Padasz ze zmęczenia? Czas nauczyć się delegować zadania

Miewasz takie dni, kiedy masz wrażenie, że łapiesz się co chwilę za coś kolejnego, niczego nie możesz porządnie skończyć bo już trzeba robić kolejną rzecz, a co gorsza - pracy wydaje się nie ubywać? Prawdopodobnie masz problem z delegowaniem zadań. Popracuj nad swoją organizacją czasu.

Jeśli chcesz nauczyć się radzić sobie z nawałem roboty, to niestety, musisz zaakceptować dwie podstawowe zasady:

• Po pierwsze: nie jesteś niezastąpiony.
• Po drugie: większość zadań można zlecić komuś innemu.

Poważnie. Mimo, że zapewne wydaje ci się, że nikt tego nie zrobi tak dobrze jak ty, to zastanów się przez chwilę:

• skoro nie wyrabiasz się z pracą, to jaka jest twoja faktyczna efektywność?
• czy nie lepiej, żeby ktoś inny się tym zajął, jeśli dzięki temu praca zostanie wykonana w całości?
• czy faktycznie jesteś najlepszy kompletnie we wszystkim?
• jak szybko wykończysz się nerwowo, jeśli czegoś nie zmienisz?

Każdy, kto chce skutecznie wykonywać rozmaite zadania i poprawić efektywność organizacji pracy, musi nauczyć się odróżniać te, które rzeczywiście wymagają jego bezpośredniego zaangażowania, od tych, które spokojnie można dać komuś do zrobienia.

Delegowanie zadań w pracy

Jeżeli jesteś szefem, to masz spore możliwości zarządzania zadaniami. W niektórych z nich na pewno mogą zastąpić cię pracownicy - do innych zawsze da się kogoś przeszkolić lub zatrudnić nową osobę. Gorzej, jeżeli sam jesteś pracownikiem. Nawet w tym przypadku sprawa nie jest jednak beznadziejna:

• Pracujesz wspólnie z innymi osobami? Sprawdź, czy przypadkiem nie wykonujesz pracy za kogoś innego. Może trochę za dużo robisz samodzielnie, zamiast zostawić poszczególne zadania po prostu na takim etapie, na którym przejmie je ktoś inny? Przykładowo: twoim zdaniem jest jedynie sporządzenie listy zamówień, ale z rozpędu robisz też jej wycenę czy szukasz odpowiedniego dostawcy - mimo, że to już do twoich obowiązków nie należy.

• Czy w firmie są praktykanci lub stażyści? To osoby, które dopiero się uczą i dla nich wiele zadań jest nadal nowych, interesujących i rozwijających. Prawdopodobnie postrzegają oni w ten sposób nawet te czynności, które dla ciebie dawno stały się nużące i mechaniczne. Pozwól im się uczyć, a sam zajmij się czymś naprawdę istotnym.

• Wykonujesz podobne zadania, co kolega przy sąsiednim biurku? Może niektóre z nich idą lepiej tobie, a inne jemu? Jest szansa, żeby częściowo zamienić się konkretnymi czynnościami? Np. jeśli i tak jedziesz do klienta, to możesz przy okazji podrzucić dokumenty księgowemu - a kolega w tym czasie zrobi twoją część wyceny zlecenia, które i tak jest bardzo podobne do tego, co sam ma wycenić. W ten sposób obaj oszczędzacie sporo czasu.

Pamiętaj, że niektóre czynności można zlecić... urządzeniom. Może drobna modyfikacja oprogramowania, albo napisanie sobie jakiegoś skryptu, czy inne zautomatyzowanie zadania, pozwoli ci poświęcić mu w przyszłości o wiele mniej czasu, niż ma to miejsce obecnie?

Delegowanie zadań w domu

Z tym mają problem zazwyczaj głównie kobiety. Oczywiście, dom zostanie lepiej posprzątany kiedy zrobisz to samodzielnie, a marchewka do zupy będzie równiej pokrojona, niż gdyby zrobił to syn. Ale czy to naprawdę takie istotne? Tak? Ważniejsze od twojego samopoczucia?

Bardzo dobrym pomysłem jest angażowanie dzieci w codzienne domowe czynności. Oczywiście, 3-letni maluch niewiele pomoże, choć z posprzątaniem zabawek nie powinien mieć problemu - ale już potomostwo chodzące do podstawówki całkiem sporo potrafi. A jeśli nie potrafi, to czas najwyższy, żeby ich tego nauczyć. W tym przypadku będzie to inwestycja: czas, który poświęcisz na pokazywanie, jak wykonać rozmaite rzeczy, zwróci ci się, kiedy już nie będziesz musiała sama ich robić.

Najważniejsze: to jest wasz dom, nie tylko twój. Być może mąż i dzieci niektóre rzeczy zrobią inaczej niż ty, zapewne mniej dokładnie - ale chodzi o efekt. Pranie nie musi być idealnie równo rozwieszone. I tak się je potem prasuje. Grunt, żeby wyschło - prawda?