Klaudr – lepsza komunikacja w zespole

Jak pokazuje ostatni raport opracowany przez Deloitte, przytłoczenie coraz większą ilością informacji i komunikatów obniża efektywność pracowników, ogranicza czas na kreatywną pracę oraz zmniejsza satysfakcję z realizowanych zadań. Przestarzałe rozwiązania technologiczne, w tym wykorzystywanie poczty e-mail jako podstawowego narzędzia komunikacji w zespole, zamiast ułatwiać, utrudniają i wydłużają pracę, zwiększając ryzyko wyczerpania zawodowego. Środowisko IT, jakie zapewniają pracodawcy często nie wystarcza nam do efektywnej realizacji zadań. Jak pokazują raporty, ponad 1/3 amerykańskich pracowników gotowa jest zapłacić z własnej kieszeni za aplikacje sprzyjające sprawnemu wykonywaniu pracy zawodowej. Nowoczesna kadra najbardziej ceni sobie te rozwiązania, które umożliwiają jej łatwy dostęp do informacji, zwiększają produktywność i wspierają współpracę w zespole – mówi Grzegorz Gwiazdowski, pomysłodawca i współtwórca Klaudra, interaktywnej platformy do zarządzania projektami i organizacji pracy. Inwestycje w nowe technologie nie tylko pozwalają nam pracować efektywniej, ale generują również realne oszczędności dla biznesu. Amerykańskie dane pokazują, że wykorzystanie mobilnych aplikacji pozwala zaoszczędzić małym firmom nawet 6 tys. dolarów w skali roku – dodaje.

System pracy kolaboracyjnej powinien oferować funkcjonalności wspierające te składowe współpracy, które warunkują jej efektywność. Zespół powinien mieć wspólną wizję i cel, wspierać się wzajemnie i motywować do jego realizacji, mieć poczucie współodpowiedzialności za podejmowane działania. Współpraca powinna opierać się na jasnych zasadach, sprawnym przepływie informacji i wykorzystywać narzędzia komunikacji sprzyjające budowaniu atmosfery twórczego działania. Powodzenie projektów realizowanych przez grupę pracowników wymaga również bezwzględnie dobrej koordynacji i monitoringu wszystkich procesów. Jasne określenie celu, wybór osób do jego realizacji i klarowny podział zadań to punkt wyjścia każdej współpracy. Klaudr realizuje te procesy w bardzo prosty sposób. Aplikacja została stworzony z myślą o takiej organizacji pracy zespołu, która pozwala każdemu z jej członków widzieć podejmowane przedsięwzięcie jako całość. Jest oknem na świat realizowanego wspólnie projektu - daje dostęp do wszystkich niezbędnych informacji oraz pozwala w naturalny sposób komunikować się ze wszystkimi członkami zespołu - dzielić opiniami, pomysłami, dyskutować – wymienia Grzegorz Gwiazdowski.

Aby zespół czuł się zmotywowany na drodze do realizacji wspólnego celu, zadanie przed nim postawione musi być jasno określone. Klaudr pozwala mądrze określać wyzwania dla zespołu. Aplikacja umożliwia definiowanie celów zgodnie z techniką SMART – pozwala na jasne sformułowanie zadań, mierzenie postępów ich realizacji, a także precyzyjne określenie czasu, w jakim powinny być wykonane – wylicza Grzegorz Gwiazdowski. Pracownicy powinni wiedzieć, jakie kroki muszą wykonać, aby osiągnąć cel końcowy, posiadać narzędzie łatwej oceny postępu realizacji przedsięwzięcia i analizy przyczyn, z powodu których projekt napotkał ewentualne opóźnienie. Aplikacje do zarządzania projektami pozwalają pracownikom organizować i monitorować własne działania, dając jednocześnie wgląd w pracę innych osób i zależności, jakie występują pomiędzy przypisanymi im zadaniami. Wszystkie osoby zaangażowane w przedsięwzięcie widzą, jak ważną rolę pełnią w całym procesie, czują się współodpowiedzialne za projekt i chętniej wspierają się na drodze do wspólnego celu.

Wiele czynników ma wpływ na zaangażowanie pracowników - inspirujące środowisko pracy, dostęp do innowacyjnych narzędzi, dobry sposób organizacji działań, w tym podziału zadań i odpowiedzialności. Ważny jest też czas pracy. Jeśli zespół regularnie zostaje po godzinach, spada jego motywacja i energia do działania. Wierzymy, że Klaudr jako narzędzie komunikacji wykorzystujące funkcjonalności instant messaging, komentarzy i kontekstowych czatów, może zastąpić tradycyjną komunikację mailową, która obecnie pochłania nam zdecydowanie za dużo czasu – zauważa Grzegorz Gwiazdowski. Aplikacja umożliwia również szybki i łatwy dostęp do zasobów niezbędnych do realizacji zadań – pozwala w jednym miejscu zgromadzić wszystkie dokumenty i pliki, dzielić multimedia, wspólnie edytować materiały. Pracownicy nie tracą czasu na poszukiwanie niezbędnych informacji – mogą od razu zaangażować się w potrzebną do wykonania pracę – dodaje Grzegorz Gwiazdowski. Dzięki wykorzystaniu technologii cloud computingu, wszystkie dane bezpiecznie przechowywane w chmurze dostępne są z poziomu każdego urządzenia mobilnego, niezależnie od miejsca i czasu.

Zaangażowani pracownicy realizują swoje zadania sprawniej, przykładają również większą wagę do ich jakości. Efektywny zespół to najlepszy kapitał każdego biznesu, niezależnie od branży. Warto w niego inwestować, dostarczając mu jak najlepszych narzędzi pracy, ponieważ większa produktywność wpływa na lepszą jakość usług, wzrost konkurencyjności i zwiększa szansę firmy na sukces.

*10 trendów w rozwoju pracowników w roku 2014 według House of Skills

Trendy HR 2014 – jak przyciągnąć i utrzymać pracowników w XXI wieku