Faktura przesłana mailem nie jest fakturą

W naszym pięknym kraju prawo raz po raz tworzy paradoksy, których chyba jedynym celem jest uprzykrzanie nam życia. Mimo, że już od dawna na fakturach nie są wymagane podpisy i pieczątki wystawiającego oraz odbiorcy, fiskus w dalszym ciągu kwestionuje dokumenty przesłane mailem i wydrukowane przez adresata. Najwyraźniej zdaniem fiskusa różnią się czymś od tych wydrukowanych na komputerze, na którym zostały wystawione...

Wiele niewielkich firm, aby zaoszczędzić na kosztach wysyłania zwłaszcza regularnie wystawianych faktur, drukuje je po prostu do formatu PDF i w tej postaci wysyła mailem klientom. Taki proces nie został w ogóle przewidziany przez polskie prawo: nie jest to bowiem ani tradycyjna papierowa faktura, ani też faktura elektroniczna w rozumieniu obowiązujących przepisów.

Z tego też powodu sprzedawca, który chce przy przekazie faktur korzystać z Internetu, musi uczynić to w trybie rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Mimo więc, że faktura wydrukowana na drukarce wystawcy i ta, wydrukowana samodzielnie przez odbiorcę, fizycznie nie różnią się dokładnie niczym - pierwsza daje prawo do odliczeń, druga natomiast jest nieważna z punktu widzenia przepisów.

Oczywiście brak logiki takiego rozróżnienia sprawia, że w praktyce mało kto się tym przejmuje i w razie potrzeby obie strony stoją twardo na stanowisku, że fakturę wydrukował u siebie wystawiający i przesłał ją tradycyjną pocztą. Wtedy wszystko jest zgodne z przepisami i dokument stanowi podstawę np. do odliczenia podatku VAT. Warto jednak pamiętać zawsze, że taki sposób przekazywania faktur stanowi swego rodzaju obejście przepisów i może być - a nawet na pewno będzie - zakwestionowany przez fiskusa w razie wyjścia na jaw faktycznego sposobu przesłania dokumentu.