Gdzie uciekają minuty?

Jak nie dać się im skusić?

Macie czasami tak, że proste i wydawałoby się szybkie czynności zajmują znacznie więcej czasu, niż powinny? Chyba niemal każdy czasami łapie się na tym, że w trakcie pracy, która powinna trwać maksymalnie godzinę, zaczyna nagle robić coś kompletnie z nią nie związanego... i po 2-3 godzinach orientuje się, że w zasadzie nawet nie dotarł do połowy zadania. U mnie czynnikami najbardziej rozpraszającymi są przeważnie maile i strony WWW - obu używam przy pracy, ale i oba na bieżąco podsuwają mi masę interesujących treści nie związanych kompletnie z tym, co robię.

Jak nie dać się im skusić?

Wiadomości e-mail

Przychodzą cały czas, przeważnie nie są szczególnie istotne, ale skoro są - to się w nie zagląda. I traci czas.

Usprawnianie sobie pracy warto zacząć od ustawienia automatycznego ściągania poczty co powiedzmy 10 minut. Wydawałoby się, że kiedy maile same się ściągają i program pocztowy co chwilę o tym informuje, rozpraszamy się; jednak w rzeczywistości ściąga nam to z podświadomości impuls "sprawdź pocztę". Nie zaprzątamy już sobie tym głowy, sprawdza się sama.

Konieczne natomiast robi się zautomatyzowanie sobie segregowania tych napływających maili... I tutaj warto poświęcić kilka munit na utworzenie sobie reguł w programie pocztowym. Foldery, do których trafia poczta można podzielić na kilka różnych sposobów. Ja stosuję sortowanie po hierarchii ważności:

• poczta służbowa, na którą trzeba zareagować

• poczta prywatna, która może poczekać ale również należy ją przejrzeć

• poczta prywatna, której nic nie będzie jeśli się ją sprawdzi później

• powiadomienia (np. z serwisów społecznościowych), którą również można odłożyć na potem

• spam, który najlepiej żeby od ręki trafiał do kosza

Po utworzeniu sobie katalogów na powyższe rodzaje przychodzących e-maili (można też robić podkatalogi, np. w poczcie służbowej wyróżnić maile od szefa, od zespołu i od pozostałych osób z firmy) - trzeba jeszcze wpisać reguły, dzięki którym sortowanie będzie automatyczne. W jaki sposób - zależy od używanego programu pocztowego.

A teraz najważniejsze: trzeba wyrobić sobie odruch zaglądania w czasie pracy tylko do tych folderów, w których pojawia się poczta na tyle ważna, że wymagająca natychmiastowej reakcji. Dzięki temu nie rozpraszamy się oglądając zabawne zdjęcia czy też czytając co słychać u cioci z Australii. Oszczędność czasu jest potężna.

Strony WWW

Czasy mamy takie, że większość z was zapewne korzysta w pracy z różnego rodzaju źródeł informacji znajdujących się gdzieś w Internecie. Kolosalna ilość treści ma jednak tą wadę, że często trafiamy na interesujące wiadomości niekoniecznie związane z tym, czego szukamy - ale ciężko się od nich oderwać, zaczynamy czytać, potem szukać czegoś więcej na ten temat... i odbiegamy od bieżącego zadania.

Rozwiązanie problemu jest proste teoretycznie, w praktyce natomiast ciężkie do wprowadzenia. Wymaga bowiem wyrobienia sobie pewnego nawyku - a to trwa jednak ładne kilka dni. Ten nawyk to przeznaczanie określonej części dnia, powiedzmy 2 godzin wieczorem, na czystą rozrywkę w Sieci. W tym właśnie czasie będziemy sobie przeglądać znalezione wcześniej ciekawe strony - przestanie nam to więc kolidować z pracą.

Czego potrzebujemy? Po pierwsze przeglądarki internetowej z funkcją zakładek... czyli na chwilę obecną praktycznie dowolnej. Po drugie zaś "przypominacza" - może to być dowolny program, pozwalający ustawić sobie alarm powtarzany co 5 czy 10 minut, bez konieczności każdorazowego ustawiania go. Świetnie sprawdza się w tej roli także komórka z budzikiem posiadającym funkcję drzemki.

W zakładkach tworzymy sobie codziennie katalogi, do których wrzucać będziemy linki "na później". U mnie są opisane jako np. 2008-10-02 - czyli po prostu datami. Za przeglądanie stron nie związanych z aktualnie wykonywanym zdaniem bierzemy się głównie dlatego, że szkoda nam ich zamykać bo pewnie szukając ich później, w życiu na nie nie trafimy. Dlatego też linki do tych stron należy sobie wrzucać do takich codziennych katalogów - daje nam to podświadome wrażenie spokoju: 'ok, mogę przejrzeć później, nie zginie'.

A teraz zabieramy się za wyrabianie w sobie nawyku korzystania z tych codziennych folderów...

Ustawiamy alarm w programie czy komórce na "za 10 minut". W telefonie ustalamy czas drzemki - może to być 5 minut czy 10, ważne żeby przerwy nie trwały zbyt długo. Za każdym razem, kiedy usłyszymy alarm, patrzymy na to, co aktualnie przeglądamy - i zastanawiamy się, czy ma to związek z pracą jaką mamy do wykonania.

Jeśli tak - to ok, czekamy do następnego alarmu.

Jeśli nie - wszystkie otwarte strony wrzucamy do dzisiejszego folderu i wracamy natychmiast do zajęć związanych z pracą.

Wyrobienie nawyku sprawdzania swoich poczynań zajmie kilka dni, ale w końcu alarm odrywający nas od stron www i każący sprawdzić co w zasadzie robimy - przestanie być potrzebny.