Kolekcjonowanie w Getting Things Done

Kolekcjonowanie w GTD jest procesem niezwykle energożernym i trudnym. Przede wszystkim dlatego, że bez kolekcjonowania nie mamy co marzyć o efektywnym wprowadzaniu GTD w życie, a pierwsze próby kolekcjonowania często prowadzą do frustracji związanej z tym, że nie wiemy jak, nie wiemy dlaczego i  - przede wszystkim ? nie wiemy w co łapki włożyć. Spróbujmy więc rozebrać fazę kolekcjonowania na czynniki pierwsze tak, aby było nam łatwiej i abyśmy nie zdążyli się zniechęcić zanim na dobre nie zaczniemy.

Co nieco o kolekcjonowaniu już pisałam we wstępie do GTD. Kto nie pamięta ? proponuję sięgnąć, bo aby móc skutecznie kolekcjonować trzeba zrozumieć filozofię tego procesu. W skrócie przypomnę, że chodzi o to, aby każde zadanie, każdy pomysł czy każdą rzecz przenieść i umieścić we właściwej mu przestrzeni. Tą przestrzenią może być nasz kalendarz, iPhone, aplikacja webowa, zestaw żółtych karteczek czy kilkanaście teczek wiązanych sznurkiem ? to wybieracie już według własnej wygody. Dzięki umieszczaniu każdej rzeczy i sprawy w naszym koszyku, odciążamy nasz umysł i naszą psychikę ? nie odczuwamy napięcia i możemy w spokoju pracować realizując zadania.

Najpierw wybrać musimy nasz ?koszyk?. Koszyk jest miejscem w którym gromadzić będziemy nasze zadania. Aplikacji i systemów które mogą stanowić efektywny koszyk jest mnóstwo. O kilku z nich już pisaliśmy na łamach lajfmajstra ? tablica korkowa, którą poleca Kira, TeuxDeux, Doit.im, GTDInBox dla Gmail, Kalendarz Google, ReminderFox. Systemów są setki i stale powstają nowe ? mniej lub bardziej skomplikowane. Przy wyborze odpowiedniego ?koszyka? warto kierować się następującymi zasadami:

• nie rozdrabniaj koszyka na drobne -  jeśli nie możesz stosować tylko jednego ?miejsca składowania zadań? wybierz ich maksymalnie dwa lub trzy (np. żółte karteczki na lodówce w domu, ReminderFox w Mozilli i dodatek doGmaila) ? jeśli będziesz miał kilka koszyków na różne sprawy szybko pogubisz się w tym, co gdzie masz i zaczniesz o niektórych koszykach zapominać, co w efekcie doprowadzi do pojawienia się nie załatwionych spraw. Najpierw więc siądź i zastanów się nad tym z czego najwygodniej Ci korzystać (jeśli np. pracujesz na jednym komputerze, możesz wybrać aplikację desktopową, jeśli jednak pracujesz mobilnie na różnym sprzęcie, lepiej wybrać coś, co będzie Ci pozwalało na synchronizację zadań online lub z różnych narzędzi ? komórki, laptopa, komputera stacjonarnego w pracy).
• nie marnuj czasu na testowanie dziesiątek aplikacji ? częstym błędem nowicjuszy jest szukanie coraz to nowych, ?lepszych? narzędzi i ich testowanie. W efekcie co chwilę proces kolekcjonowania zaczynasz od nowa, a nieprzyzwyczajony do kolejnych narzędzi zapominasz o korzystaniu z nich. Na pierwszy ogień weź to czego już używasz ? bo przecież jakiegoś systemu przypominania używać musisz ? może masz organizer, alarmy w komórce, zwykły plik w Wordzie z listą zadań, jakąś wtyczkę, która przypomina Ci o urodzinach babci. Spróbuj wykorzystać lub rozwinąć koszyk który już jest Ci bliski. Z czasem, będziesz testował bardziej rozbudowane aplikacje.
• **koszyki według GTD **? istnieją aplikacje, które przygotowane są według metodologii GTD ? **RememberTheMilk, Nozbe, Vitalist **i inne ? aplikacje te pozawalają na dodawanie kontekstów, priorytetów a nawet mapki google tras klientów których mamy jutro odwiedzić. To wszystko jest super, ale? jeśli dopiero zaczynasz z GTD, zanim zrozumiesz zasadę działania tych aplikacji, zanim nauczysz się w pełni korzystać z ich potencjału i zanim wyrobisz w sobie nawyk(http://lajfmajster.pl/2009/12/01/jak-wypracowac-sobie-nowy-nawyk) dodawania do koszyka, robienia cotygodniowych przeglądów(http://lajfmajster.pl/2010/03/24/getting-things-done-przeglad-tygodniowy) czy nie wkładania do koszyka tego, co już z niego wyjąłeś - zdążysz się znudzić, zmęczyć i stwierdzić że GTD jest do luftu.

