Aby czas nie uciekał przez palce...

Być może popełniamy jeden z popularnych błędów dotyczących rozplanowania pracy.

Jak to jest, że niektórym ludziom 24-godzinna doba w zupełności wystarcza na zrobienie wszystkiego (i jeszcze się wyśpią!) - a nam kompletnie nie idzie wtłoczenie swoich zajęć w te wąskie ramy czasowe?...

Być może popełniamy jeden z popularnych błędów dotyczących rozplanowania pracy.

Błąd 1: nieprzyjemne zadania odkładamy "na potem"

Najczęściej jest tak, że kiedy mamy do przygotowania wyjątkowo nudne zestawienie albo musimy spotkać się z nielubianym klientem - przekładamy to tak długo, jak tylko się da. W rezultacie cały czas "wisi" to nad nami, nie pozwalając się całkowicie skupić na innych zajęciach. Naturalne jest bowiem, że jeśli czeka nas coś nieprzyjemnego, to non stop powracamy do tego tematu w myślach - i jeszcze bardziej nakręcamy się na NIE.

Zaciśnij zęby - i zacznij dzień od tych właśnie nielubianych spraw. Pozbądź się ich po prostu z rozkładu zajęć i przy okazji z myśli. Odetchniesz z ulgą i twoja efektywność momentalnie wzrośnie.

Błąd 2: nie grupujemy zadań

Często obserwuję ludzi, którzy ganiają w tą i z powrotem między swoim biurkiem a poszczególnymi działami firmy - zamiast wziąć od razu wszystkie dokumenty i załatwić kilka spraw po drodze. Jeżeli masz do wykonania kilka podobnych zadań, np. trzy oferty dla klientów dotyczące podobnego tematu, albo złożenie dokumentów w dwóch urzędach w mieście - zaplanuj je sobie czasowo tuż obok siebie.

Nie ma sensu kilka razy biegać po mieście czy nawet po budynku firmy, załatwiając po jednej sprawie. Marnujesz w ten sposób naprawdę olbrzymią ilość cennego czasu - twojego czasu.

Błąd 3: nie jesteśmy systematyczni

Ile czasu zajmie ci codzienne uzupełnienie danych w tabelach o zaledwie kilka nowych wartości? A jeśli zrobisz to dopiero za tydzień i tych wpisów będzie już kilkadziesiąt...? Wbrew pozorom ten czas nie będzie taki sam, stracisz go sporo na analizowanie poszczególnych informacji - i ponosisz większe ryzyko pomyłki. Te zaś potrafią być bardzo, bardzo czasochłonne...

Jeżeli masz codzienne, krótkie, powtarzalne zadania - ustal sobie pół godzinki z samego rana na ich wykonanie. I faktycznie wtedy je rób, bez kręcenia że "teraz jest tego mało, jutro nadrobię".

Błąd 4: pozwalamy się okradać z czasu

Gadatliwi koledzy z pracy czy przyjaciele potrafią prześlicznie rozłożyć cały plan dnia. Z jednej strony jakoś głupio nam ich spławić - z drugiej cały czas wiemy, że właśnie ucieka nam czas, który powinniśmy poświęcić na dokończenie prezentacji czy raportu żeby nie siedzieć po godzinach.

Podobnie jest z różnymi przerywnikami - ok, serwis z dowcipami jest fajny, ale ta prezentacja i tak nad tobą wisi i nigdzie sobie nie pójdzie. Warto okradać się samemu z własnego czasu? Jeśli skończysz pracę o ustalonej godzinie, to siedząc już wygodnie we własnym domu możesz kawały poczytać... o ile wtedy będzie ci się jeszcze chciało.

Błąd 5: zapominamy o prawdziwym celu

To, co najbardziej wydłuża nam wykonywanie wszelkich zadań - to brak motywacji. Kiedy ugrzęźniemy w kolejnym raporcie i mamy już serdecznie dość tych cyferek, warto sobie przypomnieć, po co w zasadzie nad tym siedzimy. Może potrzebujemy tej pracy bo wzięliśmy kredyt na swoje wymarzone mieszkanie? Albo wybieramy się na wakacje w ulubione miejsce? A może chcemy się jak najwięcej nauczyć przed założeniem własnej firmy - i te cyferki to jest właśnie coś, co nam w tym pomoże?

Nieważne jaka jest twoja motywacja. Ważne, żeby w ogóle istniała - im silniejsza, tym lepsza.

Błąd 6: dajemy się zamknąć w monotonii dnia

Statystyki pokazują, że większość ludzi zajmuje się w czasie pracy różnymi rzeczami - serwisami społecznościowymi, prywatną korespondencją, grami online - tylko nie tym, co powinni. Powód jest zwykle jeden: ci ludzie się zwyczajnie nudzą. A nuda zabija koncentrację i drastycznie zmniejsza efektywność.

Staraj się nie robić zbyt długo tej samej rzeczy - urozmaicaj sobie zadania. Jeśli pół dnia przesiedziałeś nad prezentacjami, dla odmiany przejdź się do sąsiedniego działu i omów z handlowcem ofertę dla klienta. Skoro i tak masz to zaplanowane, to nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zrobić to między jednym a drugim papierkowym zadaniem.