Zarządzaj swoją pracą i zadaniami z Gmail'em

Nie jest tajemnicą, że Gmail posiada własnego Managera Zadań. Istnieje jednak inny sposób jego użytkowania. Jest to sposób dla tych z Was, których zainteresuje używanie mniejszej ilości różnych aplikacji. Czytajcie dalej a dowiecie się jak on funkcjonuje

Jak uruchomić swój system

Otrzymywałeś mnóstwo e-mailów, zawierające zadania do wykonania. Pomimo tego, że możesz stworzyć zadanie klikając w wiadomości na ?więcej akcji? i następnie ?dodaj zadanie?. Znacznie przyspieszyło to tworzenie i sortowanie mojej listy ?Do zrobienia?.

Praca z "gwiazdami"

W starych dobrych czasach, przed przedstawieniem wielu skrzynek na wiadomości, używaliśmy gwiazdek do

zaznaczania wiadomości, które zawierały pewne informacje wymagające nagminnej uwagi. Działało to dość dobrze, mogliśmy szybko sortować swoje wiadomości i zaglądać jedynie do tych, które były ogwiazdkowane. Gwiazdkowanie stało się jeszcze prostsze dzięki wprowadzeniu "supergwiazd".Dzieląc na różne okna nasze listy ?do zrobienia? praca staje się o wiele szybsza. Dzielimy ?Do zrobienia? np. na ?Bardzo ważne", "Super skomplikowane", "Skrajnie wymagające uwagi".

Łączenie gwiazd i wieloekranowych skrzynek w doskonały Manager Zadań Gmail

Pierwszym krokiem w tworzeniu menadżera zadań w Gmail, używając swoich wiadomości jako przypominaczy, jest zdecydowanie jak chcesz podzielić swoje zadania. Jeżeli chcesz jedną wielką listę ?do zrobienia? wystarczy odseparować wiadomości zaznaczone jako ?do zrobienia? od reszty (więcej o tym jak to zrobić przeczytasz dalej).

Można podzielić listy na wiadomości, które są naprawdę ważne. Poeksperymentuj z dwoma opcjami przedstawionymi poniżej:

1. Zawsze zaznaczając ważne wiadomości jako ?ważne?

2. Dodając gwiazdę do ważnych wiadomości.

Plusem drugiej opcji jest możliwość odznaczenia ważności danej wiadomości poprzez ?supergwiazdy?. Czerwony punkt jest najważniejszym znacznikiem ważności wiadomości, żółta gwiazdka oznacza zwykłą ważność. W moim życiu ?pilne? oznacza, że muszę to zrobić w ciągu 24 godzin. To jak Ty to zdefiniujesz, zależy tylko od Ciebie.

Tworzenie wielu skrzynek w jednym oknie w celu zarządzania twoimi zadaniami

Jeżeli potrzebujesz tylko jednego miejsca, by trzymać wszystkie swoje wiadomości ?do zrobienia?, musisz

stworzyć jedną dodatkową skrzynkę w ramach Gmail:

1. Przechodzimy do sekcji labs w Gmail.

2. Teraz musisz zjechać w dół i aktywować opcję tworzącą ?wiele skrzynek w ramach Gmail?. Będziesz to widzieć gdzieś po środku drogi. Mimo aktywowania wielu skrzynek, musisz je stworzyć przed ich zobaczeniem na swoim koncie Gmail.

3. Kliknij na Opcje w Gmail by rozpocząć dodawanie dodatkowych skrzynek przychodzących. W opcjach pojawi się zakładka dedykowana specjalnie Wielu Skrzynkom Przychodzącym (Multiple Inboxes), tuż po aktywowaniu ich w Labs.

4. Kliknij na Wiele Skrzynek Przychodzących i zobaczysz opcje:

5. W tym momencie możesz stworzyć reguły filtrujące różne wiadomości rozprowadzające je do różnych skrzynek lub twoich różnych skrzynek ?do zrobienia?. Przykładem tego jak można je zorganizować jest używanie różnych "supergwiazd" dostępnych w Gmail. Nie etykietujemy wiadomości, tylko przyporządkowujemy do nich odpowiednie kolory gwiazdek. Np. ?czerwona gwiazda z wykrzyknikiem? oznacza super ważne zadanie. Żółta gwiazda oznacza połączną z poprzednim zadaniem wiadomość, niebieska oznacza indywidualne zadanie.

6. Możesz przypisywać różne zadania do różnych etykiet, np. filtrować wiadomości do różnych skrzynek etykietą (Etykieta: ?Etykieta, którą wybierzesz?) lub poprzez status przeczytane/nieprzeczytane. Poniżej widzisz przykład w jaki sposób można zorganizować swoje zadania w ramach Gmail:

Pomimo tego, że zaznaczono pokazywanie 5 wiadomości w swoim panelu wiadomości przychodzących, liczba pokazywanych wiadomości zależy jedynie od Ciebie. By zobaczyć rezultaty w jednym ekranie zaznaczono tu po dwie wiadomości dla każdej ze skrzynek. Tak to wygląda:

Możesz zauważyć różne skrzynki posegregowane w zależności od ważności informacji w nich zawartych. Jeżeli wolisz możesz również posortować je w liście obok swojej głównej skrzynki odbiorczej. Tuż po skończeniu zadania po prostu usuń gwiazdkę znajdującą się obok wiadomości, a zostanie ona automatycznie usunięta ze skrzynek ?do zrobienia?.

*źródło, fotografie: *googletutor.com