Załatw te cholerne sprawy, czyli podstawy GTD (cz. 1)

Dowiedz się jak ocalić co najmniej 2 godziny dziennie.

Niektórzy nazywają stosujących system Getting Things Done sektą, ponieważ większość ludzi, którzy zaczęli go używać, natychmiast staje się misjonarzami promującymi go wśród znajomych i współpracowników. Nie jestem tu wyjątkiem, ponieważ umożliwił mi zapanowanie na trzema różnymi pracami, kilkoma projektami i mailem, na który w szczytowych momentach przychodziło do 150 wiadomości dziennie.

GTD to w praktyce zestaw nawyków, które konsekwentnie stosowane pozwalają zaoszczędzić masę czasu, który można wykorzystać na nowe projekty, spędzenie popołudnia z rodziną, albo - w moim wypadku - piwo i dobrą książkę, że o uganianiu się za płcią piękną nie wspomnę. Ten wpis to początek serii artykułów, które opiszą praktyczne aspekty GTD unikając trochę topornego stylu książki Davida Allena, który odstraszył niejednego czytelnika.

Co ogranicza naszą efektywność?

1. Efektywnie można wykonywać tylko jedną czynność w danym momencie. Zapomnijcie o robieniu trzech rzeczy naraz - to się nigdy nie sprawdza.

2. Odkładanie rzeczy na później. Jeśli otrzymujemy zadanie albo nowe informacje i natychmiast nie umieścimy ich we właściwym miejscu, to gdy będą potrzebne zmarnujemy masę czasu aby je odnaleźć.

3. Przekonanie, że zadania z jakimi musimy się zmierzyć mają jakieś priorytety. Tak naprawdę, dzielą się tylko na trzy kategorie:

• te które musimy wykonać;

• te które możemy wykonać;

• śmieci.

Jakie są efekty takich błędów?

1. Próbując jednocześnie pisać ważnego maila, oglądać film i rozmawiać przez telefon szybko przekonamy się, że mail wyjdzie koślawo, z filmu nic nie zapamiętamy, a rozmówca będzie przekonany, że mamy go gdzieś.

2. To co zajęłoby nam dziś 5 minut, jutro zajmie 15, a za tydzień 2 godziny. Zadania należy wykonywać, gdy wszystkie informacje mamy pod ręką, a nie odkładać na nie wiadomo kiedy - wtedy będziemy musieli je ponownie zbierać.

3. Zajmując się śmieciami i opcjonalnymi zadaniami tracimy czas, który w pierwszej kolejności powinien zostać wykorzystany na rzeczy które musimy zrobić, bo inaczej sekretarka poinformuje, że śmierć stoi przed drzwiami i mówi coś o deadline.

Jednak najgorszą konsekwencją tych błędów jest uczucie braku kontroli nad własną pracą i życiem. W miarę jak piętrzą się kolejne niezałatwione sprawy nasz mózg stara się je wypierać. Przestajemy zerkać na maila, bo przypominałoby to o setce wiadomości do przeczytania, które mogą wymagać odpowiedzi i dołożyć nam nowe obowiązki. Jednak zawarte w nich zadania nie znikną, tylko dołączą zaległych spraw, które napełnią nas jeszcze większym obrzydzeniem do naszego narzędzia pracy.

Aby poradzić sobie z zalewem zadań i informacji musimy nauczyć się sztuki natychmiastowego decydowania o tym z czym mamy do czynienia. Każda informacja jaką otrzymujemy za pomocą maila, poczty, telefonu czy też ustnej rozmowy to:

• źle sformułowane zadanie do wykonania;

• materiał referencyjny, czyli informacje, które będą nam potrzebne w przyszłości;

• śmieć.

Zadanie należy wykonać je natychmiast, jeśli zajmie nam mniej niż 2 minuty. To nie oderwie nas od aktualnego zajęcia i nie powinno rozproszyć. W innym wypadku trzeba odłożyć je do odpowiedniej "teczki", którą może być na przykład folder w naszej skrzynce email:

• Następna akcja, czyli sprawy do załatwienia dziś - koniecznie.

• Akcja, czyli sprawy do załatwienia w ciągu tygodnia - koniecznie.

• Oczekujące, czyli sprawy oddelegowane do współpracowników.

• Kiedyś, czyli sprawy, które możemy, ale nie musimy załatwić.

• Zakończone, czyli załatwione.

Jeśli to informacja, to również natychmiast musi trafić do właściwej "teczki" dotyczącej konkretnego projektu, podatków, hipoteki domu, kredytów, czy jakiejkolwiek innej sprawy jakiej dotyczy. Co się robi ze śmieciami wspominać nie muszę. Podstawowe założenie GTD, to właśnie natychmiastowa archiwizacja zadań i informacji. Dzięki temu mamy przyjemne poczucie, że wszystko jest na swoim miejscu i nie męczy nas myśl o oczekujących nas sprawach. Po prostu wyrzucamy je z pamięci, koncentrując się na tym co robimy w danej chwili. Znajdują się w archiwum i czekają na swoją kolej - nie zginą. Dzięki temu możemy wykonywać poszczególne zadania szybciej i efektywniej.

Otwierając teczkę "następna akcja" chwytamy po prostu pierwszą sprawę do załatwienia, wykonujemy ja i odkładamy do teczki załatwionych. Powtarzamy to aż będzie pusta, a następnie zabieramy się za teczkę "akcja", cały czas wykonując tylko jedna czynność. Po załatwieniu najpilniejszych spraw z obu teczek możemy przejrzeć "oczekujące" i upewnić się, że nasi współpracownicy wyrabiają się ze swoja pracą. A na koniec? Na koniec otwieramy teczkę "kiedyś" i patrzymy, czy nie ma tam ulotki z informacją o ciekawym koncercie, czy notatki na temat zaproszenia na kieliszek wina do tej rudej praktykantki z księgowości. :)

W kolejnym artykule postaram się wyjaśnić w jaki sposób wykorzystać GTD w dłuższej perspektywie niż jeden dzień i dlaczego przygodę z tym systemem najlepiej zacząć od generalnych porządków. W tak zwanym międzyczasie spróbujcie zastosować te proste triki, a efekty mogą was pozytywnie zaskoczyć.