Jak poprawnie pisać maila? Tych słów i zwrotów lepiej nie używaj

W erze cyfrowej umiejętność odpowiedniego pisania maili staje się niezbędna zarówno w kontaktach służbowych, jak i prywatnych. Często to właśnie mail jest pierwszym miejscem kontaktu z klientem lub partnerem biznesowym, dlatego warto zadbać, by brzmiał profesjonalnie i przyjaźnie. Dobór słów i stylu wypowiedzi ma ogromne znaczenie – nieodpowiednie zwroty mogą zniechęcić odbiorcę lub wywołać niepożądane emocje. W tym artykule omawiamy najważniejsze zasady, które pomogą uniknąć błędów oraz stworzyć wiadomość przyjemną i efektywną dla czytelnika.

Dalsza część artykułu pod materiałem wideo

Pisanie maila z pozoru wydaje się proste, jednak wiele osób popełnia błędy, które mogą wpłynąć na to, jak zostaną odebrane ich wiadomości. Niektóre słowa, choć powszechnie używane, mogą działać na odbiorcę negatywnie, budząc zniechęcenie lub irytację. Przykładem takich wyrażeń są sformułowania: "oczywiście", "musisz" czy "bez wątpienia", które sprawiają wrażenie narzucania opinii.

Ekspertka Joanna Nitka, konsultantka językowa Pracowni Prostego Języka, w rozmowie z serwisem wroclaw.pl podkreśla, że słowa te są często niepotrzebne i tworzą nieprzyjazny ton. Kolejnym wyrażeniem, które może wywoływać mieszane odczucia, jest "witam". Choć popularne, bywa odbierane jako wyniosłe, szczególnie w wiadomościach do osób o wyższej randze zawodowej. Z kolei "pozdrawiam" w formalnych wiadomościach można zastąpić bardziej profesjonalnym zwrotem, np. "z poważaniem". W ten sposób można uniknąć ryzyka, że nasza wiadomość zostanie odebrana jako nieuprzejma lub nieprofesjonalna, co znacząco poprawia jej odbiór.

Zamiast narzucać, warto stosować bardziej neutralne wyrażenia, które wzmacniają relacje i sprawiają, że nasza wiadomość brzmi naturalniej.

W korespondencji mailowej, zwłaszcza w kontaktach z instytucjami czy klientami, zdarza się konieczność użycia bardziej formalnego, urzędowego języka. Jak podkreśla Joanna Nitka, konsultantka językowa Pracowni Prostego Języka, nie jest on jednak zawsze niezbędny – czasami zamiast niego lepiej postawić na proste, zrozumiałe sformułowania.

Prosty język sprzyja budowaniu relacji, które opierają się na zrozumieniu i jasności przekazu. Zbyt urzędowe wyrażenia mogą działać na niekorzyść i utrudniać komunikację - tłumaczy ekspertka.

Użycie języka urzędowego jest jednak wskazane w sytuacjach, które wymagają precyzji i formalności, na przykład w oficjalnych pismach czy odpowiedziach na skargi. W takich przypadkach warto trzymać się krótkich, klarownych zdań i unikać przesadnie skomplikowanych fraz.

Pisanie maila wymaga zwrócenia uwagi na kilka podstawowych zasad, które pomogą w tworzeniu profesjonalnych i czytelnych wiadomości. Przede wszystkim warto zadbać o jasność i zwięzłość treści – każdy mail powinien być krótki, a jego główne przesłanie widoczne na pierwszy rzut oka. "Każde słowo powinno mieć swoje miejsce, unikajmy nadmiaru zdań i niepotrzebnych ozdobników," radzi Joanna Nitka.

Kolejną kluczową zasadą jest dopasowanie tonu wiadomości do odbiorcy. W korespondencji z klientami czy partnerami biznesowymi zaleca się stosowanie neutralnego, profesjonalnego języka, a w przypadku osób bliskich czy współpracowników – tonu nieco bardziej swobodnego, ale wciąż kulturalnego.

Nie zapominajmy również o poprawności językowej. Błędy ortograficzne lub interpunkcyjne mogą obniżyć wiarygodność nadawcy. Na zakończenie maila warto postawić na uprzejmą formułę pożegnalną, która nada wiadomości elegancji i profesjonalizmu.