Shoeboxed - prosty sposób organizacji rachunków

Jaki jest zazwyczaj nasz największy problem, kiedy chcemy zająć się poważnie organizacją własnych dokumentów, wydatków, rachunków czy faktur? Niemal każdy odpowie: stos papierów do przejrzenia i posegregowania. Oczywiście, można każdy z nich przepisywać do specjalnego programu, czy skanować i zachowywać w komputerze. Jest jednak znacznie wydajniejsza metoda.

Jaki jest zazwyczaj nasz największy problem, kiedy chcemy zająć się poważnie organizacją własnych dokumentów, wydatków, rachunków czy faktur? Niemal każdy odpowie: stos papierów do przejrzenia i posegregowania. Oczywiście, można każdy z nich przepisywać do specjalnego programu, czy skanować i zachowywać w komputerze. Jest jednak znacznie wydajniejsza metoda.

Życie zarzuca nas codziennie mnóstwem potrzebnych papierów. Dokumenty z ostatnich kilku lat można co prawda organizować sobie w segregatorach, ale ich ilość i tak sprawia, że korzystanie z nich jest mało wygodne. A co dopiero rachunki... Każdy, kto chociaż raz uparł się, że będzie przez miesiąc zbierał wszystkie paragony żeby sprawdzić, na co tak naprawdę idzie cała wypłata - wie świetnie, że połowa zginie od razu, a pozostałe będziemy jeszcze przez wiele tygodni znajdować z kieszeniach, torebkach, w skrytce w samochodzie czy w szufladach.

Oczywiście, jeśli jesteśmy uparci, to być może zmusimy się do tego, żeby codziennie usiąść i spisywać wszystkie wydatki oraz skanować dokumenty, a potem zapisywać je w specjalnych programach albo po prostu oddzielnych folderach. Przez jakiś czas. Bo na stałe chyba nikomu się to jeszcze nie udało.

Co więc możemy zrobić? Na przykład użyć ShoeBoxed.com

Serwis ShoeBoxed.com to odpowiedź na problem przechowywania rachunków, paragonów, czy też kopii wszystkich przydatnych czasami dokumentów. Pozwala on między innymi na:

• upload wszystkich papierów w dowolnej postaci - skanów, dokumentów PDF, zdjęć w formatach jpg, jpeg, tiff, png czy gif;
• automatyczne odczytywanie zawartości dokumentu, np. kwoty na rachunku, za pomocą wbudowanego oprogramowania OCR;
• automatyczne przypisywanie do odpowiedniej kategorii - jeśli nie da się tego zrobić, możemy później wybrać ją z listy;
• wrzucanie rachunków poprzez aplikację na telefon - dla telefonów z systemem Android, iPhone lub BlackBerry;
• eksportowanie danych do innych serwisów, np. Evernote czy kontaktów w Google;
• stworzenie własnych kategorii dla szybszego przeszukiwania i lepszej organizacji dokumentów;
• zawiera przy tym opcję odczytywania rachunków z kwotami w PLN / zł

Tak naprawdę są to jedynie najciekawsze funkcje systemu ShoeBoxed.com - każdy, kto chce go używać, łatwo sprawdzi jak szerokie możliwości daje ten serwis. Główną wadą jest niekoniecznie poprawne odczytywanie tekstu, oraz długi czas "obróbki" wprowadzonych dokumentów. W perspektywie dłuższego czasu nie musi to być jednak szczególnie uciążliwe - a na pewno nie tak, jak ręczne organizowanie wszystkich papierów.

Do wyboru mamy opcję darmową, jak zwykle okrojoną z części funkcji i dającą mniej możliwości dodawania i organizacji dokumentów, oraz opcje płatne, znacznie poprawiające użyteczność systemu.