Zarządzaj swoją pracą i zadaniami z Gmail'em
Nie jest tajemnicą, że Gmail posiada własnego Managera Zadań. Istnieje jednak inny sposób jego użytkowania. Jest to sposób dla tych z Was, których zainteresuje używanie mniejszej ilości różnych aplikacji. Czytajcie dalej a dowiecie się jak on funkcjonuje
Nie jest tajemnicą, że Gmail posiada własnego Managera Zadań. Istnieje jednak inny sposób jego użytkowania. Jest to sposób dla tych z Was, których zainteresuje używanie mniejszej ilości różnych aplikacji. Czytajcie dalej a dowiecie się jak on funkcjonuje
Jak uruchomić swój system
Otrzymywałeś mnóstwo e-mailów, zawierające zadania do wykonania. Pomimo tego, że możesz stworzyć zadanie klikając w wiadomości na ?więcej akcji? i następnie ?dodaj zadanie?. Znacznie przyspieszyło to tworzenie i sortowanie mojej listy ?Do zrobienia?.
Praca z "gwiazdami"
W starych dobrych czasach, przed przedstawieniem wielu skrzynek na wiadomości, używaliśmy gwiazdek do
zaznaczania wiadomości, które zawierały pewne informacje wymagające nagminnej uwagi. Działało to dość dobrze, mogliśmy szybko sortować swoje wiadomości i zaglądać jedynie do tych, które były ogwiazdkowane. Gwiazdkowanie stało się jeszcze prostsze dzięki wprowadzeniu "supergwiazd".Dzieląc na różne okna nasze listy ?do zrobienia? praca staje się o wiele szybsza. Dzielimy ?Do zrobienia? np. na ?Bardzo ważne", "Super skomplikowane", "Skrajnie wymagające uwagi".
Łączenie gwiazd i wieloekranowych skrzynek w doskonały Manager Zadań Gmail
Pierwszym krokiem w tworzeniu menadżera zadań w Gmail, używając swoich wiadomości jako przypominaczy, jest zdecydowanie jak chcesz podzielić swoje zadania. Jeżeli chcesz jedną wielką listę ?do zrobienia? wystarczy odseparować wiadomości zaznaczone jako ?do zrobienia? od reszty (więcej o tym jak to zrobić przeczytasz dalej).
Można podzielić listy na wiadomości, które są naprawdę ważne. Poeksperymentuj z dwoma opcjami przedstawionymi poniżej:
- Zawsze zaznaczając ważne wiadomości jako ?ważne?
- Dodając gwiazdę do ważnych wiadomości.
Plusem drugiej opcji jest możliwość odznaczenia ważności danej wiadomości poprzez ?supergwiazdy?. Czerwony punkt jest najważniejszym znacznikiem ważności wiadomości, żółta gwiazdka oznacza zwykłą ważność. W moim życiu ?pilne? oznacza, że muszę to zrobić w ciągu 24 godzin. To jak Ty to zdefiniujesz, zależy tylko od Ciebie.
Tworzenie wielu skrzynek w jednym oknie w celu zarządzania twoimi zadaniami
Jeżeli potrzebujesz tylko jednego miejsca, by trzymać wszystkie swoje wiadomości ?do zrobienia?, musisz
stworzyć jedną dodatkową skrzynkę w ramach Gmail:
- Przechodzimy do sekcji labs w Gmail.
- Teraz musisz zjechać w dół i aktywować opcję tworzącą ?wiele skrzynek w ramach Gmail?. Będziesz to widzieć gdzieś po środku drogi. Mimo aktywowania wielu skrzynek, musisz je stworzyć przed ich zobaczeniem na swoim koncie Gmail.
- Kliknij na Opcje w Gmail by rozpocząć dodawanie dodatkowych skrzynek przychodzących. W opcjach pojawi się zakładka dedykowana specjalnie Wielu Skrzynkom Przychodzącym (Multiple Inboxes), tuż po aktywowaniu ich w Labs.
- Kliknij na Wiele Skrzynek Przychodzących i zobaczysz opcje:
- W tym momencie możesz stworzyć reguły filtrujące różne wiadomości rozprowadzające je do różnych skrzynek lub twoich różnych skrzynek ?do zrobienia?. Przykładem tego jak można je zorganizować jest używanie różnych "supergwiazd" dostępnych w Gmail. Nie etykietujemy wiadomości, tylko przyporządkowujemy do nich odpowiednie kolory gwiazdek. Np. ?czerwona gwiazda z wykrzyknikiem? oznacza super ważne zadanie. Żółta gwiazda oznacza połączną z poprzednim zadaniem wiadomość, niebieska oznacza indywidualne zadanie.
- Możesz przypisywać różne zadania do różnych etykiet, np. filtrować wiadomości do różnych skrzynek etykietą (Etykieta: ?Etykieta, którą wybierzesz?) lub poprzez status przeczytane/nieprzeczytane. Poniżej widzisz przykład w jaki sposób można zorganizować swoje zadania w ramach Gmail:
Pomimo tego, że zaznaczono pokazywanie 5 wiadomości w swoim panelu wiadomości przychodzących, liczba pokazywanych wiadomości zależy jedynie od Ciebie. By zobaczyć rezultaty w jednym ekranie zaznaczono tu po dwie wiadomości dla każdej ze skrzynek. Tak to wygląda:
Możesz zauważyć różne skrzynki posegregowane w zależności od ważności informacji w nich zawartych. Jeżeli wolisz możesz również posortować je w liście obok swojej głównej skrzynki odbiorczej. Tuż po skończeniu zadania po prostu usuń gwiazdkę znajdującą się obok wiadomości, a zostanie ona automatycznie usunięta ze skrzynek ?do zrobienia?.
*źródło, fotografie: *googletutor.com
