Zmęczeni listami "do zrobienia"? Spróbujcie list ruchomych

Ok, nikogo nie trzeba chyba przekonywać, że planowanie jest raczej istotne. Im więcej spraw mamy na głowie, tym bardziej doceniamy oszczędność czasu (i nerwów), jakie daje zaplanowanie kolejnych działań i czasu ich wykonania. Czasami jednak im bardziej próbujemy stworzyć idealną listę zadań, tym gorzej nam to wychodzi. Istnieje jednak bardziej praktyczna  metoda.

Podstawowym problemem list "do zrobienia" jest to, że słabo uwzględniają zmieniające się warunki. Pewne rzeczy, które dzisiaj wydają się bardzo istotne, jutro mogą być już na drugim czy trzecim miejscu, bo pojawiło się coś ważniejszego. Niektóre punkty mogą wypadać, inne należałoby dopisać. Kiedy pracujemy i żyjemy dynamicznie, bardzo szybko na naszej liście zadań robi się bałagan - i przestaje być użyteczna.

Można ją jednak zastąpić listą ruchomą

Uwaga - ten typ listy musimy robić w postaci elektronicznej, potrzebna nam będzie bowiem możliwość szybkiej i wygodnej edycji. Lista dlatego jest ruchoma, że aktualizujemy ją cały czas - właśnie w zależności od bieżących potrzeb i warunków.

Kiedy już wybierzemy odpowiednie narzędzie - ostatecznie może to być po prostu pusty dokument - zaczynamy tworzyć listę:

• spisujemy w dowolnej kolejności swoje projekty czy zadania;
• wszystkie dzielimy na poszczególne etapy;
• każdemu z poszczególnych kroków przypisujemy termin jego zakończenia - zostawiając sobie pewną rezerwę czasu;
• zaczynamy segregować poszczególne kroki - najpierw według daty (po prostu wycinamy je z ich miejsca i przenosimy na górę);
• jeśli mamy kilka zadań na dany dzień czy tydzień, określamy ich priorytet; należy to zrobić realistycznie, najwyższy priorytet dostaje coś, co koniecznie musimy zrobić nawet, jeśli na całą resztę zadań z tego dnia nie wystarczy nam już czasu;
• segregujemy listę dotyczącą danego dnia (tygodnia, wygodnego dla nas odcinka czasu) według priorytetów - znów: najważniejsze na samej górze).

W ten sposób mamy naszą listę uporządkowaną według rzeczy najważniejszych i zgodnie z terminami, w których należy te czynności wykonać. Czyli, w zasadzie, normalną listę "do zrobienia".

Na czym więc polega jej specyfika?

Lista w takiej postaci będzie ciągle ewoluować. Możemy w dowolnym momencie dopisać jakiekolwiek zadanie, wyrzucić to, które jest już zbędne, podnieść priorytet, czy zmienić termin dla konkretnych czynności. Tym prostym sposobem pozbywamy się "sztywności" normalnych list, ale przede wszystkim - załatwiamy zawsze te sprawy, które w danym momencie (a nie ogólnie) są najważniejsze.