Korespondencja Seryjna, czyli jak wysłać maila do wielu osób na raz

Korespondencja seryjna jest jedną z wielu funkcji Outlooka i Worda, która pozwala na wysyłanie wiadomości do wielu osób na raz. Odkrywcze? Z pewnością nie, jeśli chodzi o Outlooka. Jest to dość oczywiste, że program pocztowy cieszący się taką popularnością jak Outlook posiada taką funkcję. Co z Wordem? Podobnie. Rozpowszechniony na tak gigantyczną skalę program tekstowy nie mógł sobie pozwolić na brak takiej funkcji. A jednak, przypadkowy użytkownik Windowsa zapytany o to jak działa korespondencja seryjna, jakie ma właściwości i zakres możliwości spędza najpierw parę minut milcząc i marszcząc brwi, a potem około godziny grzebiąc w funkcjach jednego i drugiego programu próbując dociec, dlaczego firma Microsoft tak potrzebną i nieodzowną dla wielu ludzi funkcję ukryła gdzieś pod zwałami innych, zupełnie pomniejszych aplikacji.

Ale tak właściwie, czemu korespondencja seryjna jest tak przydatna? Dajmy na to, że chcemy wysłać parę maili do kilku różnych osób, a każdy rozpocząć pozdrowieniem danej osoby. Naturalnie, można napisać imię każdej osoby osobno, a potem przekleić tylko treść maila, jednocześnie uważając, żeby imię w nagłówku zgadzało się z adresem mailowym w pasku powyżej. Wspaniały pomysł. Tylko co, jeśli tych maili jest dwieście?

Nic prostszego. Funkcja korespondenci seryjnej pozwala na skojarzenie nagłówka z paskiem adresata. Dzięki temu zamiast powitania ?Drodzy Państwo? tuż nad treścią maila wyświetli się ?Pani Anno?, ?Panie Karolu? lub też ?Kochana Kasiu?, w zależności od tego, jaką konfigurację ustawimy w opcjach korespondencji seryjnej.

Jedna generalna uwaga. Musimy mieć tą samą wersję Worda i Outlooka.

Do rzeczy więc:

1. Zaznaczamy wybrane kontakty w Outlooku
2. Zaznaczamy funkcję wyślij mail za pomocą korespondencji seryjnej oraz wpisujemy tytuł wiadomości
3. Wpisujemy treść naszej wiadomości w Wordzie
4. Sprawdzamy podgląd i wysyłamy wiadomość

Krok 1

Zaznaczamy wybrane kontakty w Outlooku

Mając otwartego Outlooka kliknij zakładkę Kontakty (Ctrl + 3) i zaznacz wybrane kontakty trzymając przyciśnięty klawisz Ctrl. Jeśli kontakty pogrupowane są już w Kategoriach, wybierz po prostu Kategorię kontaktów, która Cię interesuje.

Krok 2

Zaznaczamy funkcję Wyślij mail za pomocą korespondencji seryjnej oraz wpisujemy tytuł wiadomości.

Wybieramy Narzędzia na pasku zadań i wyszukujemy zakładkę Korespondencja Seryjna. W otwartym oknie pod nagłówkiem Kontakty zaznaczamy Tylko zaznaczone kontakty, pod nagłówkiem Funkcje korespondencji seryjnej, zamiast nowego dokumentu e-mail. W tym momencie pojawi się nowy pasek, pasek tematu. Wpisujemy temat mając na względzie fakt, że pozostaje on taki sam dla wszystkich odbiorców naszej wiadomości.

Krok 3

Wpisujemy treść naszej wiadomości w Wordzie.

Odpalając funkcję korespondencji seryjnej w Wordzie wchodzimy w zakładkę Korespondencja (Office 2007) i ignorujemy pierwsze dwie zakładki od lewej (czyli utwórz i rozpocznij korespondencję seryjną). Skupiamy się na trzeciej zakładce, Napisz i Utwórz pola. Aby wstawić pole powitania, klikamy na odpowiednią ikonę i uzupełniamy wedle tego, czego akurat potrzebujemy. Aby dodać więcej pól, wybieramy zakładkę wstaw pole korespondencji seryjnej i wybieramy z listy to, co nas interesuje.

Krok 4

Sprawdzamy podgląd i wysyłamy wiadomość.

Gdy zakończymy tworzenie maila możemy zobaczyć podgląd naszej wiadomości zanim ją wyślemy. Aby wysłać wiadomość klikamy na pole Zakończ i z rozwiniętej listy wybieramy Wyślij jako wiadomość e-mail. Wówczas otworzy się przed nami okno dialogowe, gdzie będziemy musieli ustawić opcje naszej wiadomości. Gdy już się z tym uporamy, klikamy ok i delektujemy się widokiem Worda wysyłającego nasze wiadomości.

W razie problemów odwiedźcie tę stronę.

Źródło: Lifehacker.com