Telefon: rozmawiaj skutecznie

Inaczej też należy do niej podejść, jeżeli chcemy osiągnąć w niej jakiś określony, założony sobie wcześniej skutek - np. załagodzić spór, przekonać potencjalnego klienta do spotkania, czy wywrzeć dobre wrażenie na przyszłym pracodawcy.

Rozmowę telefoniczną uznajemy przeważnie za znacznie łatwiejszą, niż taką oko-w-oko. Nie do końca jest to prawdą; po prostu przy rozmowie czysto głosowej obowiązują nieco inne zasady.

Inaczej też należy do niej podejść, jeżeli chcemy osiągnąć w niej jakiś określony, założony sobie wcześniej skutek - np. załagodzić spór, przekonać potencjalnego klienta do spotkania, czy wywrzeć dobre wrażenie na przyszłym pracodawcy.

Przedstawiaj się na początku rozmowy.

Przy rozmowie osobistej zwykle nie mamy wątpliwości, z kim mamy do czynienia. Są też ułatwienia w postaci wizytówek, którymi wymieniamy się z naszym rozmówcą.

Kiedy jednak komunikujemy się przez telefon, to nawet, jeśli było to umówione, należy się przedstawić. Być może w dobie identyfikacji numerów nie zawsze jest to niezbędne - ale zawsze kulturalne i robiące dobre wrażenie.

Przedstawia się zawsze osoba dzwoniąca. Odbierająca nie ma takiego obowiązku.

Zachowuj się jak przy tradycyjnej rozmowie.

Przed ważną konwersacją ubierz się schludnie, rozmawiaj na stojąco lub z wyprostowanymi plecami, uśmiechaj się. Jeśli to rozmowa towarzyska, załóż coś niekrępującego, usiądź wygodnie, weź ulubioną kawę czy sok.

Wbrew pozorom przez telefon "słychać" to, jak wyglądamy, co robimy, jaką mamy postawę, nastrój, minę.

Bez przesady z godziną!

Przyjmuje się, że dzwonimy do osób prywatnych w godzinach 9.00 - 22.00. Wyjątkiem są oczywiście sytuacje, kiedy wcześniej umawialiśmy się na telefon np. o 8.00 rano - wtedy rzecz jasna należy słowa dotrzymać. Każdy ma też przyjaciół o których wie, że w razie potrzeby może zadzwonić o którejkolwiek godzinie; nie należy tego jednak nadużywać.

Do firm, instytucji, a także ich pracowników jeśli łapiemy ich służbowo - dzwonimy wyłącznie w godzinach pracy (chyba że jak wyżej - umówimy się wcześniej inaczej).

Staraj się dzwonić z konkretną sprawą.

Można oczywiście pogadać sobie czysto towarzysko o wszystkim i o niczym - i jest to całkowicie OK, jeśli obie strony mają na to ochotę i czas. Dzwonienie bez sprecyzowanego celu jest jednak niedopuszczalne, jeżeli jest to rozmowa formalna: w takim przypadku trzeba dobrze wiedzieć, co chcemy osiągnąć i w jaki sposób. Kręcąc się w kółko dajemy tylko do zrozumienia, że sami nie wiemy czego chcemy.

Zakończenie rozmowy.

Ogólna zasada jest taka, że rozmowę kończy ta sama osoba, która ją rozpoczęła. Bywa jednak, że trafimy po drugiej stronie "kabla" na wyjątkowego gadułę, który najchętniej przetrzymałby nas do końca przyszłego stulecia, wynajdując co chwilę inne tematy i pomysły.

Wtedy należy po prostu wykorzystać dowolną przerwę w rozmowie (częściej - w monologu rozmówcy) i wówczas ją zakończyć. Najlepiej nawiązując do ostatniego poruszanego tematu, np. dobrze, wobec tego ja sobie zanotowałem te pytania, oddzwonię w przyszłym tygodniu. dziękuję za rozmowę [...]

Aha - i nie wszędzie można rozmawiać!

Telefony komórkowe sprawiły, że zrobiliśmy się leniwi. Nie musimy już szukać aparatu, mamy go w kieszeni. Powinniśmy się jednak nauczyć, gdzie i kiedy należy go po prostu wyłączyć, a co najmniej wyciszyć. Komórka dzwoniąca w kinie, przytulnej restauracji, czy wyjąca w pociągu w środku nocy - naprawdę, potrafi wpienić.