Proces kolekcjonowania polega na zebraniu wszystkiego tego co cię otacza, a co chcesz zorganizować, przetworzyć, zrobić i ?wsadzeniu do koszyczka (czyli np. zapisaniu tego na kartce). Brzmi zabawnie, ale wcale takie nie jest. Bo tych rzeczy jest CAŁA MASA. Dlatego uważam, że kolekcjonowanie jest najtrudniejsze ? wszystko o czym zapomnisz, będzie Ci ?wisieć? i zajmować Twój umysł, zanim nie zostanie dołączone do koszyka.

Najłatwiej, kolekcjonowanie przeprowadzić wtedy, kiedy zaczynamy coś nowego ? idealną sytuacją jest nowa praca. Moje początki z GTD to właśnie etap powrotu do pracy w biurze. Łatwiej wtedy organizować rzeczy, bo jeśli jesteś na początku, po prostu nie masz zaległości ? co wcale nie znaczy, że Twój koszyk będzie pusty. Jeśli nie zaczynasz niczego od nowa, kolekcjonowanie też da się przeprowadzić ? musisz tylko uzbroić się w cierpliwość i uświadomić sobie, że to jest proces, który potrwa.

W fazie kolekcjonowania nie dzielimy zadań i spraw na kategorie ? na to przyjdzie czas przy fazie organizowania. Najpierw ważne jest, abyś to co miał zrobić, wrzucił do koszyka. W tej formie, w jakiej zadanie się u ciebie pojawia ? potem będziesz dumał, dzielił, wywalał i zastanawiał się, czy zadanie może być zrealizowane od razu, za dekadę, czy też wymaga współpracy innych osób.

Kiedyś udało mi się wyjaśnić kolekcjonowanie przez odwołanie się do skrzynki odbiorczej w programie pocztowym ? spróbujmy zatem raz jeszcze. Twój koszyk jest właśnie takim folderem ?poczta przychodząca?- ląduje w nim i spam (do wywalenia),  i zadania od szefa, które masz wykonać, i powiadomienia od podwładnych, które informują cię na jakim są etapie z projektem, i pozdrowienia od koleżanki, z którą chcesz iść od dawna na piwo. Kolekcjonowanie polega właśnie na zgromadzeniu tego wszystkiego w jednym miejscu. A w fazie analizy i organizowania będziemy analizować i przenosić te nasze ?maile? tak, by skrzynka odbiorcza na koniec dnia była pusta. Na drugi dzień rano dostaniesz zaś kolejną porcję rzeczy do koszyka.

Im bardziej jesteś typem ?gromadzącym? i im większe masz zaległości (w pracy i w życiu) tym więcej czasu zabierze Ci kolekcjonowanie. Nie martw się, to może potrwać nawet kilka dni.

Częstą pułapką w jaką wpadają początkujący praktycy GTD (i wiem to z autopsji) jest próba wprowadzenia GTD jedynie do życia zawodowego. To w tym obszarze przecież potrzebujemy efektywności ? prywatnie sobie świetnie radzimy! Przecież nie będziemy partnera traktować jak zadania do zaliczenia (choć?niektórzy miewają takie tendencje).

Dlaczego to pułapka? Bo działając w ten sposób, Twoje nieuporządkowane, nie zebrane rzeczy prywatne, wpływają destrukcyjnie na Twoją pracę zawodową. Co z tego, że uwolnisz się od napięcia związanego z realizacją kolejnych elementów w pracy, skoro nie skupisz się na strategii marketingowej dla klienta, bo do Twojego umysłu ciągle jak mantra powraca myśl ? ?umówić hydraulika, umówić hydraulika?.

Oczywiście nie namawiam do tego, by całego swojego życia traktować jak wielki plan zadań ? po pierwsze pewnych rzeczy nie da się zaplanować (i GTD mówi też o tym), po drugie zaś nie o plan tu chodzi, lecz o ?znalezienie miejsca? na każdą rzecz w naszym życiu, po to by się nie stresować oraz po to by mieć kontrolę nad swoim życiem i móc realizować to, co sobie planujemy, zakładamy i o czym marzymy.

I tak filozoficznie zakończę trzecią część o GTD. W kolejnej - analiza koszyka.