Jak uniknąć przeładowania mailami?

Wielu z nas jest przeładowanych mailami. Jednych dotyczy to w mniejszym stopniu, innych w większym, jednak jest to wciąż dość znaczący problem. Nie do końca musi tak jednak być. Dlaczego nie możemy powstrzymać się od ciągłego sprawdzania maili (co znacznie obniża naszą produktywność)? Dlaczego pozwalamy, aby e-maile rządziły naszym życiem? Odpowiedź jest dość prosta. Odebranie maila jest najprostszą czynnością, którą możemy wykonać na komputerze.  Korzystamy więc z poczty, gdyż jest to w pewnym stopniu ucieczka przed innymi zadaniami. Są jednak pewne metody, aby ograniczyć przeładowanie mailami i nie zgubić się w tym wszystkim, co dostajemy na naszą skrzynkę.

Co więc powinniśmy zrobić, aby okiełznać naszą skrzynkę mailową?

Struktura i podział

Wielu z nas sprawdza pocztę, co chwila zamiast wyznaczyć sobie czas na ich sprawdzenie. Czasem maile wymagają różnych działań, a jeśli wszystkie mamy wrzucone w jednym worku, nie będziemy mieć żadnej szansy, aby szybko się z tym uporać. W tym wypadku powinniśmy przyjąć zasadę dwóch minut. Kierując się nią, ustalamy, że to co, jesteśmy w stanie zrobić w dwie minuty robimy najpierw. Dla maili, które potrzebują więcej czasu, tworzymy osobny katalog, dzieląc je chociażby na takie, które wymagają jakiejś akcji i te, które mogą poczekać.

Jedną z propozycji jest stworzenie folderów: ?akcja?, ?oczekujące?, ?wymagające odwołania się?. Dzięki temu nasze wiadomości nie będą się mieszać, co spowoduje, że będziemy mogli dużo szybciej i skuteczniej skontrolować naszą skrzynkę. Należy pamiętać, że sprawdzenie maili i pozostawienie ich, jest najgorszą z możliwych opcji, gdyż zapewne zostawimy je bez odpowiedzi, zapomnimy o nich itp.

Zadecydujmy, kiedy sprawdzić skrzynkę odbiorczą

Musimy pamiętać, że skrzynkę odbiorczą kontrolujemy my, a nie na odwrót. Jeśli korzystamy z Outlooka lub innego programu możemy włączyć sobie odbieranie maili, co pół godziny lub jeszcze rzadziej.  To spowoduje, że nasze środowisko pracy będzie spokojniejsze i bardziej produktywne. Jeśli korzystamy z powiadamiania mailowego, powinniśmy wyłączyć je. Dopiero przy odbiorze większej grupy maili, powinniśmy je podzielić i pogrupować.

Jeśli zaczniemy odpowiadać na każdego maila, zaraz po jego otrzymaniu , wybijemy się z naszego rytmu pracy. Ustalmy więc godziny, w których będziemy sprawdzać swoją skrzynkę i dokonamy grupowania, a potem wykonamy akcje.  Jeśli nasza praca na to pozwoli, odbierajmy maile dopiero po około 4 godzinach pracy i skupmy się na zadaniach, które musimy wykonać. Jeśli bowiem otworzymy skrzynkę tysiąc rzeczy będzie w stanie nas rozproszyć. Ignorowanie maili przez pierwsze parę godzin nie jest łatwe. Na początku będziemy się martwić, co też może być w naszej skrzynce.

Dopiero trzeciego dnia jesteśmy w stanie skupić się na naszych zadaniach. Nasza produktywność wzroście jednak dość znacznie i nie będziemy mieć wiszących nad nami zadań.

Redukcja e-maili

Kolejną strategią, która pomoże nam uniknąć przeładowania mailami jest otrzymywanie ich mniejszej ilości. Wypiszmy się więc z subskrypcji, której nie potrzebujemy i której nie czytamy. Zredukujmy też liczbę maili, które wysyłamy. Jeśli wyślemy ich mniej, mniej z nich do nas wróci. Nie klikajmy więc zbyt często ?Odpowiedz wszystkim?, gdyż multiplikuje to odpowiedzi.

Ważne jest, abyśmy wpisywali także tytuł wiadomości, bo dzięki temu będziemy mogli łatwo je pogrupować. Kiepskie jakościowo maile ciężko zakwalifikować i dłużej się je czyta.

Używanie dostępnych narzędzi

Pewne narzędzia są w stanie automatycznie przefiltrować wiadomości, które mają mały priorytet, do folderu, który odwiedzamy rzadziej.  Używajmy też pewnych wzorców, jak podpis, który można szybko wstawić do wiadomości. Możemy je stworzyć dla kilku różnych grup.

Źródło: WSJ.com