

Nasze babki mawiały "nie baw się jedzeniem". Teraz, kiedy dorośliśmy, nie powinniśmy się też bawić narzędziem pracy, którym jest poczta elektroniczna. Daruj sobie wszelkie łańcuszki i wysyłanie śmiesznych fotek z kont służbowych oraz tych, które wykorzystujesz w pracy. Załóż sobie osobne, "towarzyskie", i baw się nim ile chcesz - kiedy skończysz wykonywać zaplanowane zadania. W czasie pracy zaś w ogóle na to konto nie zaglądaj.

Nie pisz długich maili, bądź konkretny

Jeżeli opis sprawy, którą chcesz załatwić mailem, zajmuje więcej niż 1-1,5 strony A4 - to załóż z góry, że jest to coś, co wymaga kontaktu telefonicznego lub osobistego. Jeśli uprzesz się na pocztę elektroniczną, to będziecie wymieniać wiadomości jeszcze długo, wyjaśniając sobie i omawiając poszczególne fragmenty. Szkoda czasu, rozmowa zawsze jest konkretniejsza.

Kiedy przedstawiasz swoją sprawę pisz krótko, bez zbędnych opisów i dodatkowych informacji "na wszelki wypadek". Jeśli tak się nie da - patrz poprzedni akapit.

Ustaw sobie stopkę maila

Skonfiguruj w programie pocztowym automatycznie dodawany do każdej wysyłanej wiadomości opis. Oszczędzisz masę czasu poświęcanego na ręczne "wklepywanie" danych kontaktowych. Dodatkową korzyścią jest to, że na pewno nie zapomnisz niczego dodać, odbiorca zawsze dostanie komplet informacji.

Korzystaj z filtrów wiadomości

Utwórz katalogi na najważniejsze i te mniej ważne e-maile, np.:

• szef
• marketing
• projekty
• bzdury
• do przejrzenia
• wykonane

Ustaw sobie filtry tak, żeby przychodzące wiadomości wpadały od razu do odpowiedniego katalogu. Dzięki temu widzisz od razu po uruchomieniu programu pocztowego, czy otrzymałeś coś, czym musisz się natychmiast zająć - czy też może to poczekać aż skończysz inne czynności.

Korzystaj z szablonów

Temat szablonów omawiałam kilka dni temu w tekście Szablony i procedury ? ułatw sobie codzienne zadania. W skrócie: warto stworzyć sobie kilka szablonowych odpowiedzi - np. potwierdzenie otrzymania dokumentów pocztą, informacji o profilu działalności firmy, potwierdzenia zgody (lub jej braku) na przesłanie oferty handlowej, potwierdzenie czy umówienie spotkania, etc.

Dzięki temu zamiast siedzieć i pisać odpowiedź - klikniesz w odpowiednich miejscach, zmienisz parę informacji, i możesz wysyłać. Kolosalna oszczędność czasu!

Nie sprawdzaj poczty tak często

Ile minut mija między jednym a drugim kliknięciem w "odbierz pocztę"? Prowadzone w europejskich firmach badania mówią, że średnio jest to... 12 minut. Tak naprawdę zaś niewiele jest sytuacji, które rzeczywiście wymagają ciągłego sprawdzania poczty - nawet, jeżeli jest to nasze główne narzędzie pracy.

Ustaw sobie automatyczne pobieranie wiadomości. I niech między jednym a drugim pobraniem mija przynajmniej pół godziny, a optymalnie godzina. Większość spraw nie jest aż tak pilna, żeby nie mogły poczekać dwóch czy trzech kwadransów - a jeżeli taka się trafi, to zapewne wiesz że nastąpi i możesz po prostu zrobić wyjątek od reguły czekając na tego jednego maila. Później zminimalizuj program i poczekaj na następne automatyczne sprawdzanie.

Korzystaj z autorespondera

Ten punkt ściśle wiąże się z poprzednim. Kiedy ściągasz pocztę co godzinę, możesz nieco ostudzić potencjalną niecierpliwość piszących do ciebie osób. Ustaw automatyczną odpowiedź na maile z informacją, że poczta doszła i odpowiesz na nią w ciągu najbliższych dwóch godzin (1,5 godziny, godziny, po południu, etc.).

Nadawcy skierowanych do ciebie e-maili będą wiedzieć, że odpowiesz i kiedy to zrobisz - nie muszą się więc stresować ani wysyłać dodatkowych wiadomości typu "kiedy odpiszesz?"