Pusty Inbox? Tak, to możliwe...

Uruchamiasz program pocztowy, zaglądasz do poczty przychodzącej - a tam kilkaset maili, z którymi nie bardzo wiadomo, co zrobić? I codziennie dochodzą do nich kolejne? Kilka razy już zabierałeś się za uporządkowanie tego, ale po setnym ręcznie przejrzanym mailu zrezygnowałeś? Cóż, czas na bardziej radykalne działania...

W Internecie znajdziesz na pewno mnóstwo poradników dotyczących czyszczenia poczty i utrzymywania pustego Inboxu. Sęk jednak w tym, że większość z nich bazuje na ocenianiu każdego maila i decydowaniu, co z nim dalej zrobić. Ma to sens przy maksymalnie 5. wiadomościach dziennie, ale powyżej tej liczby skuteczność drastycznie spada.

Z prostego powodu: nie chce ci się, albo nie masz czasu oglądać każdego maila.

Problem można rozwiązać bardziej drastycznie, ale za to na dłuższy czas. Większość programów pocztowych, jak również panele dostępne online, posiada możliwość tworzenia własnych folderów oraz reguł wiadomości. I to jest właśnie nasz ratunek przed zalewem spamu.

Krok 1: pozbywamy się nadmiaru poczty przychodzącej

Spam spamem, ale całkiem pokaźna część przychodzących do nas codziennie maili - zjawia się na naszą własną prośbę. Mówię tu o wszelkiej maści newsletterach, subskrypcjach, powiadomieniach.

Wypisujemy się ze wszystkich, do których tak naprawdę nie zaglądamy, nie korzystamy z zawartych tam informacji, nie potrzebujemy dostawać więc nowych.

Te, z których naprawdę ciężko się wypisać (brak linka, konieczność zalogowania się na konto, do którego hasło zapomnieliśmy rok temu, itp) - traktujemy jako spam, którym zajmiemy się za chwilę.

Jeśli z niektórych jednak korzystamy, tworzymy im osobny folder i od razu przypisujemy regułę, która będzie przenosić (NIE kopiować) wiadomości do tego folderu.

Wiadomości, które już z tych subskrypcji przyszły, albo przenosimy do katalogu (jeśli są nam potrzebne), albo od razu kasujemy.

Krok 2: pozbywamy się spamu, przynajmniej sprzed oczu

Spamerów nie ma co prosić o nieprzysyłanie maili, więc na wszystko, co kwalifikuje się do kategorii spam, od razu tworzymy regułę. Oczywiście, kasującą kolejne wiadomości. Czasami warto regułę zrobić nieco szerszą, nie tylko na podstawie adresu, z którego spam przychodzi, ale też pewnych charakterystycznych słów kluczowych.

Oczywiście, spam już znajdujący się w skrzynce od razu kasujemy.

Krok 3: segregujemy pocztę przychodzącą

Najpierw tworzymy sobie folder "archiwum" i przenosimy do niego wszystkie istotne maile, które w chwili obecnej nie są nam już potrzebne. Jeśli jest tego więcej, można zrobić kilka archiwów, np. oznaczonych kolejnymi latami - i w ten sposób od razu segregować wiadomości.

Następnie zabieramy się za utworzenie katalogów "tematycznych". W zależności od tego, jak wygląda nasza korespondencja, może to być np.:

• praca
• projekt 1... projekt N
• prywatne
• ciocia Lusia

Chodzi o to, żeby z grubsza posegregować sobie maile pod kątem tego, czy są zawodowe, prywatne, wymagają od nas szybkiej reakcji, czy też mogą trochę poczekać.

Kiedy foldery są już gotowe, tworzymy odpowiednie reguły filtrów, które będą nam przenosić przychodzące maile od razu do odpowiedniego katalogu. Dzięki temu widzimy od razu, że przyszło coś prywatnego (co można przejrzeć później żeby się nie rozpraszać) lub związanego z pracą (co należy przeczytać od razu).

Bieżącą pocztę, która nie trafiła do archiwum, przenosimy do poszczególnych folderów.

Mamy czysty Inbox. Co dalej?

Po wykonaniu powyższych czynności, w naszym folderze poczty przychodzącej zostanie góra kilka e-maili. Przestaną natomiast przychodzić te, które dotychczas skutecznie nam ten folder zapychały.

Aby utrzymać ten jakże wygodny stan, wystarczy tylko na bieżąco aktualizować reguły dla spamu czy wiadomości potrzebnych - tak, żeby cały czas trafiały od razu do właściwych katalogów. Albo do kosza.