Time Boxing, czyli efektywne zarządzanie czasem

Ivan Prole /SXC

Sabina Stodolak

4 września 2009, 11:00

Poprawianie swojej efektywności pracy, to w dużej mierze znalezienie nowego sposobu na nieefektywne lub mało efektywne zarządzanie czasem, które do tej pory stosowaliśmy. Chodzi w końcu o to, aby zrobić jak najwięcej i jak najlepiej w jak najkrótszej jednostce czasu. Dzięki temu będziemy mieć więcej czasu na inne, ważne dla nas rzeczy prawda? Jedną z technik jakie można zastosować aby poprawić swoją efektywność czasową jest tzw. Time Boxing - technika zaczerpnięta z działki IT (Ci, to jednak mają łeb!)

Ivan Prole /SXC

O co chodzi w Time Boxingu? Przede wszystkim o ustalenie konkretnej daty końcowej realizacji projektu i zamknięcie czasu realizacji projektu w pewnym bloku czasowym. Innymi słowy mówiąc - mamy dziś w planie pracę nad trzema różnymi zadaniami, analizujemy więc ile czasu powinno nam zająć ich zrobienie i ustalamy, że zad.1 zrobimy w godzinę, zad. 2 w pół godziny, a zad. 3 w dwie godziny. I tego czasu się trzymamy.

Jeśli nie uda nam się zrobić pierwszego zadania w pół godziny, nie dodajemy sobie kolejnych 15 minut od razu, ale zabieramy się za inną rzecz, a zad 1 ?wkładamy do pudełka do wykonania" i przy następnym opracowywaniu planu na Time Boxing - uwzględniamy kolejny blok czasu na to zadanie.

Dlaczego Time Boxing działa?

nie pozwala się rozpraszać - jeśli mamy 30 minutowy blok czasu na wykonanie czegoś i trzymamy się tego czasu, nie możemy poświęcać dodatkowego czasu na sprawdzenie mailika, czat z kumplem, zrobienie sobie kanapeczki - bo nie zdążymy i nie skończymy zadania.
nie pozwala na zmarnowanie zbyt dużej ilości czasu na jedno zadanie - są takie dni w życiu żółwia, że praca nad danym zadaniem idzie (jak mówiła moja babcia ) jak krew z nosa (czyli powoli). Mimo najwyższych starań i chęci i skupienia, nie mamy pomysłu na nowy artykuł, nie wiemy co zrobić na obiad, a liczby z kolumienek do podliczenia przeskakują nam między wierszami. W takiej sytuacji, zadanie na które normalnie poświęcilibyśmy 15 minut, zabiera nam godzinę. To wysoce nieefektywne - jeśli bowiem nie musisz (bo stoi nad Tobą szef) rzeczy tej robić w tej chwili, możesz ja przełożyć na później, kiedy będziesz w lepszej formie. Tu Time Boxing niezwykle pomaga - pracowałeś pół godziny i nie zdążyłeś? W porządku - zadanie dostanie następne pół godziny czasu jutro. Oczywiście, to co w Time Boxingu jest ważne, to realistyczna ocena wielkości zadania i koniecznego na jego realizację czasu - jeśli będziesz ustalał zbyt krótkie bloki czasowe- nigdy nie zdążysz.
pozwala zachować kontrolę nad projektem - przy dużych zadaniach bywa tak, że wgryzając się w nie coraz mocniej, coraz bardziej tracimy z oczu pierwotny plan. Jeśli malujesz surrealistyczne bohomazy, problemu nie ma - i tak nikt nie zorientuje się co artysta miał na początku na myśli. Jeśli jednak projektujesz layout dla klienta według jego wytycznych i co chwilę nieco bardziej oddalasz się od pierwotnego pomysłu -możesz zrobić coś, co klient z miejsca odrzuci. Pracując w blokach czasowych, przy każdym kolejnym podchodzeniu do zadania zaczynamy wgryzać się od początku - w efekcie trzymamy się wytycznych
**uczy wykorzystywać czas **- regularne stosowanie Tome Boxingu ma (jeszcze nie wiem czy działa - na razie mam 4 minuty na skończenie tekstu) pomagać w skutecznym ocenianiu czasu i tego ile zabiera dane zadanie. W efekcie uczymy się jak wykorzystywać najdrobniejszą chwilę. Przykładowo - gotujesz wodę na kawę. Zamiast stać i patrzeć tępo w filiżankę czekając aż czajnik skończy proces grzewczy, możesz zdecydować, że umyjesz dwa talerze, napiszesz maila do kumpla, zrobisz listę zakupów itd.

Do jakich zadań można stosować Time Boxing?

do zadań dużych, które można podzielić na etapy, bloki
do zadań co do których mamy jasność ile czasu mogą zabrać
do zadań drobnych, które zajmują dosłownie moment, a które można zrobić łącznie w pewnym bloku

Źródło artykułu: WP Gadżetomania