5 funkcji, z których powinieneś korzystać w Gmailu

Gmail jest jedną z tych usług pocztowych, która cieszy się ogromnym zainteresowaniem nie tylko pośród najbardziej wymagających użytkowników, ale także tych, którzy nie przykładają do tego typu rzeczy zbyt wielkiej wagi. Jeżeli jednak już korzystamy z Gmaila, to na które funkcje powinniśmy zwrócić uwagę?

Gmail jest jedną z tych usług pocztowych, która cieszy się ogromnym zainteresowaniem nie tylko pośród najbardziej wymagających użytkowników, ale także tych, którzy nie przykładają do tego typu rzeczy zbyt wielkiej wagi. Jeżeli jednak już korzystamy z Gmaila, to na które funkcje powinniśmy zwrócić uwagę?

Etykiety

Jedną z wielu funkcji, jakie oferuje mechanizm pocztowy Gmaila są tzw. etykiety. Do czego one służą? Etykiety pozwalają na stworzenie specjalnych opisów np. kategorii, do których później możemy przypisywać nasze wiadomości e-mail. Dzięki możliwości dodania atrybutów takich jak kolor, w bardzo prosty sposób możemy odróżnić wiadomości od siebie.

Opcja ta dostępna jest w Ustawieniach (karta o adekwatnej nazwie "Etykiety"). Po przejściu do tej kategorii otrzymujemy również dostęp do etykiet systemowych, które odpowiadają kolejnym folderom Gmaila ("odebrane", "wysłane", "wersje robocze" itp.). Poza możliwością tworzenia nowych etykiet możemy je również ukrywać i usuwać.

Wszystkie wiadomości, jakie przechowujemy w obrębie Gmaila można przypisać do odpowiednich etykiet - wystarczy zaznaczyć wiadomość klikając zakratkowany obszar (znajdujący się po lewej stronie w każdym wierszu wiadomości) i przenieść ją na odpowiednią etykietę znajdującą się w lewej kolumnie. Wykorzystujemy tutaj metodę "podnieś i upuść".

Filtry

Utrzymanie odpowiedniego porządku w przypadku bardzo aktywnego korzystania z konta pocztowego nie jest łatwe. Gmail na szczęście oferuje funkcję, która pozwala na automatyzację procesu uporządkowywania wiadomości. Nazwa tej opcji to "Filtry" i jak sama nazwa wskazuje - pozwala na odfiltrowanie konkretnych wiadomości.

W trakcie procesu tworzenia filtrów (Ustawienia -> Filtry) mamy możliwość bardzo dokładnego określenia różnych parametrów, które zadecydują co dalej stanie się z wiadomością po tym jak zostanie odebrana przez pocztę Google.

Dla przykładu - codziennie od jednej osoby dostajemy kilkanaście mało istotnych wiadomości. Tworzymy więc nowy filtr, określając np. nadawcę wiadomości i co może ona zawierać (określenia, frazy). W następnym kroku zaznaczamy, że e-mailowi ma zostać przypisana np. etykieta "mało ważne", a w dodatku ma być ona automatycznie oznaczona jako przeczytana.

Funkcja filtrów przynosi bardzo ciekawe efekty w momencie, gdy wykorzystamy również etykiety - w bardzo prosty sposób mamy możliwość uporządkowania starych wiadomości, jak i tych, które dopiero dostaniemy w przyszłości.

Dodaj swoje pozostałe konta do Gmaila

Spora część Internautów na co dzień korzysta z kilku kont e-mail - najczęściej jedno z nich jest przeznaczone do celów zawodowych, a drugie do prywatnych. Korzystając z Gmaila mamy możliwość podpięcia dodatkowych, zewnętrznych kont pocztowych np. tych oferowanych przez portale Onet.pl, czy Wirtualną Polskę.

Większość kont e-mail umożliwia zarządzanie naszą pocztą również za pośrednictwem klientów e-mail jak np. The Bat albo Thunderbird. Zdecydowanie wygodniejszym rozwiązaniem jest podpięcie swojego "zewnętrznego" konta do Gmaila. Klikamy więc Ustawienia -> Konta i importowanie, a następnie "Dodaj konto e-mail pop3".

Kolejnym krokiem będzie podanie naszego adresu e-mail, hasła i serwera POP - informacje te dostępne są w pomocy naszego dostawcy usługi pocztowej - można też skorzystać z wyszukiwarki Google. Jeżeli wszystkie informacje podaliśmy poprawnie, to od teraz wiadomości np. z naszego konta w domenie @wp.pl będą mogły być odbierane i wysyłane z jednego miejsca.

Offline

Gmail oferuje najwięcej możliwości, gdy korzystamy z niego za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Sporym utrudnieniem może być sytuacja, gdy jesteśmy w podróży, nie mamy dostępu do Internetu, a chcemy szybko sprawdzić jakąś archiwalną wiadomość e-mail. W przypadku, gdyby to była klasyczna aplikacja jak wspomniany Thunderbird nie byłoby problemu.

Google rozwiązało jednak i tę kwestię. Użytkownicy korzystający z przeglądarek Safari i Firefox mają opcję instalacji dodatku o nazwie Gears. Dzięki niemu, możliwe jest korzystanie z interfejsu Gmaila przy użyciu przeglądarki, również w sytuacji, gdy nie mamy dostępu do Internetu. Po zainstalowaniu Gears, logujemy się do Gmaila i z górnego menu klikamy Offline - powinien pojawić się kreator, który poprowadzi nas przez cały proces przygotowania Gmaila do pracy bez Internetu.

Oczywiście, aby dostęp do całej naszej poczty był możliwy konieczne jest pobranie wiadomości wraz z załącznikami na dysk - w zależności od tego ile ich jest może to zając od kilku sekund do nawet kilkunastu godzin. Niemałą rolę odgrywa tutaj prędkość naszego łącza.

Zapomniane załączniki

Laboratorium Gmaila obfituje w sporą liczbę ciekawych funkcji - jedne z nich są bardziej przydatne, a inne mniej. Jedną z niewielkich opcji, która powinna znaleźć się w standardzie każdego jednego webmaila jest funkcja przypominania o tym, że zapomnieliśmy załączyć pliki do wiadomości e-mail.

Standardowa sytuacja - odbieramy wiadomość, a w niej przypomnienie, że mieliśmy przesłać jakieś dokumenty, albo zdjęcia. Przepraszamy więc za zwłokę, dorzucamy kilka uwag dotyczących załączników i w pośpiechu klikamy "Wyślij"? Niestety, ale zapominamy o tym, co najważniejsze - o plikach, które mieliśmy dodać.

Funkcja przypominania o załącznikach znajduje się w Laboratorium (Ustawienia -> Laboratorium). Jej sposób działania jest banalnie prosty - gdy tylko w wiadomości wspomnimy o załącznikach, a po kliknięciu "Wyślij" okaże się, że nic nie załączyliśmy otrzymamy komunikat dyskretnie informujący nas o tym, iż prawdopodobnie zapomnieliśmy o załączeniu plików.

Źródło: Lajfmajster