Szablony i procedury - ułatw sobie codzienne zadania

Wszystko to zajmuje nam sporo czasu nie dlatego, że jest jakoś szczególnie skomplikowane, ale wyłącznie z tego powodu, że zazwyczaj nie korzystamy z szablonów...

Spora część z nas ma codziennie do czynienia z podobnymi, powtarzającymi się zadaniami. Odpowiadamy na maile, tworzymy dokumenty, rozpisujemy rozmaite listy i plany, umawiamy spotkania, rozmawiamy przez telefon...

Wszystko to zajmuje nam sporo czasu nie dlatego, że jest jakoś szczególnie skomplikowane, ale wyłącznie z tego powodu, że zazwyczaj nie korzystamy z szablonów...

Czym są szablony i jak z nich korzystać?

Niby taka prosta rzecz, ale sporadycznie tylko widuję wykorzystanie szablonów w codziennej pracy. Nawet biurowej, gdzie wydawałoby się pomysł ich stworzenia i użytkowania nasuwa się samoistnie. Niestety jednak, panie sekretarki za każdym razem prowadzą rozmowę inaczej, a handlowcy - o ile nie dostaną formularzy "odgórnie" - każdą kolejną ofertę tworzą praktycznie od początku.

Tak naprawdę, każda powtarzalna czynność może być znacznie łatwiejsza, jeśli stworzymy sobie do niej szablon. Mogą to być:

• odpowiedź na e-maile klientów
• oferty handlowych
• przebieg rozmowy telefonicznej
• dokumenty firmowe
• notatki służbowe
• różnego rodzaju harmonogramy
• listy \To Do\ (do zrobienia - zadania)
• odpowiedzi na reklamacje
• ...i wiele innych codziennie używanych

W większych firmach zwykle istnieją odgórnie stworzone i wdrożone procedury wraz z odpowiednimi formularzami. Małe przedsiębiorstwa niestety nie doceniają zazwyczaj tego, jak cenne i pomocne w podnoszeniu wydajności pracowników może być tworzenie szablonów. Warto w takiej sytuacji zrobić je sobie samodzielnie - w końcu oszczędzi nam to później sporo pracy.

Szablony wiadomości e-mail

Pierwszą czynnością każdej osoby wykorzystującej korespondencję elektroniczną powinno być stworzenie stopki maila automatycznie dodawanej do każdej wiadomości. Oszczędzi nam to naprawdę potężną ilość czasu, którą poświęcamy na wpisywanie za każdym razem takich danych, jak:

• imię i nazwisko
• nazwa firmy oraz zajmowane w niej stanowisko
• dane teleadresowe i kontaktowe

Unikniemy też przy okazji ryzyka popełnienia błędów, nieuniknionych jeśli w pośpiechu, za każdym razem, wpisujemy to wszystko ręcznie.

Kiedy już ustawimy stopkę, warto również stworzyć sobie kilka szablonowych odpowiedzi - np. potwierdzenie otrzymania dokumentów pocztą, informacji o profilu działalności firmy, potwierdzenia zgody (lub jej braku) na przesłanie oferty handlowej, potwierdzenie czy umówienie spotkania, etc. Typ szablonów zależy oczywiście od tego, jakiego rodzaju e-maile najczęściej wysyłamy.

Szablony programu Microsoft Word

Nadal najczęściej używany edytor, Microsoft Word, posiada bardzo użyteczną opcję tworzenia szablonów. Stykamy się z nią przeważnie tylko w oknie pojawiającym się przy uruchamianiu programu - mamy tam zakładki z szablonami różnych not, życiorysów, raportów czy listów. Możemy w bardzo prosty sposób dodać sobie własne - na przykład papier firmowy czy stworzoną przez siebie listę obecności.

Wystarczy tylko:

• sformatować odpowiedni dokument normalnie, w programie Word
• wybrać menu Plik a następnie Zapisz jako...
• z listy Zapisz jako typ: wybieramy Szablon dokumentu programu Word (.dot)*
• zapisujemy nasz szablon w katalogu Szablony Microsoft Office (powinien automatycznie ustawić się po wybraniu tego typu pliku)

Przy ponownym uruchamianiu Worda nasz szablon będzie dostępny wraz z innymi w oknie wyboru. Dzięki temu możemy tworzyć nowe dokumenty cały czas opierając się na istniejącym wzorze. Oszczędzimy sobie mnóstwa pracy związanej z pisaniem od początku.

Szablony ofert handlowych

Nawet, jeśli nasza firma ma bardzo zróżnicowaną ofertę, możemy znacznie sobie uprościć jej przedstawianie - czy to mailowo, czy na piśmie. Wystarczy wypunktować sobie w szablonie na przykład takie elementy jak:

• \W związku z rozmową telefoniczną z dnia .......... przesyłam ofertę dotyczącą ..........\
• \Charakterystyka produktu ............\
• \Najważniejsze cechy produktu ...........\
• \Myślę, że ten produkt będzie najlepiej dopasowany do Państwa potrzeb, ponieważ .........\
• \W razie dodatkowych pytań proszę o kontakt pod numerem ........... w godzinach ...........\
• podpis, dane kontaktowe

Dzięki temu nasze oferty zawsze będą czytelne - a przy okazji ich tworzenie zajmie nam znacznie mniej czasu.

Znacznie łatwiej jest, jeśli przedstawiamy za każdym razem bardzo podobne dane dotyczące propozycji dla klienta. Możemy wręcz zrobić sobie "gotowca", do którego dopiszemy lub z którego wytniemy odpowiednie informacje.

Szablony rozmów telefonicznych

Wbrew pozorom tu także naprawdę warto stworzyć sobie pewien konkretny schemat. Jest to przydatne zwłaszcza wtedy, gdy dzwonimy w celu przedstawienia oferty bądź umówienia siebie czy kogoś innego na spotkanie. Typowy schemat rozmowy to na przykład:

• przedstawienie siebie, podanie nazwy firmy
• krótkie (jedno zdanie) przedstawienie sprawy, z którą dzwonimy
• poproszenie o połączenie z osobą decyzyjną (np. w kwestii zakupu oprogramowania jeśli taką mamy ofertę)
• krótka informacja w jakiej sprawie się kontaktujemy (można ją sobie nawet wprost rozpisać)
• rozwinięcie rozmowy (wypunktuj sobie konkretne tematy, które chcesz poruszyć)
• zakończenie rozmowy - podanie odpowiednich danych (należy je sobie wypisać w szablonie), umówienie się na spotkanie bądź przesłanie dokładniejszej oferty mailem

Czasami pracując w stresie możemy o niektórych sprawach zapomnieć, co oczywiście niekorzystnie wpłynie na efekt rozmowy. Jeżeli będziemy mieli wszystko rozpisane i wypunktowane, nie ma w zasadzie możliwości pominięcia najważniejszych aspektów rozmowy.