Przyspieszamy odpisywanie na maile

Pomysłów na usprawnienie komunikacji mailowej jest sporo i o wielu sposobach pisaliśmy już na lajfmajsterze. Oto garść kolejnych:

Jesteście sobie w stanie wyobrazić pracę bez komunikacji mailowej? Obecnie wydaje nam się to praktycznie niemożliwe, a przecież jeszcze kilkanaście lat temu o załatwianiu masowo spraw przez maile nie było mowy! Możliwość mailowej komunikacji znacznie przyspieszyła nam pracę, ale jednocześnie doprowadziła do tego, że sporo tego czasu przez maile tracimy. A w zasadzie nie przez same maile, ale przez nieumiejętne nimi zarządzanie- sprawdzanie skrzynki co 10 minut, odkładanie wiadomości na później, co powoduje konieczność kilkukrotnego czytania maili, pisanie rozbudowanych odpowiedzi.

Pomysłów na usprawnienie komunikacji mailowej jest sporo i o wielu sposobach pisaliśmy już na lajfmajsterze. Oto garść kolejnych:

Podziel wiadomości

Logujesz się na skrzynkę - czeka na Ciebie 20 maili. Najpierw rzucasz okiem na wszystkie, potem zaczynach przeglądać pocztę. Na jednego maila odpisujesz od razu, drugi odkładasz na później, bo odpowiedź jest nieco bardziej skomplikowana, trzeci kasujesz, czwarty zostawiasz bo informacje z niego ?mogą się przydać". STOP! W ten sposób tracisz mnóstwo czasu, bo logując się następnym razem przynajmniej połowa maili które już widziałeś wymaga ponownego przeczytania! To, co możesz zrobić, aby przyspieszyć pracę z mailami to podjęcie decyzji co do maila od razu po przeczytaniu. Te na które chcesz czy musisz odpisać, przerzuć do folderu ?na dziś", informacyjne odznacza jako przeczytanie i się nimi nie zajmuj, a te mało istotne skasuj od razu.

Zrób szablony

Większość skrzynek mailowych i programów pocztowych zawiera opcję tworzenia szablonów wiadomości. Korzystaj z nich! To naprawdę pomaga. Zamiast po raz 10 ty w ciągu dnia pisać ?dziękujemy za przesłanie oferty" możesz mieć gotowy szablon, w który tylko wstawisz kilka niezbędnych danych.

Odpowiadaj na raz

GTD mówi, aby czynności, która zajmie Ci nie dłużej niż dwie minuty nie odkładać na później, tylko zrobić ją od razu. Z doświadczenia wiem jednak, że często odpisanie na maila, które powinno zająć mi nie więcej niż dwie minuty tworzy się minut 5. Dlaczego? Bo mam poczucie że mam tylko jednego maila na którego muszę odpisać, zaczynam więc mocniej wgryzać się w temat i pisać maila bardziej rozbudowanego. Znacznie efektywniej jest więc przenieść maila do folderu ?na dziś" i wybrać sobie dwie pory w ciągu dnia na odpisywanie (rano na maile z wieczora i nocy i po południu na maile z dnia). Mając nie jeden, ale 10 maili na które chcemy odpisać, siłą rzeczy piszemy je krótsze, bardziej skomasowane, co powoduje, że maile te zajmują nam mniej czasu.

Zapisuj wiadomości

Gmail czy programy pocztowe zapisują wiadomości wysyłane automatycznie. Wielu z nas korzysta jednak z bezpłatnych skrzynek na Interii czy Onecie, które nie zapisują automatycznie wiadomości. Ustaw ręcznie zapisywanie wiadomości za każdym razem, bądź pamiętaj, by zapisać ją przy wysłaniu. Dlaczego? Na wypadek jakiejkolwiek wpadki z działaniem serwerów bądź sytuacji pisania podobnego maila po razy drugi do innej osoby. Nie ma nic bardziej denerwującego i większego marnotrawstwa czasu niż konieczność napisania tego samego maila po raz drugi.

A tak swoją drogą, jeśli korzystasz z bezpłatnych skrzynek pełnych reklam i spamu rozważ opcję zainwestowania w płatną skrzynkę, bądź przerzucenia się na gmail. Samo kasowanie reklam zajmuje sporo czasu, a konta pocztowe nie są kosztowne.