Zanim zjesz ciastko musisz je upiec, czyli rola przygotowania

Mity związane z przygotowaniem do pracy

strata czasu (poprawianie błędów pracy wykonanej bez przygotowania zajmuje dłużej)

przygotowanie nie przyspiesza czasu pracy (przyspiesza jeśli okaże się, że coś można wykonać w prostszy sposób)

nie da się przygotować na wszystkie ewentualności (to akurat jest prawdą, ale przygotowanie i przewidzenie możliwych trudności sprawia, że jeśli się pojawią nie wpadamy w panikę i szybciej przebiega proces ratowania sytuacji)

Jak więc się przygotować do pracy efektywnie?

Większość ludzi otrzymując nowe zadanie do wykonania, poświęca kilka minut na przygotowania po czym zabiera się do pracy. Nie ma w tym nic złego o ile owo zadanie jest czymś rutynowym, co robiliśmy już setki razy. Przy nowym zadaniu brak odpowiedniego przygotowania i przemyślenia tematu może skończyć się tym, że popełnimy sporo błędów, które będzie trzeba poprawiać lub też rzeczy które można było zrobić w bardzo prosty sposób robić będziemy ?na około", marnując dużo czasu.

Mity związane z przygotowaniem do pracy

• strata czasu (poprawianie błędów pracy wykonanej bez przygotowania zajmuje dłużej)
• przygotowanie nie przyspiesza czasu pracy (przyspiesza jeśli okaże się, że coś można wykonać w prostszy sposób)
• nie da się przygotować na wszystkie ewentualności (to akurat jest prawdą, ale przygotowanie i przewidzenie możliwych trudności sprawia, że jeśli się pojawią nie wpadamy w panikę i szybciej przebiega proces ratowania sytuacji)

Jak więc się przygotować do pracy efektywnie?

Stworzenie planu

Pierwszym krokiem przygotowania jest stworzenie planu pracy. Nie koniecznie trzeba go rozpisywać, ale warto zastanowić się nad tym co masz osiągnąć i jakimi drogami możesz dojść do efektu. Prawie zawsze jest ich kilka, w trakcie tworzenia planu możesz więc wybrać tą, która jest najbardziej efektywna.

Zasoby

Kolejną rzeczą jest analiza zasobów, czyli to co masz co jest konieczne do realizacji zadania a czego ci brakuje. Zasoby mogą być rzeczami materialnymi (komputer, oprogramowanie itd.) bądź nie materialnymi (Twoje umiejętności, pomysły, inni ludzie)

Pomoc

Jeśli w trakcie planowania okaże się, że wykonanie zadania będzie wymagało tego aby ktoś ci pomógł, możesz z góry osobę ta uprzedzić i zawczasu umówić się na właściwy termin. Jeśli tego nie zrobisz wcześniej, może okazać się, że realizacja zadania przedłuży się, bo ...Twój współpracownik nie ma czasu.

Przygotowanie na trudności

Nie chodzi tu o to aby przygotować się na KAŻDĄ ewentualność i stworzyć plan awaryjny na wszelkie możliwe sytuacje, ale każde zadanie ma własne punkty węzłowe i ich identyfikacja pozwala łagodniej zareagować w przypadku trudności. Najgorsze co może nas bowiem spotkać, to panika.

Przygotowanie jako rozwój

Przygotowanie do zadania może być rozwojowe. Jeśli okaże się, ze twoje osobiste zasoby są zbyt małe (np. brak Ci jakiejś umiejętności możesz zrobić trzy rzeczy - skorzystać z czyjejś pomocy, wykonać zadanie ?na około" i ?po łebkach" bądź zdobyć potrzebna umiejętność. Trzecia opcja jest najbardziej pracochłonna, ale jeśli ją wybierzesz, będziesz już zawsze przygotowany na kolejne zadania - w ogólnym rozrachunku czasowym - zaoszczędzisz i będziesz bardziej efektywny.

Fot.:Kriss Szkurlatowski