Realizacja zadań ? czyli jak robić, a nie tylko planować (GTD)

W naszej pracy z GTD mamy już wszystko skolekcjonowane, a koszyki zadań wypełnione. Nasz kalendarz zapełnił się już rzeczami ?do zrobienia?, a w komórce zabrakło pamięci na zapisywanie kolejnych przypomnień. Nie ma rady ? czas zabrać się do pracy, czyli przejść do etapu realizacji, na którym swoje całe życie potrafi przegrać wielu ludzi.

Każdy z Was ma na pewno przynajmniej jednego znajomego, który już od jutra  zakłada własną firmę / zaczyna budować dom / uczy się gry na flecie poprzecznym / zaczyna intensywnie ćwiczyć. Stale jednak jest sflaczałym jegomościem, bez żadnego hobby, który mieszka z matką w wynajmowanym mieszkaniu i pracuje za najniższą krajową. On na pewno nie umie realizować zadań, planować ich i ustalać priorytetów. Getting Things Done, ma dać Ci narzędzia, które pozwolą Ci na to, by nie skończyć jak Twój kumpel.

Etap realizacji według teorii GTD składa się z trzech etapów:

• []planowania pracy[]wykonywania zaplanowanej pracy wykonywania pracy nie zaplanowanej

Zaczniemy od końca, czyli od pracy nie zaplanowanej. Aby móc sensownie pracować z GTD, musimy dać sobie przyzwolenie i zgodę na to, by nie planować w całości dnia i mieć w swoim grafiku dnia przestrzeń na zadania które ?się wydarzają?. Dlaczego? Bo zawsze się wydarzają! Jak powiedziała kiedyś pewna mucha ?Zawsze k? coś?. Jeśli zaplanujesz sobie dzień w 100% (a co ambitniejsi potrafią planować go w 120%), to zawsze zakończysz dzień sfrustrowany i więcej czasu zmarnujesz na zmianach i weryfikacji planów oraz na próbie dopasowania ich do kurczącego się czasu. Przy przeglądzie tygodniowym okaże się zaś, że masz tyle zaległości, że na ich realizację potrzebujesz kolejnego czasu.

Jak zatem planować?

W GTD bierzemy pod uwagę cztery rzeczy:

• czas
• energię
• kontekst
• priorytety

Większość teorii zarządzania zadaniami koncentruje się na ustalaniu priorytetów zadań.  GTD nie poleca sporządzania listy priorytetów. Jeśli umieściłeś zadanie na liście do zrobienia, to oznacza to, że zadanie to musi zostać zrobione tak czy siak. Nie znaczy to oczywiście, że Twoje zadania nie mają priorytetów. Twoim podstawowym priorytetem jest kalendarz ? czyli miejsce w którym zapisujesz to, co musi być zrobione w danym dniu (spotkanie, telefon, kolejny element projektu konieczny o tego by zmieścić się w terminie). Kalendarz przeglądasz codziennie. Poza kalendarzem mamy listę zadań oczekujących i listę ?na kiedyś? ? jak już je sobie nazwiecie i jak podzielicie to wasza sprawa. Działając w oparciu o GTD po prostu wykonujemy nasze zadania z kalendarza, a pomiędzy nimi (lub po nich), zadania z listy.

I tu już pojawia się pierwsza pułapka, związana z zadaniami nie planowanymi, które ? jak wspomniałam wyżej ? ?się nam wydarzają?.

Zapisując rzeczy w kalendarzu, proponuję metodę 60:40. Już o niej pisałam, zatem przypomnę tylko, że chodzi w niej o planowanie zaledwie 6/10 dostępnego czasu. Pozostały czas przeznaczamy na niespodziewane zadania. W oparciu o czas planować zadania będą te osoby, których zadania dość łatwo jest usytuować w czasie i to czas właśnie jest najbardziej istotny dla realizacji zadań.

Przy realizacji zadań ważny jest też kontekst. Jest to umiejscowienie naszych zadań w przestrzeni ? część zadań wykonujemy przecież będąc przed komputerem, część ?na mieście?, część w domu, część przez telefon, część wymaga spotkań z drugą osobą (współpracownikiem) itd. Konteksty mogą być różne (najpopularniejsze to poza wspomnianymi wyżej jeszcze praca , Internet). Powinieneś ich wybrać tyle ile musisz, ale nie rozdrabniaj kontekstów bez potrzeby. Każdemu zadaniu przypisujemy odpowiadający mu kontekst. Realizując zadania, zabieramy się za nasz kontekst i ?jedziemy z koksem?.

W praktyce wygląda to tak  - przychodzisz do biura, włączasz komputer i zabierasz się do kontekstu *mail *po odpowiedzeniu na wszystkie maile, zabierasz się za kontekst *telefony, *po ostatnim telefonie okazuje się, że za 30 minut masz spotkanie. Idziesz więc na spotkanie, a po drodze sprawdzasz, czy na Twojej liście kontekstów miasto jest coś co możesz załatwić po drodze, na co masz zarówno czas jak i energię (czyli siłę).

Oczywiście, przy realizowaniu zadań z Twojej listy może okazać się, że zanim skończysz, skończy ci się czas lub energia. To jest dla Ciebie informacja zwrotna o tym, że za dużo rzeczy wpakowałeś do kalendarza, lub wydarzyło się zbyt wiele rzeczy niezaplanowanych. W obu przypadkach jest to informacja o tym, że szwankuje ci analiza ? to w tej fazie przecież przyporządkowujesz poszczególne zadania do grup ?na dziś? i ?na kiedyś?.

Dziś pojawiło się sporo o kalendarzu, którym tak naprawdę dotąd się nie zajęliśmy ? zatem o tym za tydzień.