Dlaczego firmy nadal korzystają z telefonów stacjonarnych?

Do końca lat 90, to raczej firmy dysponowały najnowocześniejszym sprzętem - zarówno komputerami jak i telefonami, których zaawansowane funkcje biznesowe służyły do zwiększenia wydajności pracowników i zapewniania im maksymalnej mobilności.

Dekadę później, na rynku coraz bardziej dominują smartfony, które mogą (i kosztują) więcej. Ich masowa obecność w biurach to nowe wyzwania dla firm. Zaawansowane funkcje (a raczej ich nadmiar) zaczynają raczej doskwierać, gdy produktywność przechodzi w prokrastynację. Firmowe punkty dostępowe sieci bezprzewodowej są coraz bardziej obciążone, rosnąca liczba aplikacji i podatność na ataki złośliwego oprogramowania oznacza częstsze i kosztowniejsze serwisowanie.

“Realizowane każdego roku przez UKE badania rynku telekomunikacyjnego pokazują, że firmy - szczególnie te duże, utrzymują telefonię stacjonarną z powodu korzyści jakie ona przynosi, a nie przyzwyczajenia. Ich podejście jest racjonalne - nie każdy pracownik potrzebuje telefonu komórkowego, ale z każdym musi być kontakt. Przyszłość telefonii stacjonarnej należy do VoIP, a nie analogowej. Specjalizacja, ergonomia, cena i możliwości integracyjne - to kluczowe przyczyny, dla której firmy będą korzystać z tej technologii i dedykowanych jej urządzeń” - komentuje Jarosław Łuczkiewicz, szef marketingu Datera (https://www.datera.pl).

Dla ograniczenia kosztów przedsiębiorstwa inwestują w telekomunikację stacjonarną VoIP, zyskując przy tym dostęp do unikalnych korzyści oferowanych przez tę technologię. To dlatego w 2018 roku w każdej dużej firmie można spotkać całe armady przeróżnych, biurkowych telefonów stacjonarnych.

Koszt dobrej jakości telefonu VoIP jest relatywnie bardzo niski - będzie on tańszy niż najniższej klasy smartfon. Istotna jest też mnogość opcji, na jakie może liczyć budująca infrastrukturę telekomunikacyjną firma. Można zainwestować w przewodowe telefony biurkowe (ceny od 200 - 220 zł), bezprzewodowe słuchawki podłączane do stacji DECT (koszt 1 słuchawki wynosi od 150 zł) lub nawet w zestawy słuchawkowe z mikrofonem podłączane do komputera (od 20 zł). Firma ma pełną swobodę w doborze sprzętu lub oprogramowania do dzwonienia i może się urządzić w myśl zasady “ani grosza na rzeczy, które nie są potrzebne”.

Warto wiedzieć, że technologia VoIP pozwala na posługiwanie się tym samym numerem telefonu na wszystkich posiadanych przez pracownika urządzeniach - od biurkowego telefonu, przez aplikację mobilną, po program PC.

Automatyczna konfiguracja (auto-provisioning) to funkcja zdalnego zarządzania telefonami z poziomu centrali telefonicznej VoIP. Pozwala nie tylko przekazać do urządzenia informacje o wykorzystywanym koncie i numerze telefonu, ale też często sterować wszystkimi parametrami urządzenia.

Jest to istotna funkcja dla większych biur, ale może być przydatna też w mniejszych firmach, gdyż bardzo ułatwia serwisowanie i utrzymanie.

Pozwala na m.in. na centralną kontrolę książek adresowych (dzięki czemu wszyscy pracownicy mają zawsze aktualne kontakty), konfiguracji przycisków funkcyjnych, ustawienie poczty głosowej lub nawet poszczególnych przycisków funkcyjnych.

O ile rosnące floty smartfonów wymusiły powstanie systemów do grupowego zarządzania nimi (uprawnieniami użytkowników do instalowania aplikacji, filtrów internetu etc.) to centralizacja całego systemu telefonicznego jest funkcją wbudowaną już w platformy jakie oferują najlepsi operatorzy VoIP (np. FCN, Datera).

Telefony VoIP są w olbrzymiej większości zaprojektowane do pracy biurowej i oferują wszystkie niezbędne tam funkcje - połączenia konferencyjne, przełączanie rozmówców, obsługa więcej niż jednej linii, zawieszanie połączeń, rozbudowane książki adresowe, pobieranie kontaktów z serwera.

Ich siłą jest maksymalna ergonomia i specjalizacja, pozwalająca na doskonałą responsywność czy wiele lat stabilnej pracy na recepcji, w sekretariacie czy contact center.

Jest to drugi biegun względem smartfonów i aplikacji cierpiących na skutek tzw. “feature creep”, czyli ciągłego dodawania funkcji do nich przez deweloperów do momentu aż nie przypominają one swojej pierwotnej wersji i konsumują coraz więcej zasobów systemowych, ale też problemu stopniowego zapychania się nawet dobrej klasy smartfonów w wyniku kolejnych aktualizacji.

Oczywiście, są na rynku dostępne urządzenia stacjonarne VoIP będące faktycznie stacjami dokującymi do tabletów z systemem Android, albo telefony konferencyjne pozwalające na rozmowy wideo w jakości HD na firmowym telewizorze. Jest to jednak bardzo drogi sprzęt kupowany przez bardzo duże organizacje, które są gotowe na dodatkowe koszty aby zapewnić doskonałą czułość nagrywania w mikrofonie mającym obsłużyć konferencję na kilkudziesięciu uczestników.

Najważniejszą przyczyną, dla której telefony stacjonarne (VoIP) mają mocną pozycję w firmach, jest rozwój komunikacji wielokanałowej (tzn. BOK komunikuje się z klientami przez e-mail, czat, telefon i media społecznościowe). Powoduje ona, że każdy kanał musi funkcjonować w połączeniu z pozostałymi, a dane dotyczące rozmów muszą być pogrupowane “po kliencie” w sensownym zbiorze - na co pozwala najważniejsze narzędzie pracy BOK czy Sprzedaży - system CRM. Integracja telefonii VoIP z CRM jest kluczowym wdrożeniem w każdej firmie na poważnie myślącej o sprzedawaniu przez telefon. To dzięki temu pracownik może wywoływać połączenia przez swój biurkowy telefon przez kliknięcie myszą w kontakt w CRM - albo automatycznie odebrać rozmowę z podglądem wszystkich danych klienta.

Na naszym rynku można kupić urządzenia bardzo wielu producentów, o bardzo różnych funkcjach i wyspecjalizowanych do konkretnych zadań. Część pracowników można wyposażyć w zestawy słuchawkowe z mikrofonami podłączane do komputera. Niektórzy będą potrzebować telefonu z rozbudowanym panelem do łatwego przełączania rozmówców. Jeszcze inni będą potrzebowali sprzętu z opcją rozmów wideo. Różnorodność sprzętu VoIP i elastyczność tej technologii, że firma naprawdę ma możliwość płacenia tylko za to, co jest jej potrzebne - i ani grosza więcej.